Jak komponować i wysyłać wiadomości e-mail w programie Outlook 2013

Outlook jest dość równoznaczny z pocztą e-mail. Dlatego też, poza wszystkimi jego innymi funkcjami, chcesz mieć pewność, że umiesz korzystać z poczty e-mail tak skutecznie, jak to tylko możliwe.

Od pewnego czasu omawiamy aspekty Outlooka, a weterynarze Office już to wszystko znają, ale nowi użytkownicy, tacy jak ci, którzy muszą wiedzieć, jak używać Outlooka w ustawieniach biurowych, mogą wiedzieć, jak korzystać z Outlooka na co dzień. To powiedziawszy, jest to wielopłaszczyznowa i dojrzała aplikacja e-mail, którą użytkownicy Windows powinni mieć w swoim zestawie narzędzi.

Ponieważ jest wiele do nauczenia, mamy mało czasu do stracenia, więc zacznijmy od razu, jak tworzyć i wysyłać wiadomości, a także zestawienie wszystkich opcji, które możesz poprawić, aby Outlook był bardziej przydatny i przyjemny..

Szybkie komponowanie i wysyłanie wiadomości

Jeśli chcesz lub potrzebujesz zrozumieć podstawy programu Outlook, przygotowaliśmy dla Ciebie podręczny przewodnik dla początkujących. Zalecamy przeczytanie go, jeśli Outlook jest całkowicie nowy.

W przeciwnym razie, ze skrzynki odbiorczej programu Outlook możesz kliknąć przycisk "Nowa wiadomość e-mail" lub użyć "CTRL + N".

Powstałe nowe okno wiadomości powinno być proste. Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z programu Microsoft Word lub podobnego programu do edycji tekstu, funkcje tekstu podstawowego bez wątpienia wyglądają znajomo.

W tym momencie musisz określić, do kogo wysyłasz wiadomość, utworzyć wiadomość i kliknąć przycisk "Wyślij". To wszystko dobrze i dobrze, jeśli komponujesz jednorazową wiadomość, a potem skończysz, ale to coś więcej niż to.

Odświeżacz kontaktów

Gdy tworzysz nową wiadomość e-mail, pierwszą rzeczą, którą prawdopodobnie zrobisz, jest wprowadzenie odbiorcy lub odbiorców. Możesz to zrobić, wpisując ich adres e-mail lub klikając "Do ..." i wybierając nazwiska z książki adresowej.

Pamiętaj, jeśli chcesz szybko wybrać dwa lub więcej adresów jednocześnie, przytrzymaj klawisz CTRL i kliknij każde imię, które chcesz wybrać, a następnie wybierz opcje adresowania: Do i DW (lub UDW). Po wybraniu wszystkich odbiorców kliknij "OK".

Jeśli nie masz jeszcze książki adresowej, mamy cię w zasięgu wzroku. Możesz zaimportować kontakty do Outlooka za pomocą Gmaila lub podobnej usługi e-mail.

Zmiana adresu odpowiedzi na adres

Załóżmy, że masz więcej niż jedno konto e-mail powiązane z programem Outlook. Jak wysyłasz wiadomości e-mail z innych kont??

Zauważysz, że na przycisku "Od" jest mała strzałka. Kliknij ten przycisk, a zobaczysz inne konta z rozwijanej listy, aby móc wybrać inne konto e-mail.

Możesz też użyć konta e-mail, które nie jest powiązane z programem Outlook, na przykład jeśli korzystasz z czyjegoś komputera lub korzystasz z komputera w pracy i chcesz przekierować odpowiedzi na swoje osobiste konto.

Jeśli to zrobisz, pamiętaj o kilku rzeczach. Po pierwsze, dowolna wiadomość, którą wyślesz, zostanie skopiowana do folderu Wysłane, więc nie wysyłaj niczego osobistego, chyba że masz zamiar go usunąć i opróżnić Kosz. Ponadto, jeśli wyślesz wiadomość ze swojej pracy, prawdopodobnie ją zapisze na swoim serwerze pocztowym.

Podpisy i stacjonarne

Być może znasz już pojęcie podpisów, możesz nawet użyć ich samodzielnie. Zasadniczo, podpisy są specjalnymi, wstępnie skomponowanymi bitami tekstu, które możesz dołączyć do każdej wiadomości. Mogą to być dane kontaktowe, ważne informacje o produkcie lub wydarzeniu, które promujesz, lub po prostu głęboki cytat, który naprawdę lubisz.

W tym przykładzie dołączymy podpis podając szczegóły przyszłych planów urlopowych. Dołączymy ten podpis do wszystkich wiadomości e-mail pochodzących z naszego konta służbowego, ale nie do odpowiedzi i przekazów.

Od tej chwili, dopóki nie usuniesz podpisu przy użyciu tych ustawień, ostrzeżenie o urlopie pojawi się za każdym razem, gdy napiszesz nową wiadomość e-mail.

Nieruchomy?

