Jak wysłać wiadomość e-mail do swojego profesora i uzyskać szybką odpowiedź

Zdjęcie: uniinnsbruck

Profesorowie to jedni z najbardziej ruchliwych ludzi w pobliżu. Muszą oni prowadzić wykłady, prowadzić dyżury, pracować z absolwentami i kolegami, uczestniczyć w konferencjach i innych publicznych wydarzeniach oraz prowadzić, publikować i prezentować badania. Ale nawet jeśli nie mają czasu, istnieją sposoby, aby komunikować się z nimi za pośrednictwem poczty e-mail i uzyskać szybką odpowiedź, dzięki czemu możesz kontynuować pracę z mniejszymi opóźnieniami.

Umieść twarz w imieniu

Idealnie jest spotkać się z profesorem przed wysłaniem pierwszego e-maila. Przedstaw się w pierwszym tygodniu szkoły. Niech twój profesor wie o twoich zainteresowaniach, twoich pytaniach lub czymś wyjątkowym dla ciebie. Pokazanie, że jesteś wystarczająco ostrożny, aby poznać ich bardziej osobiście, zachęca ich do reagowania na czas, jeśli chodzi o twoje prośby. Im lepsze wrażenie odejdziesz, tym lepiej będą Cię pamiętać.

Kiedy przychodzi czas na wysłanie pierwszego e-maila z pytaniami o zlecenie, twój profesor będzie mógł umieścić twoją twarz pod twoim imieniem. To pomaga im umieścić adres e-mail w kontekście. Jeśli już wcześniej komunikują się z Tobą, będą chętniej komunikować się ponownie bez wahania. Być może już ufają, że jesteś poważnym uczniem.

Użyj szczegółowej linii tematycznej

Temat to wszystko, jeśli chodzi o szybką odpowiedź na e-mail. Po pierwsze, gdy ludzie otrzymują wiadomości od nadawców, których nie znają, szukają wskazówek w temacie. Na podstawie samego wiersza tematu mogą usuwać wiadomości, które wyglądają na spam lub po prostu nieważne.

Teraz profesorowie są zobowiązani do odpowiedzi na pocztę studencką w sprawach administracyjnych i związanych z klasą. Ale temat jest nadal ważny, aby szybko przejść do profesora. Ułóż wiersz tematu, aby widzący go profesor otwierał i czytał od razu, zamiast składać go do późniejszego czytania. (Następnym celem jest stworzenie e-maila w taki sposób, aby zaraz po przeczytaniu Twój profesor natychmiast zareagował, ale zajmiemy się nim w późniejszej części).

Zanim wyślesz e-mail, zawęź je do określonego celu. Podaj ten cel tak bezpośrednio, jak możesz w temacie.

Zamiast używać: "Chciałbym zapisać się na twoją lekcję", podaj dokładnie nazwę klasy i sposób, w jaki mogą Ci pomóc:

Im bardziej jesteś konkretny, tym łatwiej możesz zrobić to dla swojego profesora. Bardzo konkretny nagłówek pozwala im poznać w skrócie, czego się od nich oczekuje.

Bądź uprzejmy i formalny

Po użyciu dobrej linii tematycznej musisz upewnić się, że twoje otwarcie nie przeszkodzi twojemu profesorowi w przeczytaniu pełnej wiadomości. Nie chcesz mówić "Hej", a następnie kontynuuj swoją wiadomość. Stanowi to nieprofesjonalny ton, który może stanowić barierę dla skutecznej komunikacji. Chcesz popełnić błąd dzięki uprzejmości.

Napisz swoją wiadomość tak grzecznie i z szacunkiem, jak tylko możesz, nawet jeśli oznacza to dopuszczenie pewnych niedokładności. Na przykład, powiedzmy, że bierzesz udział w zajęciach z college'u w okresie letnim, aby spełnić ogólne wymagania. Twój instruktor nie jest technicznie profesorem, ale właśnie rozpoczął w tym roku naukę w niepełnym wymiarze godzin.

Nadal chcesz mówić o nich jako o "profesorze", ponieważ jest formalny, uprzejmy i pokazuje, że bardzo zależy Ci na dobrej komunikacji. Err na stronie uprzejmości, dopóki nie zostanie poprawiony - kiedy instruktor nalega, abyś określił je jako "Mr. Bob "lub" Joey. "

Oto kilka innych sposobów, aby Twoja wiadomość była uprzejma:

Zawsze podpisuj się pod swoim imieniem - najlepiej przedostatnim i ostatnim, jeśli w klasie jest dużo uczniów.
Zamknij zdanie lub frazę, które pokazują, że jesteś wdzięczny za przeczytanie wiadomości. Może to być zdanie przed podpisaniem twojego nazwiska, takie jak: "Doceniam twoje spojrzenie na tego profesora Johna." Albo może to być po prostu "Dziękuję", po którym następuje twoje imię.
Pozostań na temat; ciągłe styczne wskazują, że nie szanujesz ich czasu, ponieważ prawdopodobnie mają setki innych e-maili.
Nie zakładaj, że zrobią wszystko, o co poprosisz. Są pewne rzeczy, które profesor powinien zrobić dla uczniów, na przykład daje ci pozwolenie na wejście na kurs, jeśli spełniasz warunki wstępne. Ale mimo to nie zakładaj, że zrobią wszystko, o co poprosisz. Nie chcesz okazywać braku szacunku lub dać powód, by zastanowić się, jak i czy chcą ci pomóc. Zapytaj grzecznie, wskazując jak najmniej założeń.

