Przewodnik po szybkich krokach w Microsoft Outlook

Program Outlook zawiera funkcję Szybkich kroków, która pozwala za pomocą jednego kliknięcia zastosować wiele akcji do wiadomości. Program Outlook zawiera kilka domyślnych Szybkich kroków, ale możesz także tworzyć własne (i usuwać domyślne, jeśli ich nie potrzebujesz). Jeśli regularnie wykonujesz ten sam zestaw czynności, utworzenie szybkiego kroku i przypisanie go skrótu może zaoszczędzić ci dużo czasu. Oto, jak działają.

Domyślne instrukcje QuickSteps

Możesz znaleźć Szybkie kroki na karcie "Strona główna" Outlooka. Podczas pierwszego uruchomienia zobaczysz tam domyślne Szybkie kroki. Możesz kliknąć dowolne z nich, aby zastosować wybrane akcje do wybranej wiadomości.

Domyślne szybkie kroki to:

1. Przenieś do?: Otwiera okno, w którym możesz wybrać folder, do którego chcesz przenieść wiadomość.
2. Do managera: Tworzy przesłaną kopię aktualnie wybranej wiadomości z adresem swojego menedżera.
3. E-mail zespołu: Tworzy pustą wiadomość adresowaną do członków Twojego zespołu. (Jeśli Twój e-mail jest zarządzany przez twojego pracodawcę, to w zależności od tego, w jaki sposób twoi administratorzy Exchange skonfigurowali twoją skrzynkę pocztową, Outlook może już wiedzieć, kto jest twoim kierownikiem i członkami zespołu. Jeśli nie, musisz je wypełnić, gdy użyjesz ich po raz pierwszy. szybkie kroki.)
4. Gotowe: Zaznacza wiadomość jako przeczytaną i kompletną, a następnie wysyła ją do określonego folderu. Gdy użyjesz go po raz pierwszy, określisz folder, ale od tego momentu Outlook zapamięta Twój wybór i wyśle ​​go do tego folderu za każdym razem, gdy użyjesz Szybkiego kroku.
5. Odtwórz ponownie i usuń: Otwiera odpowiedź na aktualnie wybraną wiadomość, a następnie usuwa aktualnie wybraną wiadomość po wysłaniu odpowiedzi.

Program Outlook wyświetla tylko dostępne szybkie kroki. Jeśli na przykład nie masz wybranego komunikatu, pojawi się tylko "Szybki e-mail", ponieważ inne domyślne ustawienia działają na istniejącej wiadomości.

Jak utworzyć szybki krok

Aby dodać nowy Szybki krok, kliknij opcję "Utwórz nowy" w polu Szybkie kroki.

Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym możesz nazwać swój szybki krok i wybrać działania, które chcesz wykonać.

Po kliknięciu menu rozwijanego "Wybierz akcję" pojawi się lista możliwych działań, z których każda może dać dodatkowe opcje do wyboru.

Dodamy dwie akcje: jedną, aby przenieść wiadomość do folderu i jedną, aby oznaczyć ją jako przeczytaną.

Wybierz akcję "Przenieś do folderu" i wybierz folder, do którego chcesz przenosić wiadomości.

Następnie kliknij "Dodaj akcję", aby dodać drugą akcję.

Z rozwijanego menu wybierz "Oznacz jako przeczytane".

Opcjonalnie możesz wybrać jeden z wbudowanych klawiszy skrótów i dodać tekst, który będzie wyświetlany po najechaniu kursorem myszy na szybki krok ze wskaźnikiem (krótki opis przypominający o krokach podejmowanych przez Quick Step jest pomocny).

Kliknij "Zakończ", a twój nowy Szybki krok pojawi się w oknie Szybkie kroki w Outlooku. Jeśli najedziesz kursorem na Szybki krok, zobaczysz wybrany klawisz skrótu i ​​dowolny wprowadzony tekst podpowiedzi.

Teraz wystarczy wybrać wiadomości i kliknąć nowy QuickStep (lub nacisnąć kombinację klawiszy skrótu), aby zastosować swoje działania.

Jak edytować lub usunąć QuickStep

Jeśli chcesz edytować lub usunąć Szybki krok, kliknij małą strzałkę w prawym dolnym rogu grupy Szybkie kroki na Wstążce.

Spowoduje to otwarcie okna "Zarządzaj szybkimi krokami".

Tutaj masz opcję edycji, duplikowania (która tworzy dokładną kopię wybranego Szybkiego kroku, jeśli chcesz podobny, ale z niewielką zmianą) lub Usuń szybki krok.

Możesz także zmienić kolejność, w której Twoje szybkie kroki pojawiają się na Wstążce lub utworzyć nowy Szybki krok.

Wreszcie istnieje opcja "Zresetuj do domyślnych".

Wybranie opcji "Zresetuj do domyślnych" usuwa wszystkie utworzone przez Ciebie Szybkie kroki i odtwarza wszystkie domyślne Szybkie kroki, które mogłeś usunąć. Usuwa również wszelkie zmiany wprowadzone w domyślnych szybkich krokach. Ponieważ nie można cofnąć tej akcji, zostanie wyświetlone ostrzeżenie. Kliknij "Tak", aby zresetować.

Możesz także ominąć okno "Zarządzaj szybkimi krokami" dla poszczególnych działań Szybkiego kroku, klikając prawym przyciskiem myszy szybki krok na wstążce. Pojawi się menu kontekstowe, w którym możesz edytować, duplikować lub usuwać Szybki krok.

I to jest Szybkie Kroki. Nie przeszliśmy przez wszystkie możliwe działania, które można dodać do Quick Step, ponieważ jest ich mnóstwo i jest to całkiem intuicyjny interfejs, kiedy już wiesz, jak to działa. Jeśli chcesz sprawić, by program Outlook był bardziej wydajny i mniej czasochłonny, szybkie kroki to świetne miejsce na rozpoczęcie.