Przewodnik po współpracy online Przydatne wskazówki, narzędzia i aplikacje

Sztuka współpracy online była powoli dostosowywana przez kilka dekad. Można argumentować, że sieć cyfrowa zaczęła się od popularności telefonów komórkowych. Jednak sieć World Wide Web rozszerzyła się, tworząc miejsce spotkań, w którym pomysły mogą rozwinąć się w coś bardzo realnego i namacalnego. Praca z zespołem dowolnej wielkości będzie wymagała kompromisu. Dzięki odpowiednim narzędziom i ideologiom można zbudować jedne z największych osiągnięć technologicznych przyszłości.

Wydaje się, że jest to dużo łatwiejsze do zrobienia na piśmie niż wtedy, gdy trzeba wprowadzić swoje pomysły w ruch. Musisz przekonać wszystkich na tej samej stronie i skutecznie komunikować swoje pomysły. Wymaga to silnego przywództwa i właściwej platformy do rozpoczęcia kreatywnych przedsięwzięć. W tym artykule chcę podzielić się z wami kilkoma wskazówkami na temat współpracy zespołu w Internecie.

Zorganizowanie zespołu

Przez wiele prób i błędów doszedłem do wniosku, że organizacja jest numer jeden rada, której powinieneś przestrzegać. Jeśli zabierzesz coś z tego artykułu, powinien to być sposób na zorganizowanie zespołu.

(Źródło obrazu: applec2400)

Każdy projekt może wymagać innego stylu organizacji. Musisz mieć czystą metodę udostępniania pomysłów i grupowania powiązanych tematów. E-mail jest oczywistym wyborem, ponieważ możesz ustawić kategorie i tagi do zarchiwizowanych dyskusji. Ale to nie jest tak dobre do udostępniania w czasie rzeczywistym między wieloma osobami.

Prywatne fora

Aplikacje czatowe to kolejne rozwiązanie, ale nie tak świetne w zapisywaniu starszych rozmów tekstowych. Oznacza to, że niezwykle trudno jest zorganizować informacje, a nawet uzyskać do nich dostęp w późniejszym terminie.

Uważam, że prywatny forum dyskusyjne może być idealnym miejscem do dzielenia się tymi pomysłami. Każdy z członków zespołu może tworzyć nowe wątki i odpowiadać na komentarze w czasie rzeczywistym. Nie ma znaczenia, kto jest online, ponieważ wszystkie starsze posty są powiązane liniowo. Możesz także pogrupować je w kategorie i podkategorie na stronie głównej forum.

Zazwyczaj większość hostów internetowych domyślnie korzysta ze środowiska serwera PHP / MySQL. W przypadku rozwiązań typu open source polecam phpBB lub Simple Machines. Każdy z nich ma własny zestaw szablonów internetowych, które są idealne do współpracy w małych zespołach. Oba skrypty są nadal w fazie rozwoju i nie wykazują żadnych oznak szybkiego zatrzymania.

Delegowanie zadań

Kolejną dużą przeszkodą, na jaką napotka zespół, jest organizowanie zadań. Mogą one obejmować wszystko, od marketingu, tworzenia treści, projektowania / grafiki i kodowania frontendu lub zaplecza strony internetowej, a także rozważyć inne ważne zadania, które trzeba wykonać.

Jeśli chodzi o zarządzanie zadaniami, należy rozważyć więcej niż wystarczająco płatnych rozwiązań. Flow to pięknie zaprojektowany system zarządzania zadaniami zbudowany dla małych zespołów. Zadania można grupować w formacie listy lub wyświetlać w kalendarzu miesięcznym. Ponadto możesz organizować zadania w kategorie i tagi oraz dołączać je do konkretnego użytkownika. Firma opracowała nawet aplikacje Flow na iPhone'a i urządzenia z systemem Android. Niestety ich system zarządzania będzie kosztował do 100 USD rocznie i nie jest niezawodny dla wielu małych firm.

(Źródło zdjęcia: Dhaval Motghare)

Aby uzyskać bezpłatne rozwiązanie, polecam Wunderlist. To musi być jeden z najlepszych darmowych systemów zarządzania zadaniami, które można znaleźć w Internecie. Ich aplikacja internetowa jest bardzo intuicyjna i umożliwia udostępnianie innym znajomym w sieci. Oznacza to, że możesz zbudować obszar roboczy projektu, a wszelkie nowe zadania, które utworzysz, zostaną automatycznie zsynchronizowane z ich kontami! Wunderlist obsługuje Mac OSX i Windows oraz aplikacje mobilne na iPhone, iPad i Android.

