Początkujący Jak konserwować, archiwizować i tworzyć kopie zapasowe danych w programie Outlook 2013
Dzisiaj omawiamy "nudne" rzeczy z Outlooka. Utrzymanie i bezpieczeństwo, jak w przypadku, utrzymywanie i zabezpieczanie pliku danych programu Outlook 2013 - pełnego wszystkich ważnych danych - poprzez tworzenie kopii zapasowych i archiwizowanie.
Odtąd, jeśli korzystasz z Outlooka do komponowania i wysyłania wiadomości e-mail, a Ty masz czas na zaimportowanie kontaktów z G-mail do swojej książki adresowej lub fakt, że używasz nawet Outlooka książka adresowa, oznacza, że masz dużo danych, które wymagają ochrony.
Podobnie prawdopodobnie spędziłeś też dużo czasu i pracujesz nad tworzeniem kalendarzy, dodawaniem zadań i listami zadań do wykonania, a może nawet masz kilka notatek, które chcesz zapisać.
Wszystko to sprowadza się do upewnienia się, że przynajmniej od czasu do czasu tworzysz kopię zapasową pliku danych, ponieważ jak każdy z nas może to potwierdzić, to jest frustrujące i przygnębiające utrata wszystkich danych i trzeba zacząć od nowa..
Panel sterowania pocztą
Na początek rzućmy okiem na panel sterowania Poczty w systemie Windows.
Jak pokazuje obraz, masz dostęp do trzech kluczowych obszarów konfiguracji programu Outlook. Powiedziawszy to, kliknięcie przycisku "Konta e-mail ..." lub "Pliki danych ..." otworzy to samo okno na odpowiednich zakładkach.
Na poniższym zrzucie ekranu widzimy zakładkę E-mail, która umożliwia podjęcie działań na koncie (ach) e-mail, takich jak ich naprawa lub zmiana. Możesz także sprawdzić, gdzie są przechowywane dane dla każdego konta.
Jeśli chcesz bezpośrednio wpłynąć na te pliki danych, musisz kliknąć kartę "Pliki danych". Jest kilka przydatnych rzeczy, które możesz tutaj zrobić.
Na przykład możesz kliknąć przycisk "Otwórz lokalizację pliku", aby zobaczyć, gdzie znajdują się twoje pliki danych. Jest to przydatne, ponieważ będziesz chciał wiedzieć, gdzie się znajdują, na wypadek gdybyś musiał je zeskanować i naprawić (omówione w następnym rozdziale).
Jest jeszcze inna fajna funkcja, z której możesz korzystać w oknie Ustawienia konta. Jeśli twoje pliki danych stały się ogromne i zajmują mnóstwo miejsca na dysku (niektórzy ludzie zbierają gigabajty po gigabajtach starych wiadomości e-mail), możesz je skompresować.
Kliknij przycisk "Ustawienia" na karcie Pliki danych, a następnie kliknij "Kompaktuj teraz", aby zmniejszyć rozmiar pliku danych programu Outlook.
Panel kontrolny poczty to niezawodny sposób na zachowanie plików i profili danych, ale nie jest to jedyny sposób, a aplikacja Outlook pozwala również na administrowanie skrzynkami pocztowymi. Pokażemy Ci te elementy bezpośrednio po tym, jak zademonstrujemy, jak naprawić pliki danych.
Uruchomienie narzędzia konserwacji PST
Jeśli do tej pory nie zauważyłeś, dane Outlooka są przechowywane w pliku PST lub .OST, a przez większość czasu nie ma w tym nic złego.
Niestety, czasami twoje dane ulegają uszkodzeniu, co nie jest tym samym, co stwierdzenie, że jest ono złe lub beznadziejne po wyleczeniu, wystarczy uruchomić narzędzie do naprawy Skrzynki odbiorczej. Narzędzie do naprawy Skrzynki odbiorczej lub "ScanPST" skanuje i naprawia plik folderów osobistych, sprawdzając i naprawiając wszelkie błędy podczas tworzenia kopii zapasowej uszkodzonego pliku .PST lub .OST, na wypadek gdyby coś poszło nie tak podczas odzyskiwania.
Narzędzie ScanPST można znaleźć w folderze instalacyjnym programu Outlook, zwykle C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Po zlokalizowaniu kliknij dwukrotnie narzędzie ScanPST, aby je uruchomić.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to przejrzeć pliki .PST lub .OST. Na poniższym zrzucie ekranu zobaczysz, gdzie znajdują się na naszym komputerze. Wybieramy jeden i klikamy "Otwórz".
Jeśli narzędzie ScanPST znajdzie błędy, poinformuje cię o tym i zaoferuje naprawę. Kliknij trafnie zatytułowany przycisk, aby rozpocząć naprawę.
Po zakończeniu narzędzie ScanPST poinformuje, że plik programu Outlook został pomyślnie naprawiony.
Możesz zamknąć narzędzie lub powtórzyć proces na dowolnych innych plikach danych w razie potrzeby.
