Jak dodać datę wygaśnięcia do wiadomości e-mail w programie Outlook (i do czego służą)
Program Outlook umożliwia dodanie daty wygaśnięcia wiadomości e-mail wysyłanej lub odbieranej. Po upływie daty wygaśnięcia e-mail zostanie wyświetlony z innym formatowaniem i możesz użyć wbudowanych narzędzi programu Outlook do automatycznego zarządzania nieaktualną pocztą.
Terminy wygaśnięcia dotyczą tylko wiadomości e-mail, a nie wydarzeń w kalendarzu lub zadań, ponieważ te pozycje mają własne daty, którymi można zarządzać
Jak ustawić datę wygaśnięcia w wiadomości e-mail
Aby dodać datę wygaśnięcia do wysyłanej wiadomości e-mail, musisz otworzyć okno Właściwości wiadomości e-mail. Otwórz wiadomość e-mail, a następnie kliknij Wiadomość> Tagi.
Spowoduje to otwarcie okna Właściwości wiadomości e-mail, do której można również uzyskać dostęp, klikając Opcje> Więcej opcji lub Plik> Właściwości. Włącz pole wyboru "Wygasa po", a następnie wybierz datę i godzinę.
Kliknij Zamknij, aby wrócić do e-maila. Nie będzie żadnych widocznych oznak, że data wygaśnięcia została dodana i możesz wysłać wiadomość e-mail w normalny sposób.
Aby dodać datę wygaśnięcia otrzymanego e-maila, otwórz wiadomość e-mail i kliknij kolejno Wiadomość> Etykiety (lub Plik> Właściwości).
Spowoduje to otwarcie okna Właściwości wiadomości e-mail. Nie ma tylu opcji dla otrzymanego e-maila, jak w przypadku wiadomości, którą wysyłasz, ale nadal możesz ustawić datę i godzinę wygaśnięcia.
Co robi data ważności?
Dodałeś datę ważności do e-maila. To świetnie i wszystko, ale jakie są korzyści z tego działania?
Daty wygaśnięcia są używane na różne sposoby przez program Outlook, aby pomóc Ci skoncentrować się na tym, co ważne. Wiadomości e-mail, które wygasły, zazwyczaj nie są tak ważne jak wiadomości e-mail, które nie wygasły, więc program Outlook automatycznie formatuje wiadomości z.
Jeśli przyjrzałeś się ustawianiu formatowania warunkowego w Outlooku, być może zauważyłeś regułę formatowania "Wygasłe elementy".
Ta reguła formatuje wiadomości e-mail, które przeszły datę wygaśnięcia za pomocą szarej czcionki i tekstu.
Dzięki temu wiesz, że wiadomość e-mail wygasła, dzięki czemu możesz najpierw skoncentrować się na ważniejszych e-mailach. Jeśli wysłałeś e-maila z datą wygaśnięcia, to formatowanie zostanie zastosowane również w Outlooku programu Outlook, ale inni klienci poczty e-mail, tacy jak Thunderbird, lub aplikacje internetowe, takie jak Gmail czy Yahoo! Mail, zignoruje datę i nic z nią nie zrobi.
Możesz także dodać kolumnę do folderu, który pokazuje datę ważności każdego e-maila. Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny w folderze, do którego chcesz dodać kolumnę, a następnie kliknij "Wybór pól".
Z rozwijanej listy wybierz "Pola daty czasu", a następnie wybierz opcję "Wygasa".
Przeciągnij i upuść element "Wygasa" w swoim folderze, aby dodać go do kolumn.
Po otwarciu wygasłej wiadomości e-mail program Outlook powiadamia o wiadomości w nagłówku.
Nadal możesz odpowiadać lub przekazywać wygasły e-mail, ale jeśli spróbujesz go przekazać, program Outlook wyświetli ostrzeżenie w pierwszej kolejności.
Kliknij "Tak", aby wysłać wiadomość e-mail, lub "Nie", aby anulować.
Używanie daty wygaśnięcia do zarządzania pocztą e-mail
Niektóre wbudowane narzędzia Outlooka również wykorzystują daty wygaśnięcia. Jeśli masz skonfigurowane automatyczne przeszukiwanie w programie Outlook, być może zauważyłeś opcję "Usuń wygasłe elementy (tylko folder e-mail)".
Jeśli ta funkcja jest włączona, AutoArchiwum usunie lub przeniesie (w zależności od innych ustawień) wszystkie wiadomości e-mail, w których upłynęła data. To świetny sposób, aby automatycznie usunąć nieaktualne e-maile i zatrzymać je zaśmiecające skrzynkę pocztową.
Jeśli nie chcesz, aby twoje wygasłe wiadomości e-mail zostały usunięte lub przeniesione, ale nie chcesz ich widzieć również w Outlooku, możesz ustawić reguły synchronizacji programu Outlook, aby uniemożliwić ich pobieranie z serwera e-mail Exchange.
Podczas budowania filtra synchronizacji kliknij kartę "Zaawansowane", a następnie przycisk "Pole".
Wybierz pola Data / godzina> Wygasa z menu. Pole jest również dostępne w polach "Wszystkie pola pocztowe" i "Wszystkie pola pocztowe".
Ustaw "Warunek" na "włączony" lub "wcześniej", a "Wartość" na "wczoraj", a następnie kliknij "Dodaj do listy".
Spowoduje to odfiltrowanie wszystkich wygasłych zadań, więc jeśli wygasną wczoraj lub wcześniej, nie zostaną zsynchronizowane z programem Outlook i nie pojawią się w Twojej skrzynce pocztowej. Będą one nadal dostępne w aplikacji internetowej Outlook, jeśli chcesz je tam zobaczyć.
Nie można skonfigurować reguł, aby automatycznie dodawać daty wygaśnięcia do poczty przychodzącej lub utworzyć szybki krok, który stosuje datę wygaśnięcia za naciśnięciem jednego przycisku, ale można automatycznie dodać datę wygaśnięcia do wszystkich wychodzących wiadomości e-mail. Kliknij Plik> Opcje> Poczta, przewiń w dół do opcji Wyślij wiadomości i włącz "Oznaczanie e-maili jako wygasłe po tych wielu dniach".
Wprowadź liczbę dni, po upływie których wiadomości mają wygasnąć, a następnie kliknij przycisk "OK". Spowoduje to automatyczne dodanie daty wygaśnięcia do wszystkich wysyłanych wiadomości e-mail.
Daty wygaśnięcia to przydatny sposób zarządzania priorytetami i skrzynką pocztową dzięki niskiemu oświetleniu, które nie są już istotne i umożliwia korzystanie z narzędzi programu Outlook do usuwania lub ukrywania wiadomości, których już nie potrzebujesz. Jest to jeszcze jedno narzędzie w walce, aby skrzynka nie wymknęła się spod kontroli i jest to bardzo przydatne narzędzie.
