Jak filtrować elementy, które Outlook pobiera z Exchange
Jeśli masz ograniczone miejsce na dysku lub wolne połączenie internetowe, możesz ograniczyć to, co Outlook pobiera. Pokazaliśmy Ci, jak kontrolować elementy, które Outlook pobiera na podstawie wieku elementów, ale to nie jest zbyt elastyczne. Działa również tylko w wiadomościach e-mail w skrzynce pocztowej (oraz w przypadku programu Outlook 2016 i nowszych skrzynek pocztowych), więc jeśli masz dostęp do publicznych lub udostępnionych folderów lub masz wiele wydarzeń i zadań związanych z kalendarzem, potrzebujesz inna opcja. Krok naprzód synchronizacja folderów, która pozwala filtrować rzeczy pobierane przez program Outlook w poszczególnych folderach.
Uwaga: Synchronizacja folderów działa ze wszystkimi obsługiwanymi wersjami klienta Outlook, gdy jesteś podłączony do serwera Microsoft Exchange, w tym Hotmail lub Outlook.com. Jeśli łączysz się z inną usługą, taką jak Gmail lub osobisty serwer pocztowy, możesz skonfigurować te opcje, ale program Outlook może je zignorować.
Dostęp do opcji synchronizacji dla folderu można uzyskać, klikając opcję Folder> Właściwości folderów.
Możesz także kliknąć folder prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji, a następnie kliknąć polecenie "Właściwości".
W oknie właściwości folderu przejdź na kartę "Synchronizacja".
Dobrą wiadomością jest to, że jest tylko jedna rzecz do zrobienia na tej karcie: utwórz swój filtr. Kliknij przycisk "Filtruj", aby otworzyć okno Filtr i rozpocząć.
Okno Filtruj pozwala wybrać warunek (lub warunki), które musi spełniać wiadomość, aby Outlook mógł pobrać go do tego folderu. Każda wiadomość e-mail, która nie spełnia tych warunków, nadal istnieje na serwerze, a dostęp do tych wiadomości e-mail można uzyskać za pośrednictwem aplikacji internetowej Outlook lub programu Outlook online.
Każdy folder może mieć różne filtry synchronizacji, więc jeśli utworzysz filtr w skrzynce odbiorczej, nie wpłynie to na żaden inny folder. Musisz utworzyć osobny filtr dla każdego folderu, więc naprawdę ma sens używanie go w folderach z dużą ilością elementów.
W tej chwili moja skrzynka odbiorcza jest pełna e-maili, w których byłem w CC na temat rzeczy, które nie są tak ważne, więc stworzymy filtr, który synchronizuje tylko pocztę wysłaną do mnie i gdzie jestem jedyną osobą na " Do linii.
Aby to zrobić, dodaj nazwę do pola "Wysłane do", zaznacz pole "Gdzie jestem", a następnie wybierz "jedyną osobę w wierszu Do" z menu rozwijanego po prawej stronie.
Kliknij przycisk "OK", pojawi się komunikat ostrzegawczy.
Ten komunikat oznacza, że wszystkie wiadomości e-mail pasujące do Twojego filtra zostaną pobrane do folderu, a wszystkie wiadomości e-mail, które nie są zgodne z filtrem, zostaną usunięte z folderu lokalnego. Nie pasujące e-maile nie zostaną usunięte - będą nadal dostępne w aplikacji internetowej Outlook, a jeśli zmienisz lub usuniesz filtr, program Outlook będzie mógł je pobrać ponownie.
Kliknij "OK" w wiadomości, a następnie "OK" w oknie właściwości. Zrestartuj program Outlook, a filtr powinien zostać zastosowany natychmiast, chociaż w przypadku folderów zawierających tysiące wiadomości e-mail ponowne synchronizowanie może zająć trochę czasu. Po zsynchronizowaniu filtra poczty możesz skompaktować skrzynkę pocztową, aby zmaksymalizować przyrost przestrzeni.
Aby usunąć filtr, wróć do okna Filtr i kliknij przycisk "Wyczyść wszystko". Zamknij otwarte okna i uruchom ponownie program Outlook, aby zastosować zmiany.
To narzędzie do synchronizacji doskonale nadaje się do współdzielonych skrzynek pocztowych, w których chcesz widzieć tylko e-maile wysłane do Ciebie lub Twojego zespołu. Możesz też użyć go, by przestać wyświetlać e-maile lub wydarzenia kalendarza starsze niż pewien wiek, odfiltrować duże załączniki, zatrzymać synchronizowanie wiadomości e-mail z konkretnych adresów i wiele więcej. Kryteria filtrowania są liczne i zróżnicowane, więc jeśli chcesz filtrować poszczególne e-maile, powinieneś być w stanie znaleźć kombinację kryteriów filtrowania, które pozwalają to zrobić.