Automatyczne archiwizowanie danych
Uzupełnijmy niektóre ważne informacje o tym, jak najlepiej archiwizować i tworzyć kopie zapasowe danych. Pierwszą rzeczą, którą chcemy omówić, są opcje AutoArchiwum. Aby rozpocząć, kliknij kartę "Plik" na Wstążce, aby wyświetlić następujący ekran.
Natychmiast zapamiętaj, możesz wybrać konto, na które chcesz wziąć udział (jeśli dotyczy), klikając menu rozwijane nad przyciskiem Dodaj konto.
Kliknij przycisk "Narzędzia oczyszczania", a następnie wybierz "Oczyszczanie skrzynki pocztowej" z opcji. Poniżej znajdują się opcje, które zobaczysz. Wszystko tutaj jest przeznaczone do przycinania tłuszczu ze skrzynki odbiorczej i archiwizowania starych wiadomości.
Kliknięcie przycisku "Autoarchiwizacja" oznacza, że program Outlook automatycznie przeszuka wszystkie foldery pocztowe, które zostały skonfigurowane jako takie. Aby ustawić opcje autoarchiwum, musisz kliknąć folder poczty prawym przyciskiem myszy i wybrać zakładkę "Autoarchiwizacja".
Widzimy tutaj typowe okno właściwości folderu poczty. Karta Autoarchiwizacja pozwala dostosować sposób automatycznego katalogowania folderu. Uwaga: na tym zrzucie ekranu mamy folder skonfigurowany do Autoarchiwizacji według własnego harmonogramu i działań.
Możesz także przypisać folder do autoarchiwum zgodnie z ogólnymi domyślnymi ustawieniami autoarchiwalizacji programu Outlook. Jeśli ustawisz folder na domyślne ustawienia, a następnie klikniesz "Domyślne ustawienia archiwum ..." zobaczysz następujące okno dialogowe (ponieważ są "domyślne", jakiekolwiek zmiany tutaj ustawione będą dotyczyły każdego folderu skonfigurowanego do domyślnego autoarchiwum).
Nie zapomnij, możesz również znaleźć te ustawienia, otwierając Opcje i klikając nagłówek "Zaawansowane".
Przejdźmy teraz do ręcznej archiwizacji danych.
Ręczna archiwizacja danych
Po prostu, jeśli nie chcesz korzystać z autarchiwalu lub chcesz samemu ułatwić procedurę archiwizacji, wróć do Narzędzi oczyszczania znajdujących się na ekranie Informacje o koncie, a następnie kliknij i wybierz "Archiwizuj", aby otworzyć poniższe okno dialogowe.
Wystarczy, że chcesz wybrać folder, który chcesz zarchiwizować, wybrać datę przechowywania elementów archiwum, a następnie wybrać folder, w którym chcesz zapisać swoje archiwum. To wszystko, gotowe!
Tworzenie kopii zapasowej i przywracanie pliku danych programu Outlook
Tworzenie kopii zapasowych plików danych programu Outlook jest tak proste, jak kopiowanie plików .OST lub .PST na inny dysk twardy, serwer w chmurze, dysk twardy lub inny nośnik pamięci. Pamiętasz, jak zlokalizować swoje pliki danych?
Otwórz panel sterowania Poczta i kliknij przycisk "Pliki danych". Kliknij "Otwórz lokalizację pliku ...", a następnie możesz utworzyć kopię zapasową plików danych.
Na marginesie możesz trwale przenieść swoje pliki danych do lokalizacji w chmurze, takiej jak folder OneDrive lub Dropbox, zapewniając w ten sposób, że dane z programu Outlook są zawsze zabezpieczone technicznie..
Aby przywrócić kopię zapasową pliku danych, wróćmy do zakładki Plik i wybierz "Otwórz plik danych programu Outlook".
Na poniższym zrzucie ekranu Eksplorator plików otwiera się automatycznie na nasze archiwa, ale można oczywiście przeglądać, gdzie znajdują się pliki z danymi.
Wybierz żądany plik i kliknij "Otwórz", aby uzyskać dostęp do danych zapisanych w pliku. Po przywróceniu będziesz mógł przeglądać i przeglądać przedmioty w normalny sposób.
Jeśli nie potrzebujesz już dostępu do pliku z kopiami zapasowymi, możesz po prostu kliknąć prawym przyciskiem na folderze znajdującym się najwyżej i wybrać opcję zamknięcia.
Tworzenie kopii zapasowych i przywracanie plików danych to w dużej mierze działanie ręczne, ale jeśli często konfigurujesz foldery, aby automatycznie korygować i są one archiwizowane w lokalizacji, takiej jak folder w chmurze, masz pewną dozę bezpieczeństwa.
Najlepszym sposobem, aby nie stracić żadnych danych, jest rutynowe wykonywanie kopii zapasowych plików danych hurtowo. Masz coś, co chciałbyś dodać? Daj nam znać na naszym forum dyskusyjnym. Jak zawsze, czekamy na Wasze opinie.