Podpisy są dość łatwe do wykrycia, ale co ze stacjonarnym? Tak długo, jak jest na miejscu, przejdźmy dalej i porozmawiajmy o tym. Tak jak w przypadku podpisów, prawdopodobnie widzisz e-maile stacjonarne w takiej czy innej formie, ale w zasadzie działa to tak: ponieważ wysyłasz wiadomość e-mail jako HTML, stacjonarne pozwala tylko przypisywać tła, różne style czcionek i kolory wiadomości.

Widzisz, jak to działa. Wybraliśmy motyw "Niedźwiedzie" z listy, co daje nam tło z ozdobą pluszowego misia.

Oczywiście, jeśli jesteś w pracy, możesz chcieć powstrzymać się od wiadomości z pluszowymi misiami itp., Ale jeśli chcesz, aby twoje wiadomości naprawdę się wyróżniały, możesz użyć funkcji stacjonarnej, aby stworzyć naprawdę atrakcyjne wyniki.

Odpowiadanie na i przekazywanie wiadomości

Odpowiadanie na wiadomości i przekazywanie ich jest proste i prawdopodobnie już zauważyłeś narzędzia odpowiedzi na Wstążce.

Widzisz odpowiedź, odpowiadasz wszystkim (używaj ostrożnie) i przesyłaj dalej opcje, które są dość oczywiste, ale co z innymi opcjami?

Jeśli klikniesz "Spotkanie", możesz poprosić o spotkanie podczas odpowiadania; sprawdź wszystkie opcje, które otrzymasz, gdy to zrobisz.

Omówimy bardziej szczegółowo spotkania w nadchodzącym artykule, w którym omówimy możliwości kalendarza programu Outlook.

Ustawianie opcji odpowiedzi i przekazywania

Otwórzmy opcje odpowiedzi i naprzód, aby szybko sprawdzić. Istnieje wiele sposobów, aby zmienić wygląd oryginalnych wiadomości, gdy odpowiadasz lub przekazujesz dalej, lub czy jest on załączony, czy nie..

Możesz także ustawić sposób otwierania i otwierania odpowiedzi oraz tego, czy Twoje komentarze są poprzedzone Twoim imieniem.

Reszta opcji poczty programu Outlook

W opcjach Mail dzieje się wiele innych rzeczy, więc zanim opuścimy cię dzisiaj, chcemy poświęcić trochę czasu na rozmowę o nich.

Oto kilka podstawowych rzeczy, takich jak opcje edytora, dotyczące zmiany sposobu pisania wiadomości, opcji ortograficznych i autokorekty oraz opcji podpisu i postoju, które już poruszyliśmy.

Wiele z tych opcji otwiera się na podwzory Na przykład, jeśli klikniesz "Opcje edytora ...", odkryjesz całe mnóstwo kolejnych pól wyboru (podzielonych na dwie kategorie, Sprawdzanie i Zaawansowane), aby przebrnąć przez.

Przewijanie w dół, są opcje nadejścia wiadomości, aby wybrać sposób, w jaki program Outlook będzie powiadamiał Cię o otrzymaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Oprócz tego, jak Outlook zaznacza elementy jako przeczytane, gdy korzystasz z okienka czytania.

Możesz decydować, jak często wiadomości są automatycznie zapisywane, gdzie są zapisywane itd.

Kiedy wysyłasz wiadomości, co się dzieje? Za pomocą opcji "Wyślij wiadomości" wybierz domyślne poziomy ważności i czułości, automatyczne sprawdzanie nazw i kilka innych drobnych, ale wyraźnych zmian, które możesz wprowadzić w swoim interfejsie użytkownika.

Jeśli chcesz śledzić wiadomości, możesz to poprawić. Na przykład tutaj możesz włączyć potwierdzenia odczytu, które wysyłają powiadomienie, gdy ktoś przeczyta Twój e-mail.

Na koniec znajdziemy kilka opcji zmiany formatu wiadomości, których prawdopodobnie nigdy nie użyjesz.

Inne opcje mają kilka przydatnych funkcji, takich jak pokazywanie opcji wklejania (być może denerwujących) i pokazywanie następnych i poprzednich linków w nagłówkach wiadomości podczas czytania wielu wiadomości w skrzynce odbiorczej (prawdopodobnie przydatne).

Istnieją również opcje konfiguracji sposobu czyszczenia konwersacji przez program, ale omówimy to i inne aspekty zarządzania pocztą Outlook w nadchodzącym artykule.

Email jest tak integralną częścią Outlooka, to nic dziwnego, że jest wiele sposobów na jego skonfigurowanie. Nie trzeba dodawać, że kiedy nauczysz się korzystać z Outlooka, powrócisz do opcji przy okazji zmiany pewnych aspektów formatowania i zachowania poczty e-mail.

Nie skończyliśmy eksplorować Outlooka, wciąż mamy wiele do pokazania, na przykład sposoby obsłużenia wysyłania i odbierania załączników, kalendarza, zadań i wiele, wiele więcej. Na razie jednak chcielibyśmy usłyszeć więcej od Ciebie, więc poświęć chwilę, aby przesłać nam krótką notatkę na naszym forum dyskusyjnym.