Jak szybko wstawiać bloki tekstu w Microsoft Word z Autotekstem

Wszyscy mamy kilka dużych fragmentów tekstu, które musimy napisać regularnie - na przykład Twój adres, długie imiona lub frazy, a nawet tabele i obrazy, których często używasz. Funkcja Autotekstu w programie Word pozwala przechowywać te fragmenty tekstu i szybko wstawiać je za pomocą kilku naciśnięć klawiszy, dzięki czemu można tracić mniej czasu na pisanie.

Funkcja Autotekstu była częścią pakietu Office przez długi czas, ale jest teraz częścią Szybkich części, która została dodana do pakietu Office 2007. Oprócz wpisów Autotekstu funkcja Szybkie części umożliwia wstawianie właściwości dokumentu (takich jak tytuł i autor ) i pola (takie jak daty i numery stron). Szybkie części i wpisy Autotekstu są również znane jako "Bloki konstrukcyjne", a program Word zawiera wiele predefiniowanych bloków konstrukcyjnych. Możesz również dodać dowolną liczbę niestandardowych bloków konstrukcyjnych, jak chcesz.

UWAGA: Wcześniej pisaliśmy o tym, jak odwoływać się do tekstu z innych dokumentów w programie Word, aby można było wstawiać materiały do ​​ponownego użycia do innych dokumentów, które będą automatycznie aktualizowane. Sztuczka omawiana w tym artykule jest podobna do używania wpisu Autotekstu. Jednak po wstawieniu zawartości za pomocą wpisu Autotekstu zawartość ta NIE zostanie automatycznie zaktualizowana po zmianie wpisu Autotekstu.

Istnieje inne oprogramowanie, takie jak bezpłatny PhraseExpress dla Windows, który wykonuje podobne zadanie w całym systemie. To świetnie, ponieważ działa w każdej aplikacji, nie tylko w programie Word, ale AutoText ma kilka zalet - ma więcej opcji formatowania (w szczególności tych specyficznych dla programu Word) niż PhraseExpress i jest dostępny wszędzie tam, gdzie jest Word. Tak więc, jeśli na przykład nie masz uprawnień do instalowania programów innych firm na swoim komputerze służbowym, nadal możesz korzystać z Autotekstu.

Możesz przechowywać wpisy Autotekstu tylko w szablonach, a nie w samych dokumentach. Domyślnie nowe wpisy Autotekstu są przechowywane w szablonie Normal.dotm. Ogranicza to dostępność wpisów Autotekstu tylko do urządzenia, chyba że udostępnisz szablon Normal.dotm na innych komputerach. Możesz dodawać wpisy Autotekstu do szablonów niestandardowych, ale są z tym ograniczenia, które omówimy w dalszej części tego artykułu.

Jak utworzyć nowy wpis autotekstu

Aby rozpocząć, utwórz nowy dokument Word i wprowadź treść (tekst, obrazy, tabele itp.), Którą chcesz dodać jako wpis Autotekstu. Następnie zaznacz zawartość i kliknij kartę "Wstaw".

Jeśli chcesz, aby tekst wpisu Autotekstu był zapisywany wraz z formatowaniem akapitu dla wszystkich akapitów we wpisie, w tym ostatnim akapicie, upewnij się, że zaznaczenie zawiera znacznik akapitu na końcu ostatniego akapitu. Znacznik akapitu przechowuje formatowanie akapitu. Jeśli nie zaznaczysz znacznika akapitu na końcu akapitu, akapit ten przyjmuje styl akapitu otaczającego tekstu podczas wstawiania go. Jeśli nie widzisz znaku akapitu na końcu każdego akapitu, możesz wyświetlić je w opcjach. Dowolne formatowanie znaków zastosowane do treści Autotekstu jest automatycznie zapisywane w pozycji Autotekstu.

W sekcji "Tekst" kliknij przycisk "Przeglądaj szybkie części" i przesuń wskaźnik myszy nad "Autotekst" w menu rozwijanym. Następnie wybierz "Zapisz wybór do galerii AutoText" z podmenu.

UWAGA: Możesz zauważyć opcję "Zapisz wybór do galerii części" dostępny bezpośrednio w menu "Szybkie części". Ta opcja dodaje wybrany tekst jako pozycję "Szybkie części", a nie jako "Autotekst". Pozycje "Szybkie części" i "Autotekst" są elementami składowymi. Możesz dodać wpis w ten sposób, ale omówimy dodanie go jako wpisu Autotekstu.

