Ogranicz czas poświęcony na wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail

Zdjęcie H jest dla domu

E-mail może ułatwić komunikację, ale może również skrócić czas. Dowiedz się, jak przetwarzać przychodzące wiadomości e-mail i pisać wychodzące wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas.

Według sondażu z 2005 r. Wywiady z pracownikami ujawniły, że czas zmarnowany na pocztę elektroniczną spowodował, że przedsiębiorstwo zatrudniające 10 000 pracowników straciło szacunkowo 152 miliony dolarów wynagrodzenia rocznie.

E-mail ma wyraźnie swoje wady. Niejasne e-maile odwracają uwagę pracowników od ważnych zadań związanych z pracą, kanałów komunikacji w chmurze i często tworzą dodatkową pracę. Unikaj pułapek e-mail, wykonując poniższe sugestie.

Jak przychodzący e-mail może marnować Twój czas

Zdjęcie: Dvortygirl

Istnieje wiele rodzajów wiadomości e-mail, które mogą zmarnować twój czas. Te, które:

Może zostać wycięty z wielu komunikatów i skondensowany w kompleksowy
Nie odnoszą się bezpośrednio do ciebie
Czy odnoszą się do ciebie, ale nie w bezpośredni sposób, co pozostawia cię niepewnym, jak i czy powinieneś zareagować (i zjedzony czas)
Nie nakłaniaj do podjęcia pewnych działań (co jest bezproduktywne)
Odwróć uwagę i / lub zachęć do marnowania czasu w sieci
Nie nadają się do wiadomości e-mail i mają więcej sensu dzięki dynamicznemu kanałowi komunikacji, takim jak spotkanie biznesowe lub jakiś format bardziej odpowiedni dla treści (np. Samodzielny dokument zawierający informacje)

Jak skutecznie przetwarzać przychodzące wiadomości e-mail

Aby skutecznie czytać i przetwarzać wiadomości e-mail, musisz skupić się na dwóch rzeczach - ustaleniu przesłania wiadomości e-mail (lub jej braku) i podjęciu decyzji o tym, jakie działania podjąć w odpowiedzi.

Krok 1: Oblicz wiadomość (lub jej brak)

Ilekroć czytasz nową wiadomość e-mail, poświęć jak najmniej czasu, aby dowiedzieć się:

Czy mówca zwraca się bezpośrednio lub pośrednio do Ciebie
Czy mówca powiedział ci, czego od ciebie oczekuje
Czy to zrobione w przejrzysty sposób
Czy ogólna wiadomość jest dla ciebie istotna
Czy ogólny komunikat wydaje się odpowiedni, biorąc pod uwagę kontekst twojego związku z nadawcą (lub brak, jeśli na przykład próbuje nawiązać relację biznesową)

Pomoże to ustalić, jaka jest treść wiadomości e-mail i jak chcesz odpowiedzieć. To znaczy, jeśli zamierzasz odpowiedzieć w pierwszej kolejności.

Szczególnie ważne jest, aby pamiętać, że mówca robi jedną lub więcej rzeczy, które mogą zwabić Cię do marnowania cennego czasu, takich jak:

Nie wiadomo, co próbują powiedzieć
Używanie języka w mylący lub eufemistyczny sposób, aby uniknąć mówienia konkretnymi terminami (np. "Myślę, że musimy mieć serce do serca w pewnym momencie" w porównaniu do "Czy możesz zadzwonić do mnie w tym tygodniu, abyśmy mogli porozmawiać przez telefon o czymś ważnym? ")
Rambling lub wychodzenie z tematu
W tym informacje, które nie należą do Twojej firmy, są nieodpowiednie, obraźliwe lub niespójne
DW lub napisz do Ciebie wiadomości, które nie są dla Ciebie istotne
Powtarzanie tej samej wiadomości przez różne e-maile lub powtarzanie tego, co już zostało omówione w poprzednich komunikatach innych niż e-mail
Pisząc o czymś, co już omówiłeś i rozwiązałeś - w sposób zapominalski lub nieuważny

W tego typu sytuacjach zachowaj szczególną ostrożność, aby reagować w efektywny sposób, który minimalizuje czas poświęcany na komunikację. Ponieważ łatwo jest pozwolić, aby powyższe niejednoznaczne scenariusze e-mailowe wyczerpały Twój czas.

