10 porad i wskazówek dla Dokumentów Google
Dokumenty Google nie mają zagraconej wstążki pełnej funkcji, które znajdziesz w pakiecie Microsoft Office, ale mają sporo użytecznych sztuczek w rękawie. Możesz nigdy nie znaleźć tych funkcji, chyba że ich szukasz.
Internetowy pakiet biurowy Google stał się dojrzały przez lata, a teraz oferuje wszystko, od dostępu w trybie offline do wsparcia dodatkowego stron trzecich. Jest to nadal łatwy w obsłudze pakiet biurowy, który działa wszędzie dzięki doskonałym funkcjom współpracy w czasie rzeczywistym.
Włącz dostęp offline
Dokumenty Google mogą pracować w trybie offline. Dzięki temu możesz tworzyć nowe dokumenty, kontynuować pracę nad bieżącymi dokumentami, a nawet przeglądać dokumenty, gdy nie masz połączenia z Internetem. Po ponownym połączeniu się z Internetem zmiany zostaną zsynchronizowane online.
Ta funkcja wymaga przeglądarki Google Chrome, więc działa w systemach Windows, Linux, Mac OS X i Chromebookach. Aby to skonfigurować, otwórz witrynę Dysk Google, kliknij przycisk koła zębatego w prawym górnym rogu witryny i kliknij Ustawienia. W okienku Ogólne upewnij się, że włączona jest opcja "Synchronizuj swoją pracę z tym komputerem, aby móc edytować w trybie offline", i kliknij przycisk Gotowe. Aby korzystać z Dokumentów Google w trybie offline, po prostu wróć do witryny Dysk Google w przeglądarce Chrome, gdy nie masz połączenia z internetem.
Współpracuj w czasie rzeczywistym
Dokumenty Google mają lepsze funkcje współpracy niż wersja biurowa Microsoft Office. Możesz współpracować w czasie rzeczywistym, a wszyscy, którzy mają dostęp do dokumentu, będą mogli go edytować od razu. Zobaczysz kursory innych osób w dokumencie i będziesz mógł oglądać je w czasie rzeczywistym.
Kliknij Plik> Udostępnij, aby rozpocząć udostępnianie dokumentu. Możesz zapraszać pojedyncze osoby przez ich adresy e-mail lub pozwolić każdemu, kto ma specjalny link do dokumentu, aby go edytować.
Udostępnianie to nie tylko edycja - funkcja udostępniania umożliwia udostępnienie dokumentu jednemu lub większej liczbie osób, dzięki czemu mogą je wyświetlać. Zawsze będą mieć najnowszą kopię, więc może to być wygodniejsze niż wysłanie pliku pocztą e-mail. Możesz także dać ludziom możliwość dodawania komentarzy do dokumentu, dzięki czemu możesz uzyskać ich dane wejściowe, nie pozwalając im modyfikować dokumentu.
Opublikuj dokument
Dokumenty Google umożliwiają szybkie publikowanie dokumentów online. Po prostu kliknij Plik> Opublikuj w Internecie i kliknij przycisk Rozpocznij publikowanie. Otrzymasz publiczny link do dokumentu w opublikowanym formularzu, dzięki czemu możesz go udostępnić innym osobom i może go wyświetlić. Nie musisz gdzieś hostować dokumentu na swoich serwerach.
Ta funkcja jest oddzielna od funkcji udostępniania. Po opublikowaniu dokumentu każdy użytkownik mający link może go wyświetlić. Kiedy jest udostępniany, może być udostępniany tylko garstce ludzi. Gdy użytkownicy uzyskają dostęp do udostępnionego dokumentu, zobaczą edytor Dokumentów Google. Gdy uzyskają dostęp do opublikowanego dokumentu, zobaczą dokument jako typową stronę internetową.
Idź do Next Typo / Previous Typo
Aby szybko poprawić błędy, użyj skrótu klawiaturowego Ctrl +, aby przejść do następnej literówki w bieżącym dokumencie i Ctrl +; aby przejść do poprzedniej literówki. Pozwala to szybko korygować literówki bez przewijania bieżącego dokumentu i szukania czerwonych podkreśleń.
Dokumenty Google również zyskały niedawno funkcję sprawdzania pisowni, która pozwala szybko przejrzeć problemy w bieżącym dokumencie, czyli funkcji, której brakowało przez długi czas - wystarczy kliknąć Narzędzia> Sprawdzanie pisowni, aby z niej skorzystać.
