Jak uzyskać powiadomienia programu Outlook tylko dla ważnych wiadomości e-mail
Firma Microsoft uważała, że są pomocne przy konfigurowaniu powiadomień o nowych wiadomościach e-mail. Jednak ciągły napływ powiadomień może również zakłócić twój ciąg myśli. Możesz całkowicie wyłączyć powiadomienia lub - jeszcze lepiej - możesz skonfigurować program Outlook tak, aby powiadamiał Cię tylko o ważnych wiadomościach e-mail.
Jak stworzyć prostą regułę
Jeśli chcesz reagować na określone osoby, takie jak klienci, szef lub członkowie rodziny, możesz użyć reguł w programie Outlook, aby otrzymywać powiadomienia tylko o określonych wiadomościach. Oto jak skonfigurować regułę, która wyświetla tylko powiadomienia e-mail od określonego nadawcy.
Najłatwiejszym sposobem skonfigurowania tej reguły jest znalezienie wiadomości e-mail od tej osoby. W tym przykładzie skonfiguruję regułę powiadamiającą mnie o otrzymaniu e-maila od mojego szefa, ponieważ wiadomości e-mail od twojego szefa są zawsze ważne, prawda? Tak więc kliknąłem prawym przyciskiem na e-mail od redaktora naczelnego How-To Geek, Whitson Gordon, i wybierz "Reguły", a następnie "Utwórz regułę" z menu podręcznego.
W oknie dialogowym "Utwórz regułę" wybierz warunki, na których chcesz otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail. Chcę otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o wiadomościach e-mail, które otrzymuję od Whitsona, więc wybieram pierwsze pole wyboru.
Zaznaczam również pole wyboru "Wysłane do" i upewnij się, że moje nazwisko jest wybrane z listy rozwijanej, więc będę otrzymywać powiadomienia o wiadomościach wysłanych bezpośrednio z Whitson do mnie. Jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomień o wiadomościach e-mail, w których jesteś CC lub jednym z kilku odbiorców, wybierz "tylko mnie" z rozwijanej listy "Wysłane do". Kliknij "OK" po dokonaniu wyboru.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe "Sukces" z opcją "Uruchom teraz tę regułę w wiadomościach już w bieżącym folderze". Kliknij OK". Chcę się dowiedzieć, jakie e-maile znajdują się w mojej skrzynce odbiorczej z Whitson, więc zaznaczam to pole wyboru.
Pojawi się okno dialogowe "Ostrzeżenia o nowych mailach", wymagające natychmiastowej akcji. Obecnie w skrzynce odbiorczej jest tylko jeden e-mail z Whitson, więc jest to jedyna pozycja wymieniona w tym oknie dialogowym. Jednak gdyby było więcej wiadomości od Whitsona, wszystkie byłyby tutaj wymienione. Jeśli chcesz wyświetlić wiadomość e-mail bezpośrednio z tego okna dialogowego, wybierz wiadomość e-mail do wyświetlenia i kliknij "Otwórz element". Kliknij "Zamknij", aby zamknąć okno dialogowe.
Okno dialogowe "Ostrzeżenia o nowych wiadomościach" pozostaje otwarte do momentu kliknięcia przycisku "Zamknij", nawet po otwarciu wiadomości e-mail z okna dialogowego, a następnie zamknięciu wiadomości.
Jak utworzyć bardziej zaawansowane reguły
Podczas tworzenia reguł możesz wybrać dodatkowe, bardziej szczegółowe opcje, niż te dostępne w głównym oknie dialogowym "Utwórz regułę". Aby to zrobić, otwórz okno dialogowe "Utwórz regułę", jak opisano wcześniej w tym artykule. Następnie kliknij "Opcje zaawansowane".
Pierwszy ekran w oknie dialogowym "Kreator reguł" wyświetla listę szczegółowych warunków do sprawdzenia. Zaznacz pola wyboru dla warunków, które chcesz sprawdzić dla powiadomień e-mail. Chcę otrzymywać powiadomienia, gdy otrzymam e-maile od Whitsona wysłane tylko do mnie, więc wybieram te warunki.
Niebieski podkreślony tekst to linki, które klikasz, aby określić wartości, które chcesz sprawdzić w tym stanie. Po wybraniu tego warunku kliknij niebieski link w tym warunku w polu "Krok 2", aby edytować wartości.
Po wybraniu warunków, które chcesz sprawdzić, kliknij "Dalej".
Teraz wybierz opcje, aby wskazać, co należy zrobić z otrzymywaną wiadomością, która pasuje do wybranych warunków. Możesz np. Przenieść wiadomość do określonego folderu, przesłać ją do jednej lub więcej osób, odpowiedzieć przy użyciu szablonu lub oznaczyć ją jako przeczytaną. Chcę otrzymać powiadomienie na pulpicie, gdy otrzymam wiadomość e-mail od Whitson, więc wybieram ostatnią opcję z listy, "wyświetl Alert pulpitu". Po wybraniu tego, co chcesz zrobić z wiadomością, kliknij "Dalej".
Następny ekran zawiera opcje ustawiania wyjątków od reguły, na przykład, jeśli nie chcesz otrzymywać powiadomienia, jeśli wiadomość jest zaproszeniem na spotkanie lub aktualizacją. Wybierz wszystkie wyjątki, które chcesz zastosować do reguły i kliknij "Dalej". Nie chcę żadnych wyjątków, więc po prostu klikam "Dalej", aby pominąć ten ekran.