Magazyn w chmurze

Przechowywanie plików w chmurze stało się niemal niezbędnym współczesnym rozwiązaniem do przechowywania plików i udostępniania plików. Jest tak wiele aplikacji, które można znaleźć w chmurze dla wszystkich plików projektu zespołu.

Celem jest ustawienie jednego obszaru, w którym każdy może uzyskać dostęp do ważnych plików o każdej porze dnia. Jest to niezbędne, jeśli pracowałeś z ludźmi z różnych części świata i mieszkałeś w zupełnie innych strefach czasowych. Trudno byłoby zawsze zsynchronizować się ze sobą. Ale przechowywanie w chmurze dramatycznie zmieniło sytuację na lepsze.

CloudApp to prawdopodobnie pierwszy pomysł, który przychodzi na myśl. Ich konta pro są bardzo przystępne cenowo i nie masz prawie żadnych ograniczeń co do całkowitej liczby plików, które możesz przesłać. Wolni użytkownicy nigdy nie zobaczą, jak ich konto wygasa, więc wszystkie ich pliki są bezpiecznie przechowywane w CloudApp tak długo, jak jest to potrzebne.

Innym rozwiązaniem jest Droplr, która jest nowszą aplikacją na scenie Cloud Hosting. Mają także oprogramowanie zbudowane dla systemów operacyjnych Windows i Mac, co oznacza, że ​​można całkowicie ominąć interfejs sieciowy. Jedyną różnicą między tymi dwiema aplikacjami jest ich projekt interfejsu użytkownika i wykresy cen. Spójrz na oba i sprawdź, czy wolisz jedno nad drugim.

Google Web Apps

Omawiając współpracę w chmurze, nie możemy zapomnieć o Google. Ich pionierskie produkty przesunęły granice w dziedzinie technologii internetowych i umieściły darmowe narzędzia w rękach przedsiębiorców. Moim ulubionym przykładem są Dokumenty Google, w których można tworzyć nieograniczoną liczbę dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Wszystko, czego potrzebujesz, to konto Google, a ich ogromna sieć farm serwerów zapewnia bezpieczne przechowywanie plików.

Najlepszą częścią jest ich unikalny system udostępniania i łatwy w użyciu interfejs. Wewnątrz dokumentu możesz edytować ustawienia prywatności, klikając “Dzielić” przycisk w prawym górnym rogu. Spowoduje to wyświetlenie opcji, w których możesz otworzyć dokument do publicznej wiadomości lub ograniczyć do wybranej liczby osób. Są one zarządzane przez adresy e-mail, więc nawet jeśli członkowie zespołu nie mają konta Google, mogą nadal logować się i edytować zawartość.

Praca na telefonie komórkowym

Nie wszyscy dokonali przejścia z komputerów stacjonarnych na platformy mobilne. Przyznaje się, że wciąż istnieje duże zapotrzebowanie na komputery stacjonarne, które oferują dużo miejsca na ekranie, nie wspominając o obsłudze tysięcy aplikacji. Jednak telefony komórkowe z systemem iOS lub Android szybko stają się normą w kulturze popularnej.

Widzimy nawet małe dzieci, które pobierają nowe aplikacje na iPhone'a lub iPoda Touch. Trudno jest zignorować rynek mobilny, jeśli chodzi o współpracę online. Dostępnych jest tak wiele produktów, ale tylko najbardziej znane były w stanie wydać aplikacje na urządzenia mobilne.

Dwa wspaniałe przykłady to Basecamp autorstwa 37signals i Socialcast. Basecamp to bardziej tradycyjne narzędzie do współpracy, w którym można tworzyć obszary robocze projektu i delegować zadania dla różnych użytkowników. Jest to idealne rozwiązanie dla mniejszych zespołów projektowych, które czerpią niewielki zysk ze swojej pracy. Z drugiej strony Socialcast jest produktem o wiele bardziej dogłębnym. Oferują bezpłatny plan, który jest świetny do testowania strony. Jeśli spojrzysz na stronę z informacjami o produkcie, zauważysz wszystkie drobne szczegóły tego produktu. Ich obsługa mobilna jest bez zarzutu i umożliwia dostęp do nawet najbardziej znanych funkcji. Niektóre z nich obejmują dane analityki ruchu internetowego, zadania, wiadomości e-mail programu Outlook, a nawet widgety mikroblogowania (aktualizacje statusu, komentarze, pytania itp.).

Bardziej popularne aplikacje internetowe

Wraz z powyższym stworzyłem niewielką kolekcję bardzo popularnych aplikacji internetowych do współpracy online. Synchronizowanie zadań i budowanie nowego projektu nigdy nie było łatwiejsze dzięki tym potężnym narzędziom.