Krok 2: Zdecyduj, jakie działanie podjąć

Po tym, jak wiesz, o czym jest wiadomość, znajdź najbardziej wydajny sposób na odpowiedź. Oto kilka typowych odpowiedzi:

Przeniesienie konwersacji na lepsze medium komunikacyjne, takie jak połączenia telefoniczne i konferencyjne
Odpowiadanie na powtarzające się pytania zadawane przez wiele osób - nie za pośrednictwem poczty e-mail - ale za pośrednictwem bogatszego w informacje medium, które można udostępnić, na przykład dokumentu Google
Brak odpowiedzi na wiadomości, które nie wyjaśniają, czego od Ciebie oczekuje mówca (nawet jeśli wydaje się to trochę niegrzeczne)
Zaadresowanie niejasnych komunikatów za pomocą bezpośrednich i krótkich konkretnych pytań, takich jak: "Kiedy chciałbyś, aby raport został wypełniony?" Lub "W jaki sposób chciałbyś, abym przyczynił się do tego projektu?"
Odbieranie telefonu i dzwonienie do osoby w każdej chwili zaczyna się pojawiać dramat lub komunikacja - wyciąganie jej przez e-mail będzie trwało dłużej i może nasilić konflikt

Krok 3: Wracaj do zadania

Co najważniejsze, po udzieleniu odpowiedzi na wiadomość e-mail (która może polegać na tym, że nie odpowiada i zamiast tego usunięcie wiadomości), musisz wrócić do zadania. Przejdź do następnej wiadomości e-mail czekającej w skrzynce odbiorczej lub przełączaj sprzęt i wracaj do pracy, zamiast odpowiadać na prośby innych osób.

Jak wysyłanie wiadomości e-mail może marnować Twój czas

Zdjęcie Adikos

Ponadto istnieje wiele rodzajów wiadomości e-mail wysyłasz to może zmarnować twój czas. Te, które:

Są niepotrzebnie przeciągane na kilka wiadomości, z których każda wymaga czasu i myśli, aby dopasować, zamiast jednego kompleksowego
Nie odnoszą się bezpośrednio do odbiorcy, co jest stratą wysiłku z twojej strony
Nie są wystarczająco jasne i wyciągają długie rozmowy e-mailowe i / lub nieporozumienia lub w ogóle nie mają żadnych działań produkcyjnych (co oznacza, że będziesz musiał poświęcić czas na zainicjowanie konwersacji później)
Nie kieruj odbiorcy, aby wykonał jakieś działanie, które jest bezproduktywne
Odwróć uwagę i zachęć odbiorcę do marnowania czasu w sieci - co oznacza, że zachęca Cię to samo
Nie nadają się do formatu wiadomości e-mail, ale są lepiej komunikowane podczas rozmowy w czasie rzeczywistym lub za pośrednictwem podręcznika lub bogatego w informacje dokumentu, takiego jak podręcznik, artykuł na blogu, strona z często zadawanymi pytaniami, raport firmy lub prezentacja programu PowerPoint

Jak skutecznie wysłać e-mail

Aby pisać e-maile, które nie tracą czasu na dłuższą metę (nie wspominając o czasie odbiorcy), musisz skupić się na pięciu rzeczach: przekazaniu wyraźnego komunikatu, prośbie o podjęcie działań przez odbiorcę, użyciu dobrej struktury, edycji zanim uderzysz w wysyłkę i skutecznie podążysz za nią.

Krok 1: Wyczyść swoją wiadomość

Zanim napiszesz e-maila, musisz uzyskać krystalicznie czysty komunikat. Ustalać:

Co chcesz komunikować
Dlaczego chcesz to przekazać
Jaką czynność ma podjąć odbiorca
Jak najlepiej przekonać ich do podjęcia takich działań

Oto kilka typowych powodów wysyłania wiadomości e-mail:

Aby przypomnieć komuś o ostatecznym terminie
Aby przekazać komuś pisemne instrukcje dotyczące zadania
Zadać szybkie pytanie, na które można odpowiedzieć odpowiednio poprzez pisanie
Aby odpowiedzieć na szybkie pytanie, na które można odpowiedzieć odpowiednio poprzez pisanie
Aby przekazać informacje dotyczące czasu
Aby zaoferować dostępne terminy planowania spotkania
Aby śledzić po spotkaniu i wyrazić uznanie

We wszystkich tych przykładach, z wyjątkiem ostatniego, chcesz, aby Twój odbiorca podjął jakieś działanie (nawet jeśli to tylko odpowiedź).

