Zwiększ swój e-mail Pisanie produktywności dzięki Microsoft Word Mail Merge

Łączenie poczty w programie Microsoft Word to doskonałe narzędzie zwiększające produktywność. Wiedza na temat tworzenia spersonalizowanych tematów i załączników, które nie są obsługiwane przez funkcję korespondencji seryjnej programu Word, może być ratunkiem dla życia, gdy musisz pisać masowo wiadomości e-mail.

W dzisiejszym artykule dowiesz się, jak korzystać z Kreatora korespondencji seryjnej programu Word 2010, pisać spersonalizowane tematy e-maili i konfigurować różne załączniki dla każdego odbiorcy wiadomości e-mail.

Zdjęcie: M! R

Tworzenie listy dystrybucyjnej

Program Word's Mail Merge oszczędza nas od nużącego zadania ręcznego wprowadzania adresu e-mail każdego odbiorcy, umożliwiając nam importowanie adresów e-mail z kontaktów programu Outlook, źródeł danych programu Excel lub Access lub plików danych programu Word.

Kontakt programu Outlook jest najlepszą opcją spośród tych trzech, a jeśli go nie używasz, teraz nadszedł czas na zaktualizowanie książki adresowej programu Outlook, a my pokażemy, jak to zrobić. Możesz pominąć następną sekcję i rozpocząć pisanie korespondencji seryjnej, jeśli wiesz już, jak skonfigurować kontakt Outlook, w przeciwnym razie dwie kolejne sekcje dadzą ci kilka podstawowych informacji o tym, jak skonfigurować kontakt Outlook, importując swoją internetową listę kontaktów.

Skonfiguruj swój profil poczty

Konfigurowanie kontaktu w programie Outlook rozpoczyna się od utworzenia profilu poczty przechowującego adres e-mail konta, hasło, informacje o serwerze i łącza do innych danych, takich jak wiadomości e-mail i adresy.

Możesz utworzyć profile, każdy dostosowany do konkretnego konta e-mail.

Odpowiednia nazwa profilu umożliwia zidentyfikowanie konta e-mail powiązanego z profilem poczty.

Możesz skonfigurować swój profil poczty przy użyciu adresu e-mail otrzymanego od usługodawcy internetowego lub własnego konta e-mail, wybierając trzecią opcję.

Wybierz "Internetowa poczta e-mail", aby użyć dostawcy poczty e-mail, który daje usługę POP - na przykład Gmail.

Każdy internetowy dostawca poczty e-mail ma inną konfigurację POP, zapoznaj się z jego instrukcją obsługi, aby poznać ich konfigurację POP.

Gratulacje! Jeśli widzisz ten ekran, pomyślnie skonfigurowałeś swój profil pocztowy. Teraz jesteśmy gotowi, aby skonfigurować folder kontaktowy programu Outlook.

Zapełnianie folderu kontaktów

Możesz ręcznie wprowadzić swoją listę dystrybucyjną do programu Outlook lub zaimportować inne internetowe książki adresowe - takie jak książka adresowa Gmail, Yahoo lub Hotmail. Większość internetowych dostawców poczty e-mail pozwala nam eksportować naszą książkę adresową do źródła danych zgodnego z Outlookiem. Na przykład Gmail daje nam możliwość eksportu naszych kontaktów do pliku CSV zgodnego z Outlookiem.

Funkcja importu do Outlook obsługuje różne typy plików: csv, vcard, RSS, iCalendar i wiele innych, dzięki czemu jest doskonałym narzędziem do tworzenia listy dystrybucyjnej korespondencji seryjnej.

Plik CSV należy do kategorii "Inny program lub plik" w programie Outlook.

Pliki ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, pliki PST, to tylko niektóre z plików programu obsługiwanych przez program Outlook - dla nas wybieramy typ plików oddzielanych przecinkami (Windows).

Teraz znajdź plik CSV, który właśnie wyeksportowaliśmy z książki adresowej Gmaila.

Spośród wszystkich tych folderów, folder kontaktów jest najlepszą opcją dla naszego celu korespondencji seryjnej.

Program Outlook potrzebuje kilku minut na zaimportowanie kontaktu w zależności od liczby importowanych adresów e-mail.

Powinniśmy mieć możliwość korzystania z tego folderu kontaktów po zakończeniu importowania wszystkich kontaktów przez program Outlook w celu korespondencji seryjnej.

Kreator korespondencji seryjnej

Zacznij od pustego dokumentu i otwórz wstążkę "Mailings", aby rozpocząć naszą korespondencję seryjną.

Kreator jest najlepszym sposobem dla początkujących, aby rozpocząć pierwsze ćwiczenie korespondencji seryjnej.

Wybór odbiorców wiadomości

Kreator poprosi nas o wybranie typu dokumentu dla naszej korespondencji seryjnej. Wiadomości e-mail to odpowiedni typ dokumentu dla dzisiejszego ćwiczenia korespondencji seryjnej.

Możemy rozpocząć pisanie naszej wiadomości e-mail z pustego dokumentu, szablonu lub istniejącego dokumentu.

Wybierz nasz folder kontaktowy programu Outlook jako naszą listę dystrybucji korespondencji seryjnej w kroku 3.

Mamy możliwość skorzystania z dowolnego profilu poczty, który skonfigurowaliśmy w naszym systemie.

Liczba kontaktów powinna być większa niż zero, jeśli program Outlook pomyślnie zaimportował Twój adres Gmail.

Wybierz osoby, które chcesz uwzględnić w dystrybucji e-maili, zaznaczając odpowiednie pola wyboru.

