Jak przekazać komuś swoje konto Outlook

Powszechne jest udostępnianie kalendarza w Outlooku, a w wielu firmach wszystkie kalendarze Outlooka są domyślnie widoczne dla całego biura. Ale możesz dać komuś o wiele wyższy poziom widoczności i kontroli, delegując konto, aby mógł tworzyć i odpowiadać na spotkania i wiadomości e-mail. Zobaczmy, jak to działa.

Aby przekazać komuś swoją skrzynkę pocztową, kliknij Plik> Ustawienia konta, a następnie kliknij polecenie "Deleguj dostęp".

Spowoduje to otwarcie okna Delegaci, które będzie puste przy pierwszym otwarciu. Kliknij przycisk "Dodaj", aby skonfigurować delegata.

Spowoduje to otwarcie globalnej listy adresów (listy wszystkich osób w firmie), aby można było wybrać delegata. (Nie możesz przekazać swojego konta osobie spoza domeny e-mail, co oznacza, że jeśli Twój adres e-mail to [email protected], możesz przekazać swoją skrzynkę pocztową tylko osobie, której adres e-mail kończy się "@ mojafirma.com. ")

Wybierz osobę, której delegujesz, a następnie kliknij "OK", aby otworzyć uprawnienia pełnomocnika.

Domyślne uprawnienia dają uprawnienia redaktora delegata do listy kalendarza i zadania, ale nie pozwalają im na dostęp do skrzynki odbiorczej, kontaktów ani notatek. Można jednak zmienić domyślne uprawnienia dla dowolnej z tych kategorii. Dostępne są następujące opcje:

Żaden: Delegat nie ma dostępu.
Recenzent: Delegat może czytać przedmioty, ale ich nie edytować.
Autor: Delegat może czytać i tworzyć elementy oraz zmieniać i usuwać utworzone przez siebie elementy (takie jak wezwania na spotkanie lub zadania).
Redaktor: Delegat może zrobić wszystko, co może zrobić autor, a także może zmieniać i usuwać utworzone przez siebie przedmioty.

Jeśli chcesz, aby Twój delegat zarządzał Twoim kalendarzem (i zadaniami, które mogą być przypisane innym osobom), domyślne uprawnienia będą działać poprawnie. "Delegat otrzymuje kopie wiadomości związanych ze spotkaniami wysłanych do mnie" jest włączony, więc delegat nie potrzebuje dostępu do twojej skrzynki odbiorczej. Żądania spotkania i odpowiedzi są wysyłane do nich automatycznie po włączeniu.

Twój delegat nie będzie widział żadnych spotkań ani spotkań, które utworzyłeś i które zostały oznaczone jako prywatne; zobaczą tylko prywatne spotkanie. Jeśli chcesz, aby widziały (i edytowały) prywatne spotkania, włącz opcję "Deleguj swoje prywatne produkty".

Na koniec dobrze jest włączyć opcję "Automatycznie wysyłaj wiadomość, aby delegować podsumowywanie tych uprawnień", aby delegat wiedział, że ma uprawnienia dostępu do skrzynki pocztowej.

Kliknij OK, aby powrócić do panelu Delegaci. Trzy opcje na dole, które były wyszarzone przed dodaniem delegata, są już dostępne.

Domyślne wezwania na spotkanie są wysyłane do twoich delegatów, a kopia jest wysyłana do Ciebie w celach referencyjnych dla większości ludzi, ale jeśli chcesz, zmień jedną z pozostałych opcji.

Po kliknięciu przycisku "OK" delegat zostanie dodany. Mogą teraz dodać twoją skrzynkę pocztową do swojego profilu Outlooka i uzyskać dostęp do wszystkiego, do czego masz dostęp.