Wyświetlone zostanie okno dialogowe "Utwórz nowy blok konstrukcyjny". Wprowadź nazwę wpisu Autotekstu w polu edycji "Nazwa".

Zalecamy, aby nazwy wpisów Autotekstu były wystarczająco różne, więc wystarczy wpisać kilka znaków nazwy, aby wstawić każdy wpis do dokumentu. Jeśli wiele wpisów Autotekstu ma bardzo podobne nazwy, musisz wpisać wystarczająco dużo nazwy, aby Word wiedział, który wpis chcesz wstawić.

Możesz także zmienić kategorię dla tego wpisu. Lista rozwijana "Kategoria" zawiera opcję "Utwórz nową kategorię", która umożliwia dodanie tego wpisu Autotekstu do kategorii niestandardowej. Możesz także zmienić "Galeria", w której tworzony jest wpis.

Lista rozwijana "Opcje" pozwala określić, w jaki sposób wpis zostanie wstawiony do dokumentu. Jeśli wstawiasz niewielki fragment tekstu, na przykład nazwę firmy, wybierz "Wstaw treść tylko", która wstawia treść wpisu bezpośrednio przy kursorze. Możesz także wstawić treść jako własny akapit lub na własnej stronie (idealna do tworzenia standardowych stron tytułowych).

Zaakceptuj domyślne ustawienie listy rozwijanej "Zapisz w". Spowoduje to zapisanie wpisu Autotekstu w szablonie Normalny.

Po skonfigurowaniu nowego wpisu Autotekstu kliknij "OK".

Po zamknięciu ostatniego otwartego dokumentu programu Word może zostać wyświetlone następujące okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz zapisać zmiany wprowadzone do szablonu Normal.dotm, jeśli została włączona opcja monitowania o zapisanie szablonu Normalny. Aby zapisać wpis Autotekstu w szablonie "Normal.dotm", kliknij "Zapisz".

Jak wstawić wpis autotekstu do dokumentu

Teraz, gdy utworzyliśmy nowy wpis Autotekstu, wstawmy go do dokumentu. Utwórz nowy dokument Word lub otwórz istniejący. Ponownie kliknij kartę "Wstaw" i przesuń wskaźnik myszy nad "Autotekst" w menu rozwijanym. Zauważysz, że dodany wpis Autotekstu jest dostępny bezpośrednio w podmenu "Autotekst". Wybierz, aby wstawić zawartość do tego wpisu.

Możesz także wstawić wpis Autotekstu po prostu wpisując nazwę wpisu Autotekstu. Małe wyskakujące okienko wyświetla nazwę pasującego wpisu Autotekstu i instrukcje nakazujące naciśnięcie "Enter", aby wstawić. Naciśnij "Enter", aby wstawić cały wpis AutoText do dokumentu. Możesz również nacisnąć "F3".

Zawartość wpisu AutoText jest wstawiana wraz z oryginalnymi podziałami linii i formatowaniem.

Aby ułatwić wstawianie wpisów Autotekstu, możesz dodać przycisk "Autotekst" do paska narzędzi szybkiego dostępu.

Jak włączyć "Wyświetlaj sugestie autouzupełniania"

Jeśli nie widzisz podpowiedzi autouzupełniania podczas wpisywania nazwy wpisu Autotekstu, być może trzeba włączyć opcję "Wyświetlaj sugestie autouzupełniania".

Aby włączyć "Pokaż sugestie autouzupełniania", otwórz istniejący dokument Word lub utwórz nowy i kliknij kartę "Plik".

Na ekranie backstage kliknij "Opcje" na liście opcji po lewej stronie.

Kliknij "Zaawansowane" na liście elementów po lewej stronie okna dialogowego "Opcje programu Word".

W sekcji "Opcje edycji" kliknij pole wyboru "Pokaż sugestie autouzupełniania", aby w polu było zaznaczenie.

Teraz będziesz mógł nacisnąć "Enter" po wpisaniu części nazwy wpisu Autotekstu, aby go wstawić.

Jak edytować zawartość istniejącego wpisu autotekstu

Załóżmy, że przeprowadziłeś się do nowego domu i musisz zmienić swój adres we wpisie Autotekstu. To łatwe. Po prostu wpisuj wpis w nowym dokumencie Word, wybierz go, a następnie przejdź do podmenu "Autotekst", tak jak to omówiliśmy wcześniej. Wybierz opcję "Zapisz wybór do galerii autotekstu" w podmenu poniżej istniejących wpisów Autotekstu.