Wyszukaj i wstaw linki
Dokumenty Google wykorzystują moc wyszukiwarki Google, aby ułatwić wstawianie linków do bieżącego dokumentu. Zamiast otwierania nowej karty przeglądarki i wyszukiwania strony, którą chcesz połączyć, możesz wyszukiwać bezpośrednio w oknie dialogowym łącza. Aby to zrobić, kliknij opcję Wstaw> Łącze. Wpisz zapytanie w oknie dialogowym, a Google wyświetli strony pasujące do Twojego wyszukiwania - kliknij jeden, aby utworzyć link do wybranego adresu.
Skonfiguruj swoje style tekstu
Zamiast ręcznie formatować każdy fragment tekstu w dokumencie, należy sformatować tekst za pomocą stylów. Oznacza to, że zamiast ustawić wszystkie nagłówki na określony rozmiar czcionki i pogrubiony tekst, wystarczy kliknąć pole stylu i ustawić je na "Nagłówek 1."
Możesz także łatwo edytować ustawienia czcionek dla różnych stylów. Najpierw sformatuj jakiś tekst, aby użyć formatu, którego chcesz użyć do stylu. Wybierz ten tekst, kliknij pole stylu u góry ekranu i kliknij strzałkę po prawej stronie stylu, który chcesz zmodyfikować. Kliknij opcję "Aktualizuj" nazwę stylu "Dopasuj", a styl będzie teraz wykorzystywać wybrany format formatowania.
Aby zapisać te niestandardowe style i użyć ich w innych dokumentach, kliknij menu Opcje na dole listy, a następnie wybierz "Zapisz jako style domyślne".
Zarządzaj swoim osobistym słownikiem
Jeśli Dokumenty Google uważają, że słowo jest literówką, ale wiesz, że jest poprawne, możesz kliknąć słowo podkreślenia prawym przyciskiem myszy i wybrać Dodaj do słownika osobistego. Następnie możesz kliknąć Narzędzia> Słownik osobisty i edytować listę słów w słowniku osobistym. Jeśli przypadkowo dodasz błędnie napisane słowo do tej listy, musisz usunąć ją stąd, zanim Google ponownie Cię o to powiadomi.
Ta opcja jest dość aktualna - wcześniej Dokumenty Google nie zezwalały na usuwanie słów dodanych do tej listy. Możesz rzucić okiem na listę i upewnić się, że przypadkiem nie dodałeś niepoprawnych słów do listy w przeszłości.
Kopiuj i wklej za pomocą schowka internetowego
Dokumenty Google mają funkcję schowka internetowego, którą udostępnia w Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google. Ten schowek jest powiązany z Twoim kontem Google, więc będzie Cię śledzić na wszystkich używanych komputerach. W przeciwieństwie do standardowego schowka systemu operacyjnego schowek internetowy może zawierać wiele elementów. Obsługa schowka, tekst, obrazy, rysunki i inne fragmenty danych z dokumentów Google.
Aby skorzystać z tej funkcji, zaznacz tekst, kliknij Edytuj, użyj menu Schowek internetowy. Jest to najlepszy sposób na kopiowanie niektórych rodzajów danych, takich jak rysunki, między różnymi typami dokumentów Google. Elementy zapisywane w schowku internetowym będą usuwane po 30 dniach, jeśli nie będziesz z nimi współpracować.
Użyj narzędzia badawczego
Dokumenty Google zawierają pasek boczny przeznaczony do wyszukiwania - otwórz go, klikając Narzędzia> Badania. Ten pasek boczny umożliwia wyszukiwanie obrazów, ofert i wyników w Internecie, dzięki czemu można z łatwością wstawiać je do dokumentu. Ułatwia także wyszukiwanie badań akademickich i szybkie wstawianie odpowiednich przypisów lub cytatów dla formatów cytowania MLA, APA lub Chicago. Możesz szybko wstawiać cytaty do wyników sieci - może to być łatwy sposób na zbudowanie bibliografii dla szkolnego papieru.
Zainstaluj dodatki
Dodatki są dość nową funkcją. Są to fragmenty oprogramowania innych firm utworzone za pomocą Google Apps Script. Możesz je zainstalować, klikając Narzędzia> Zarządzaj dodatkami. Można je następnie użyć z menu dodatków.
Na przykład można zainstalować dodatek Thesaurus, który pozwala wybrać dowolne słowo i kliknąć Dodatki> Słownik wyrazów bliskoznacznych> Znajdź synonimy zaznaczonego słowa, aby wyświetlić synonimy podczas pisania dokumentu. Inne dodatki to łatwy twórca bibliografii, narzędzie do tworzenia diagramów i generator spisu treści.
Dokumenty Google mają też więcej sztuczek w rękawie. Menu Plik> Pobierz jako jest szczególnie przydatne, umożliwiając pobranie dokumentu w wielu różnych formatach. Możesz pobrać go jako dokument PDF lub dokument Microsoft Office, jeśli chcesz przesłać dokument lub wysłać go pocztą elektroniczną w określonym formacie pliku.