Używaj właściwych nazw i etykiet

Jak już omówiono, używaj odpowiednich etykiet w obrębie określonego tematu i odwołuj się do swojego profesora uprzejmie. Upewnij się, że etykiety, liczby, daty i godziny są prawidłowe. Jeśli nie masz jasności co do czasu spotkania lub przypadkowo odwołaj się do niewłaściwego testu, profesor będzie musiał poświęcić dodatkowy czas, aby jeszcze raz sprawdzić i ewentualnie wysłać e-mail ponownie, aby uzyskać jasność. To powoduje potencjalnie szybką odpowiedź na rozmowę obejmującą wiele e-maili.

Trzymaj się tematu

Kiedy podchodzisz do stycznej w wiadomości e-mail lub ujawniasz więcej (osobistych) informacji, niż jest to konieczne do wykonania danego zadania, ostatecznie marnujesz cenny czas czytania twojego profesora - jak również swój własny czas. Trzymanie się tego punktu to jeden z kilku sposobów na ograniczenie czasu poświęcanego na wysyłanie wiadomości e-mail i ograniczenie konieczności pisania dodatkowych e-maili w celu wyjaśnienia.

Wyciągnij niepotrzebne słowa i wyrażenia, np. "Zastanawiałem się, czy" lub "Czy myślisz, że możesz ewentualnie ..." Zamiast tego po prostu zadaj pytanie. Może być onieśmielający, by być tak szczerym ze swoim profesorem, ale z praktyką nie będzie tak długo. Ponieważ nauczysz się zdobywać punkt w profesjonalny sposób, a to buduje pewność siebie.

Oto przykład wiadomości, która wymaga dłuższego czytania i bardziej rozprasza jej dłuższą formę:

Jak widać, skondensowana forma efektywniej przekazuje komunikat:

Zachowaj krótki

Krótko mówiąc, jest to podobne do pozostania na miejscu. Najlepiej, jeśli nie chcesz więcej niż trzech do czterech zdań w akapicie. I nie chcesz narzucać jednej wiadomości zbyt wielu akapitów. Chyba, że dzielisz się opinią lub osobistą historią, która pomoże Twojemu profesorowi poznać cię i lepiej zrozumieć, w jaki sposób mogą ci pomóc.

Złóż wniosek bezpośredni

Nawet jeśli masz świetny wiersz tematyczny, nadal musisz przejść do samej wiadomości. Możesz to zrobić, bezpośrednio wysyłając prośbę. Może być bardziej przejrzyste, jeśli wyrażasz żądanie jako pytanie. Lub, jeśli używasz narzędzia otwierającego "Proszę ... [prośba tutaj]." Pamiętaj, że jeśli wysyłasz e-maila do swojego profesora tylko po to, aby uzyskać jego opinię na dany temat, to jest to nadal prośba, ponieważ prosisz o poświęcenie czasu na udostępnienie co oni wiedzą.

Wyraź swoją prośbę tak wyraźnie, że twój profesor nie będzie miał pytań o to, o co ich poprosisz. Jeśli możesz wykonać ten ważny krok, możesz pomóc profesorowi podjąć działanie natychmiast po przeczytaniu e-maila. Nie tylko otrzymasz od nich szybką odpowiedź, ale także znacznie wcześniej dostaniesz się do tej listy.

Zagryźć

Nawet jeśli z powodzeniem zastosujesz powyższe zasady do wysyłania e-maili do profesora, a nie otrzymasz odpowiedzi w odpowiednim czasie, być może twój profesor nie dostał jeszcze wiadomości e-mail lub jest w tej chwili niedostępny. Nie martw się, jakie są tego powody, po prostu postępuj uprzejmie, jeśli nie otrzymasz od nich wiadomości od ponad dwóch dni. Różne kampusy mają różne polityki lub kultury (nawet jeśli są niepisane), co jest uważane za odpowiedź na czas, więc może się różnić w zależności od instytucji lub kontekstu.

Zastosuj przykładowe zasady wymienione powyżej do Twojego e-maila uzupełniającego. Jeśli z jakiegoś powodu nadal nie dojdziesz do skutku, kolejna wiadomość e-mail może być odpowiednia po kolejnych trzech do czterech dni (ponownie, w zależności od sytuacji). Może też pora porozmawiać z profesorem osobiście. Jeśli tak, upewnij się, że dowiesz się, jak najlepiej komunikować się za pośrednictwem poczty e-mail.

Skuteczna komunikacja z profesorem w razie potrzeby znacznie zwiększa szanse na odniesienie sukcesu w danej klasie. Utrzymuj komunikację na czas, płynnie i wydajnie, abyś mógł skupić się na swojej pracy.