Polecam wypróbowanie każdego produktu tylko po to, aby zobaczyć, jak to działa. Jeśli jakaś aplikacja wydaje się niezdarna lub bezużyteczna, nie bój się jej upuścić i przejść do następnej. Twój czas nie jest czymś, co należy zmarnować, a kiedy znajdziesz odpowiednią aplikację, będziesz o tym wiedział!

Dropbox

To kolejny naprawdę fajny start, który jeszcze mnie nie zawiódł. Specjaliści z branży technologicznej wiedzą, że poczta pantoflowa to ogromny element marketingu. Dropbox okazał się niewiarygodny dzięki tej technice w rozszerzaniu limitów wysyłania przez użytkowników za pośrednictwem poleconych przez partnerów.

Główna strona zawiera linki, z których można pobrać oprogramowanie na komputery Mac, Windows, Linux, a nawet urządzenia mobilne. Ich zespół jest niesamowity, a aplikacja naprawdę działa “Uprość swoje życie”. Podstawowy darmowy plan ogranicza przesyłanie plików do 2 GB, ale konta pro i zespoły mogą zwiększyć się do 1 terabajta lub więcej!

Wunderkit

Wunderkit może być moim ulubionym wyborem spośród wszystkich narzędzi do współpracy online. Jest to rozwijane przez tych samych ludzi, którzy stworzyli Wunderlistę z wyjątkiem znacznie większej liczby funkcji. Aplikacja ma połączenie społecznościowe, w którym każdy użytkownik ma własny profil sieciowy. Wyświetla ich bieżące obszary robocze projektu, zadania, zdjęcie użytkownika, bio i inne informacje osobiste. Ale najlepsze jest to, że Wunderkit pozwala na segmentację publiczną i prywatne przestrzenie robocze.

To sprawia, że ​​współpraca z wieloma różnymi osobami jest bardzo łatwa dzięki jednej aplikacji. Co więcej, mają wsparcie dla aplikacji w sklepach z aplikacjami OSX i iOS.

Sync.in

Jest to mała, ale godna uwagi aplikacja, która może pełnić funkcję internetowego narzędzia collab. Snyc.in stworzy publiczne notatki, które są zdefiniowane przez unikalne identyfikatory kluczy. Możesz dodać dowolny tekst, taki jak adresy URL linków, punkty wypunktowania, znaczniki HTML - naprawdę każda forma wprowadzania tekstu.

Następnie, kopiując adres URL notatki, możesz udostępnić ten sam tekst wszystkim partnerom zespołu. Mają możliwość edycji tego, co już utworzyłeś, a nawet dodania własnych notatek do miksu. Można także zdefiniować ustawienia, w których edycje każdego autora zostaną wyróżnione innym kolorem i skategoryzowane za pomocą znacznika czasu.

Wprawdzie aplikacja nie jest tak pomocna w archiwizowaniu poprzednich edycji. Ale jeśli potrzebujesz żywego pliku tekstowego w chmurze do udostępniania prostych notatek, Sync.in jest idealny.

Projekty Zoho

Zoho jest bardzo podobny do Basecampa, z tym że ich darmowa wersja jest przedłużona na zawsze. Każde bezpłatne konto jest ograniczone do 1 obszaru roboczego projektu z nieograniczoną liczbą użytkowników. Ograniczono się również do przesyłania plików, ale wiki i inne narzędzia są doskonałe.

Jeśli nigdy wcześniej nie słyszałeś o Zoho Projects, gorąco polecam szybką wycieczkę. Zawiera kilka zrzutów ekranu, aby zapoznać się z panelem administracyjnym i wieloma podstawowymi funkcjami. Ich ceny mogą być bardzo drogie w porównaniu z innymi opcjami, które udostępniłem. Ale jeśli możesz zarządzać za pomocą bezpłatnego konta, Zoho oferuje świetne rozwiązanie jako tymczasowy obszar roboczy projektu.

Związane z: 15 wspaniałych bezpłatnych alternatywnych plików do udostępniania plików

Wniosek

Tworzenie sieci i współpraca to zawsze szara strefa dla nowych członków zespołu. Definiowanie, kto jest liderem projektu i jakie zadania są przypisane każdemu członkowi, może być trudne. Na szczęście mamy dostęp do wielu aplikacji zaśmieconych w tym poście, aby ułatwić ten proces.

Mam nadzieję, że ten przewodnik wyjaśnił niektóre wewnętrzne mechanizmy wymagane do pracy online. Każdy zespół będzie musiał się swobodnie dzielić pomysłami i szanować się nawzajem. Kreatywne typy uwielbiają budować nowe rzeczy - to w naszej naturze. A jedyną rzeczą lepszą niż budowanie kreatywnych pomysłów jest budowanie ich z innymi ludźmi u boku.