Czasami akcja nie wydaje się być akcją. Może chcesz:

Przekaż wskazówkę swojemu współpracownikowi
Poinformuj znajomych, że bezpiecznie wylądowałeś w miejscu docelowym podróży
Podaj krótką informację o tym, co robisz w nowym miejscu i o tym, jak możesz dotrzeć w ciągu kilku następnych tygodni

W każdej z tych sytuacji nie mówisz swojemu odbiorcy o podjęciu określonej akcji. Jednakże sugeruje się, że nie należy podejmować żadnych działań, o ile odpowiednio zamkniesz wiadomość e-mail lub przynajmniej podpisałeś swoje imię. Rozumieją, że komunikacja może łatwo zakończyć się pocztą e-mail; że nie muszą odpowiadać.

Krok 2: Poproś odbiorcę o podjęcie odpowiednich działań

Aby pisać efektywne e-maile, które oszczędzają Twój czas, musisz sprawić, by były skuteczne. Musisz też upewnić się, że odbiorca jasno określi, jakie działania należy podjąć.

Jeśli nie dążysz do tego, ale próbujesz opisać historię swojego życia lub wytłumaczysz, dlaczego szukasz nowego modelu telefonu iPhone, zamiast kupować najnowszy model, możesz zapomnieć o oszczędzaniu czasu, ponieważ pisanie długopisu zajmuje dużo myśli i czasu.

Skoncentruj się na następujących kwestiach podczas wykonywania czynności e-mailowych:

Ustalanie terminów
Opracowywanie planów awaryjnych
Oferowanie potencjalnych opcji następnego działania (np. Czasu, w którym możesz wziąć udział w spotkaniu osobistym, miejscach, w których możesz się spotkać)
Zapewnienie opinii, gdy o nią poproszono
Złożenie wniosku, który jest odpowiedni do pisania i jest w rzeczywistości wygodniejszy niż inny sposób komunikacji
Dostarczenie zestawu wskazówek dotyczących zadania, które odbiorca zgodził się wykonać

Bądź aktywna i asertywna, gdy określasz czynności, które można podjąć. Unikaj zadawania pytań otwartych, chyba że nie ma innej opcji. Ponieważ pytania otwarte są przeciwieństwem treści podlegających zaskarżeniu.

Oto kilka przykładów:

Zamiast prosić odbiorcę o podanie harmonogramu (i marnowanie wiadomości e-mail w procesie) - zacznij od wysłania im dostępnych terminów spotkań.
Zamiast pytać odbiorcę, co sądzą o określonej decyzji biznesowej, nakreśl potencjalną decyzję i poproś o informację zwrotną dotyczącą konstrukcji; w ten sposób nie będą musieli wymyślać czegoś na własną rękę, a zamiast tego będą mieli z czym pracować

E-maile można aktywować, przekazując czytelnikowi czytelne instrukcje i zachowując treść, która może być zaskarżalna, a nie otwarta.

Co najważniejsze, musisz upewnić się, że wszelkie działania, których oczekujesz od twojego czytelnika, są jasno komunikowane. Nie zakładaj, że wiedzą, że chcesz zorganizować spotkanie w tym tygodniu, tylko oferujesz dostępne czasy. Nie zakładaj, że wiedzą, jakie zadanie zadania ma Twój zestaw instrukcji. Wyraźnie i uprzejmie poinformuj ich, co chcesz zrobić.

Krok 3: Stwórz dobrą strukturę

Jeden masz jasno zdefiniowany przekaz i sprawiłeś, że jest on gotowy do działania, nadszedł czas, aby zorganizować go w taki sposób, aby przekazać tę jasność i Twoje prośby.

Akapity: Ogólną zasadą do naśladowania jest trzymanie akapitów w pięciu zdaniach. Nie tylko trudno jest skupić się na długich akapitach podczas czytania w Internecie, ale przylegające akapity dają odbiorcy szansę na utratę koncentracji i być może przegapienie najważniejszych punktów. To prowadzi do niechlujnych lub nadmiarowych odpowiedzi, które powodują obłoki w kanale komunikacji.

Zdania: Użyj aktywnego głosu podczas pisania zdań. Zachowaj zdania krótkie i na temat. Unikaj podchodzenia do stycznych lub niepotrzebnie wyjaśniając swoje rozumowanie lub uczucia dotyczące rzeczy. Zamiast tego trzymaj się faktów i działań, które chcesz podjąć od odbiorcy.