Wprowadź tę samą nazwę, co istniejący wpis Autotekstu w polu edycji "Nazwa" i kliknij "OK".

Wyświetlone zostanie okno dialogowe z potwierdzeniem. Kliknij "Tak", aby zastąpić poprzedni wpis Autotekstu nowym.

Teraz możesz wstawić zaktualizowany wpis Autotekstu do dowolnego nowego lub istniejącego dokumentu programu Word, tak jak przedtem.

UWAGA: Pamiętaj, że zmiana wpisu Autotekstu NIE zmienia zawartości tego wpisu w istniejących dokumentach, w których już został wstawiony. Zmieniona zawartość wpisu Autotekstu jest używana tylko przy wstawianiu wpisu w dowolnym momencie po jego zmianie.

Jak edytować właściwości istniejącego wpisu autotekstu

Oprócz edytowania zawartości wpisu Autotekstu można również zmienić właściwości pozycji, takie jak szablon, w którym jest przechowywany, kategorię itd..

Aby to zrobić, utwórz nowy dokument Word lub otwórz istniejący. Kliknij kartę "Wstaw", a następnie kliknij przycisk "Przeglądaj szybkie części" w sekcji "Tekst". Wybierz "Building Blocks Organizer" z rozwijanego menu.

Wyświetlone zostanie okno dialogowe "Building Blocks Organizer". Zostanie wyświetlona lista wszystkich "bloków konstrukcyjnych", pokazująca "Nazwę" każdego z nich oraz "Galeria", "Kategoria" i "Szablon", w których się znajdują. Są one wymienione w porządku alfabetycznym według "Galerii". Nasz nowy wpis "Adres" znajduje się na górze listy, ponieważ znajduje się w galerii "Autotekst". Kliknij wpis, aby go wybrać. Podgląd pozycji zostanie wyświetlony po prawej stronie okna dialogowego.

Po wybraniu pozycji "Adres", kliknij "Edytuj właściwości" pod listą "Bloki budowlane".

To samo okno dialogowe jest wyświetlane, gdy utworzono wpis Autotekstu; jednak teraz nazywa się "Modyfikuj blok konstrukcyjny". Zamierzamy zmienić "Opcję" na "Wstaw zawartość do jej własnego akapitu, więc adres jest zawsze wstawiany zaczynając od oddzielnej linii, nawet jeśli kursor znajduje się na końcu innej linii. Po wprowadzeniu zmiany kliknij "OK".

Okno dialogowe potwierdzenia zostanie wyświetlone ponownie, potwierdzając, że chcesz zastąpić wpis Autotekstu zmienionym. Kliknij "Tak".

Jak usunąć wpis autotekstu

Jeśli odkryjesz, że nie potrzebujesz już wpisu Autotekstu, możesz go usunąć z kolekcji bloków. Aby usunąć wpis Autotekstu, otwórz okno dialogowe "Building Blocks Organizer" zgodnie z opisem w ostatniej sekcji. Wybierz wpis Autotekstu, który chcesz usunąć, i kliknij "Usuń" pod listą "Bloki konstrukcyjne".

Pojawi się okno dialogowe z potwierdzeniem z pytaniem, czy na pewno chcesz usunąć wybrany blok konstrukcyjny, w tym przypadku wpis AutoText. Kliknij "Tak", aby usunąć wpis. Powrócisz do okna dialogowego "Building Blocks Organizer". Kliknij "Zamknij", aby zamknąć i powrócić do dokumentu.

AutoText wydaje się mieć dziwactwo podczas używania niestandardowego szablonu. Testowaliśmy dodawanie wpisów Autotekstu do niestandardowego szablonu, ale kiedy stworzyliśmy nowy dokument oparty na tym szablonie, wpis Autotekstu nie był dostępny. Kiedy jednak utworzyliśmy nowy dokument oparty na szablonie Normalnym, a następnie do niego dołączono niestandardowy szablon, dostępny był wpis Autotekstu. Tak więc, jeśli chcesz zapisać wpisy Autotekstu we własnym niestandardowym szablonie, pamiętaj o dołączeniu szablonu do dokumentów po ich utworzeniu, bo inaczej wpisy Autotekstu nie będą dostępne. Jeśli znajdziesz coś innego, daj nam znać w komentarzach.

Starsze wersje programu Word (2003 i wcześniejsze) umożliwiają kopiowanie wpisów Autotekstu z jednego szablonu do drugiego. Jednak od wersji Word 2007 ta funkcja została usunięta.