Komponowanie wiadomości e-mail

Rozpocznij pisanie wiadomości e-mail i wstawiaj pola scalania, w których chcesz umieszczać spersonalizowane wiadomości - takie jak tytuł lub nazwisko w odpowiednim miejscu w dokumencie.

Każde pole scalania będzie zamknięte wewnątrz podwójnego chevronu; zostaną one zastąpione informacjami o karcie kontaktowej po ukończeniu kreatora korespondencji seryjnej.

Wyświetl podgląd wiadomości e-mail, aby sprawdzić, jak program Word przetwarza pola scalania, klikając łącze "Dalej: wyświetl swoje wiadomości e-mail".

Jeśli jesteś zadowolony z podglądu, kliknij link "Dalej: ukończ scalanie", a program Word wyśle połączoną wiadomość e-mail do wszystkich odbiorców za pomocą wspólnego wiersza tematu.

Personalizacja linii tematycznej

Kreator dzieli proces korespondencji seryjnej na następujące etapy: wybór odpowiedniego typu dokumentu i szablonu, utworzenie listy dystrybucyjnej, ocenę podglądu korespondencji seryjnej i wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich odbiorców.

W tym momencie możesz zauważyć dwie typowe czynności pisania e-maili, których kreator nie obsługuje, pisanie spersonalizowanych tematów i konfigurowanie różnych załączników. Musimy użyć makra, aby zrobić je w korespondencji seryjnej, najlepiej przed ukończeniem pracy kreatora.

Przy otwartym liście naciśnij "Alt + F11" i dwukrotnie kliknij "Ten dokument" w oknie roboczym programu Word, aby otworzyć edytor makr.

Wklej ten kod makr, napisany przez eksperta makrofalera hutchinsfairy, do pustego panelu i zapisz go.

Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD jako Boolean
Private Sub Document_Open () Ustaw wdapp = Aplikacja ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Napis końcowy Prywatny dokument dodatkowy_Close () Ustaw wdapp = Nic Napis końcowy Prywatna Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc jako dokument, Anuluj jako Boolean) Dim i As Integer Z ActiveDocument.MailMerge Jeśli FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = Fałsz Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Koniec, jeśli i = .DataSource.DataFields.Count Zrób, gdy i> 0 .MailSubject = Replace (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Pętla Kończyć z Napis końcowy Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (Dokumentacja ByVal jako dokument, ByVal StartRekord jako dlugo, ByVal EndRecord tak dlugo, Anuluj jako Boolowskie) FIRST_RECORD = True Napis końcowy Prywatna Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (Dokumentacja ByVal jako dokument, ByVal DocResult As Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Napis końcowy

Wróć do dokumentu i kliknij link "Dalej: zakończ scalanie", aby wysłać wiadomość e-mail.

Kliknij link "Poczta elektroniczna ...", aby wysłać wiadomość.

Umieść odpowiednie pola scalania, otoczone szewronem, w linii tematu.

Makro przeanalizuje pole scalania i zastąpi je nazwiskiem odbiorcy, gdy program Word wyśle wiadomość e-mail do dokumentu.

Dołączanie różnych elementów do wiadomości e-mail

Do tej pory nauczyliśmy się korzystać z kreatora korespondencji seryjnej i personalizowania pól tematów - a do ukończenia dzisiejszego samouczka udostępnimy dodatek innej firmy, który umożliwi nam dołączanie różnych plików dla każdego e-maila.

Pobierz dodatek, rozpakuj go, a zobaczysz, że dodatek jest dostępny jako szablony dokumentów Word. Użyj "CreateEMailData Word 2007 Ver02", jeśli używasz słowa 2007 lub 2010 i "CreateEMailData Word 2003 Ver02", jeśli używasz programu Word 2003.

Skopiuj odpowiedni szablon dokumentu do folderu "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", gdzie "% appdata%" jest folderem startowym Microsoft - w naszym przypadku jest to "C: \ Users \ spotul \ AppData \ Roaming".

Zrestartuj program Word po skopiowaniu pliku do folderu startowego Microsoft, a zobaczysz dwa nowe dodatki: Utwórz plik danych i połącz z pocztą e-mail w menu wstążki "Mailing".

Przygotuj plik danych z tabelą dwukolumnową - adres e-mail odbiorcy w lewej kolumnie i pełną ścieżką do pliku załącznika w prawej kolumnie, a następnie zapisz go w tym samym folderze co dokument scalania wiadomości e-mail jako "MergeAttachmentsData". Musimy podkreślić, że plik należy zapisać jako "MergeAttachmentsData", w przeciwnym razie dodatek nie może znaleźć pliku, który wyszuka załączniki.

Wróć do dokumentu korespondencji seryjnej i podziel dokumenty na poszczególne pliki.

Powinno pojawić się nowe okno dokumentu tekstowego i kliknąć przycisk dodawania "Połącz z pocztą e-mail". Po prostu kliknij przycisk "OK" w żółtym oknie dialogowym, ponieważ już przygotowaliśmy plik danych.

Podaj odpowiedni temat wiadomości e-mail, kliknij OK, a program Outlook wyśle wiadomość e-mail z załącznikiem określonym w pliku danych.

Słowo, wraz z wieloma przydatnymi funkcjami, jest naprawdę doskonałym narzędziem zwiększającym produktywność. Z niecierpliwością czekamy na kolejne artykuły Worda dla naszych czytelników. W międzyczasie sprawdź inne artykuły na naszej stronie.

Mamy nadzieję, że nauczyłeś się korzystać z korespondencji seryjnej programu Word w dzisiejszym artykule. Zapraszam do omówienia innych wskazówek dotyczących korespondencji seryjnej z innymi czytelnikami w sekcji komentarzy.