Słowa: Staraj się nie używać wielkich słów lub slangu, chyba że wiesz, że twoi odbiorcy je zrozumieją. Unikaj żartów i odwołań kulturowych, które mogą być źle zrozumiane, ponieważ wszystko, co można łatwo zinterpretować, jest potencjalną barierą dla skutecznej komunikacji.

Unikaj dodatkowych słów i kwalifikujących się zwrotów. "Biorąc pod uwagę obecną sytuację, w której to się obecnie dzieje, myślę, że rozsądnie byłoby ..." jest stwierdzeniem kwalifikującym, które nie tylko marnuje słowa i czas, ale odwraca uwagę od prawdziwej wiadomości. Zamiast tego po prostu podaj swoje zalecenie bez konieczności zakwalifikowania go.

Inny przykład: "Zastanawiałem się, czy mógłbym cię zapytać ..." Wytnij tę frazę i po prostu zadaj pytanie. Zwiększy to także twoją pewność siebie, ponieważ nie będziesz podświadomie szukał zezwolenia na proaktywną komunikację.

Interpunkcja: Zachowaj prostą interpunkcja. Kwalifikujące się słowa i wyrażenia są skuteczne tylko wtedy, gdy są wykorzystywane do ustalenia uprzejmości po zainicjowaniu komunikacji z kimś, z kim chciałbyś mieć biznes lub osobisty związek. W takich przypadkach niekoniecznie chcesz być gotowy, ale użyj zwrotów grzecznościowych, aby okazać szacunek dla swojego czasu.

Zminimalizuj użycie przecinków - to naturalnie pomaga ci zachować krótkie zdania. Unikaj leniwych wypowiedzi inspirowanych tekstem, z nadużywaniem kropek i kropek oraz kolejnych przecinków. Zamiast tego, interpunkuj swoje zdania właściwym angielskim i wykorzystuj skurcze, gdy ma to sens, ponieważ usprawniają czytanie.

Dodatkowo rozważ listki interpunkcyjne z punktorami i linię przerywaną, aby rozbić główne sekcje (które mogą zawierać jeden lub więcej akapitów).

Punkty i przekroje zwiększają czytelność stron internetowych, a także pomagają bardziej uporządkować przekaz.

Krok 4: Edytuj przed wysłaniem

Zanim wyślesz e-mail, odczekaj 1-2 minuty, aby przeczytać go na głos. Pomoże to złapać błędy lub zauważy niewygodne części, których normalnie nie powiedziałbyś osobiście. Usuń te dodatkowe słowa i uprość interpunkcję. Wypunktuj listy i zredukuj swoje akapity.

Kiedy możesz odpowiedzieć na poniższe pytania, klikając "tak", możesz rozpocząć "Wyślij":

Czy przesłanie jest jasne??
Czy oczekiwania są wykonalne i jasno określone?
Czy mój odbiorca będzie mógł pomyślnie odebrać moją wiadomość? Sukces oznacza, że wiedzą, jakiej reakcji oczekuje się od nich.
Jeśli role zostałyby odwrócone, czy mógłbym pomyślnie otrzymać tę wiadomość?

Krok 5: Śledź efektywnie

Ponadto aktywnie obserwuj swoje wiadomości e-mail. Jeśli ktoś nie odpowiada na bezpośrednią prośbę, nie marnuj czasu na zastanawianie się, co się stało. Zamiast tego wyślij uprzejmy, ale bezpośredni e-mail, aby się z nimi skontaktować. Zastosuj zasady wymienione powyżej. I nie marnuj zbyt wiele czasu na uzyskanie odpowiedzi; jeśli odbiorca nie komunikuje się z tobą, wiedz, kiedy się przenieść lub podejść do nich osobiście.

Użyj e-maila, aby zaoszczędzić czas

E-mail może zaoszczędzić wiele czasu, jeśli wiesz, jak skutecznie go używać. Dotyczy to zarówno wysyłania, jak i odbierania wiadomości.

E-mail najlepiej nadaje się do dostarczania przydatnych wiadomości, które są odpowiednio komunikowane poprzez pisanie. Jeśli korzystasz z zalet poczty e-mail i unikasz wielu czasochłonnych pułapek, to jest to potężne narzędzie.