Kod kolorów Outlook dla łatwiejszego zarządzania

Organizowanie i śledzenie wielu e-maili w biurze każdego dnia może być pracą samą w sobie. Dzisiaj przyjrzymy się używaniu kodów kolorów, aby łatwiej było zidentyfikować osoby, które je otrzymały i kto je wysyła.

Ta funkcja była dostępna od początku w pakiecie Office 2007, ale nigdy jej nie obejmowaliśmy, a było to coś, co przeoczyłem. Jednak po zabawie z nim przez jakiś czas okazało się, że jest to dobry sposób na zarządzanie mnogością e-maili, które dostaję codziennie. Tutaj przejdziemy przez kolorowanie kontaktów, które wysyłają wiadomości, dzięki czemu łatwiej je zauważyć. Również kategoryzowanie tematu na różne grupy kolorów wydaje się pomagać w utrzymaniu porządku.

Nadawcy kodów kolorów

Otwórz Outlooka i kliknij, aby podświetlić wiadomość, którą chcesz pokolorować.

Przejdź do Narzędzia, a następnie Organizuj.

Narzędzia do organizowania skrzynki odbiorczej otwierają się i chcesz kliknąć opcję Używaj kolorów. Teraz możesz wybrać kolor, który chcesz powiązać z tym kontaktem. Możesz także wybrać określony kolor wiadomości wysyłanych tylko do Ciebie, co jest przydatne jako sposób na odróżnienie wiadomości grupowych od osobistych.

Oto przykład tego, co można zrobić z kolorami. Możliwe, że chcesz tylko utworzyć kilka kolorów dla najważniejszego nadawcy, ale w tym przykładzie trochę zaabsorbowałem.

Kategorie kolorów

Innym przydatnym sposobem wizualnego porządkowania wiadomości jest dodawanie do nich kategorii kolorów. Możesz dostosować, które tematy wiadomości e-mail są powiązane z każdą kategorią kolorów.

Wiadomość będzie miała pasek kategorii na górze i możesz kliknąć pasek prawym przyciskiem myszy, aby zmienić kolor.

Możesz także kliknąć wiadomość prawym przyciskiem myszy w sekcji Kategorie, aby zmienić kategorię.

Możesz zmienić nazwę każdej kategorii na wszystko, co ma dla ciebie sens.

Możesz utworzyć nową kategorię dla różnych wiadomości. Przejdź do Działania \ Kategoryzuj i Wszystkie kategorie.

Na ekranie kategorii kolorów kliknij przycisk Nowy i nadaj kategorii nazwę i kolor, a także przypisz do niego skrót klawiaturowy.

Teraz możesz sortować wiadomości e-mail według rodzaju kategorii, w której się znajdują.

Jeśli chcesz szybko rzucić okiem na wiadomość e-mail, aby zorientować się, co jest, pomocne może być użycie kategorii kolorów. Mam nadzieję, że pomoże Ci to w uporządkowaniu wiadomości e-mail, dzięki czemu wiesz, co sprytni szefowie chcą, abyś robił bardziej efektywnie.