Ostatni ekran umożliwia określenie nazwy reguły i skonfigurowanie niektórych opcji reguł, w tym opcji "Włącz tę regułę" natychmiast. Jeśli chcesz natychmiast uruchomić regułę w wiadomościach już w Odebranych, wybierz "Uruchom teraz tę regułę w wiadomościach już w" Skrzynce odbiorczej "".
Przejrzyj opis reguły pod "Krok 3" i kliknij "Zakończ", kiedy skończysz.
Teraz, gdy otrzymuję wiadomość e-mail od Whitsona, na pulpicie systemu Windows wyświetla się alert na pulpicie. Zauważ, że różni się to od okna dialogowego "Ostrzeżenia o nowych wiadomościach" - zamiast tego jest to natywne powiadomienie systemu Windows. Jeśli wolisz ten styl powiadomienia, musisz przejść "Opcje zaawansowane" dla każdej tworzonej reguły ".
Jak edytować reguły
Modyfikowanie, usuwanie, a nawet tymczasowe wyłączanie reguł jest łatwe. Chcę zmodyfikować moją regułę, aby wyświetlać okno dialogowe "Nowe alerty mailowe" zamiast "Alert na pulpicie". Aby to zrobić, klikam kartę "Strona główna".
Kliknij przycisk "Zasady" w sekcji "Przenieś" i wybierz "Zarządzaj regułami i alertami" z menu rozwijanego.
Wyświetlone zostanie okno dialogowe "Reguły i alerty". Na karcie "Reguły e-mail" kliknij "Zmień regułę" i wybierz "Edytuj ustawienia reguły" z menu rozwijanego.
Jak wspomniano wcześniej, pierwszy ekran "Kreatora reguł" wyświetla listę warunków, które można sprawdzić w przychodzących wiadomościach e-mail. Wybory dokonane podczas pierwszej konfiguracji wyświetlania reguły u góry listy i opis z bieżącymi ustawieniami wyświetla się w polu pod "Krok 2". Nie chcę zmieniać warunków, więc klikam "Dalej". Jeśli chcesz zmienić warunki reguły, wprowadź zmiany, a następnie kliknij "Dalej".
Na ekranie z listą działań, które należy podjąć na przychodzących wiadomościach e-mail (w zależności od warunków), wyłączam opcję "wyświetlaj alert na pulpicie", która wyświetla się na górze listy, a następnie kliknij "Dalej".
Powiedzmy, że chcesz zamiast tego wyświetlać bardziej "w myślach" okno dialogowe "Nowe alerty mailowe". Przewiń w dół do listy akcji i wybierz "wyświetl określoną wiadomość w oknie Nowy alert alertu". Aby dostosować komunikat wyświetlany w oknie dialogowym "Nowe alerty mailowe", kliknij link "konkretna wiadomość" w polu "Krok 2".
W oknie dialogowym "Powiadomienie o alarmie" wpisz wiadomość, którą chcesz wyświetlić w oknie dialogowym "Ostrzeżenia o nowych wiadomościach" i kliknij "OK".
Jeśli chcesz dodać lub usunąć wyjątki, kliknij "Dalej", aby uzyskać dostęp do listy wyjątków i wprowadzić zmiany. Aby zmienić nazwę reguły lub zmienić inne opcje na ostatnim ekranie "Kreatora reguł", ponownie kliknij "Dalej" na ekranie wyjątków. Nie chcę niczego zmieniać, więc klikam "Zakończ" na ekranie akcji, aby zaakceptować moje zmiany i zamknąć "Kreator reguł".
Powracasz do okna dialogowego "Reguły i alerty". Kliknij "OK", aby zamknąć. Aby natychmiast uruchomić regułę, kliknij "Uruchom reguły teraz" u góry zakładki "Reguły e-mail".
W oknie dialogowym "Uruchom reguły teraz" w polu "Wybierz reguły do uruchomienia" zaznacz pole wyboru reguły, którą chcesz uruchomić i kliknij "Uruchom teraz".
UWAGA: Po uruchomieniu reguły okno dialogowe "Uruchom reguły teraz" nie zamyka się automatycznie. Musisz kliknąć "Zamknij", aby je zamknąć. Okno dialogowe "Reguły i alarmy" również nie zamyka się automatycznie, więc kliknij "OK", aby je zamknąć.
Zostanie wyświetlone okno dialogowe "Ostrzeżenia o nowych wiadomościach" z niestandardową wiadomością u góry.
Funkcja reguł w programie Outlook zapewnia wiele opcji automatycznej obsługi wiadomości e-mail. Możesz mieć określone wiadomości przenoszone do określonych folderów, wykonywać akcje na wiadomościach e-mail z pewnym tekstem w temacie wiadomości, a nawet automatycznie usuwać wiadomości na podstawie określonych warunków. Reguły Outlooka mogą początkowo wydawać się przytłaczające ze względu na wszystkie dostępne opcje. Jeśli jednak wiesz, jak chcesz zarządzać określonymi wiadomościami e-mail, tworzenie własnych reguł i zarządzanie nimi nie jest trudne.
