Jak nagrywać makra i automatyzować męczące zadania w programie Microsoft Word

Makra to podstawowe elementy programowania, które umożliwiają naciśnięcie szybkiego przycisku lub skrótu klawiaturowego w celu uruchomienia wcześniej nagranej akcji. Oto, jak zrobić proste w programie Word.

Co to jest makro?

Makro to po prostu nagranie z serii naciśnięć przycisków, kliknięć i pisania. Gdy nagrywasz makro, po prostu wciskamy rekord, wykonujemy kroki, które chcemy zautomatyzować, zatrzymujemy nagrywanie, pozwolimy programowi Word tworzyć programowanie, a następnie przypisujemy makro do przycisku lub skrótu klawiaturowego. Gdy chcesz wykonać tę serię działań w przyszłości, po prostu aktywuj makro.

Możesz używać makr do różnych rzeczy. Szczerze mówiąc, możliwości są prawie nieograniczone. Można na przykład skonfigurować makro, które tworzy nową stopkę z informacjami o firmie, formatuje tekst według własnych preferencji, a nawet wstawia numery stron. Dlaczego więc nie zrobić tego za pomocą szablonu z tekstem standardowym? Cóż, możesz. Ale co się dzieje, gdy masz istniejący dokument, do którego chcesz dodać te rzeczy?

Można również utworzyć makra, aby wstawić już sformatowane tabele o określonym rozmiarze, wyszukać określony styl akapitu lub po prostu wstawić jakiś tekst.

Zamierzamy użyć bardzo prostego przykładu wstawienia tekstu, który poprowadzi cię przez proces zapisywania makra. Ale użyj swojej wyobraźni i eksperymentuj. Będziesz zaskoczony, jak wiele możesz z nimi zrobić.

Jak nagrać makro

Najpierw utwórz nowy pusty dokument Word do pracy. Możesz zapisać swoje makra w ogólnosystemowej bazie danych, więc nie musisz tworzyć nowych dla każdego dokumentu, nad którym pracujesz. W pustym dokumencie przejdź do karty "Widok" na Wstążce, kliknij menu rozwijane "Makra", a następnie kliknij polecenie "Nagraj makro".

Następnie podaj makropoleceniu odpowiednią nazwę i wpisz krótki opis. To ważny krok, szczególnie jeśli planujesz zrobić wiele makr. Dla naszego przykładu zamierzamy stworzyć rodzaj żartobliwego wstawienia tekstu, który wpisuje nazwę: "Lwaxana Troi, córka Piątego Domu, posiadacz świętego kielicha Rixx, spadkobierczyni Świętych Pierścieni Betazed" - coś, co my nie chciałbym pisać w kółko, gdyby był to nasz pełny tytuł.

Wybierz, czy chcesz przypisać makro do przycisku lub skrótu klawiaturowego. I na koniec wybierz miejsce przechowywania makra. Domyślnie jest przechowywany w głównym szablonie Worda (plik o nazwie Normal.dotm), aby można go było używać we wszystkich dokumentach. Ale możesz także zapisać go tylko w bieżącym dokumencie, jeśli chcesz. Kliknij przycisk "OK", kiedy skończysz.

Ze względu na tego wyjaśniającego pokażemy proces tworzenia zarówno przycisku, jak i klawiatury. Pamiętaj, że zawsze możesz kliknąć przycisk menu "Makra" i edytować te ustawienia później, jeśli chcesz je zmienić.

Jeśli wybierzesz opcję "Przycisk", pojawi się ekran, w którym możesz wybrać miejsce, w którym chcesz zapisać nowy przycisk. Domyślnie umieszcza się go na pasku narzędzi szybkiego dostępu. Kliknij nazwę makra w lewej kolumnie, a następnie kliknij przycisk "Dodaj", aby dodać makro do listy przycisków paska narzędzi pokazanych po prawej stronie. Kiedy skończysz, kliknij przycisk "OK".

Jeśli przypisujesz swoje makro do skrótu klawiaturowego, zobaczysz poniższy ekran. Upewnij się, że nazwa makra jest zaznaczona w panelu "Polecenia", kliknij wewnątrz pola "Naciśnij nowy klawisz skrótu", a następnie naciśnij kombinację klawiszy, której chcesz użyć. Możesz wybrać prawie dowolną kombinację Ctrl, Alt, Shift i dowolnego innego klucza głównego, ale pamiętaj, że będziesz potrzebować takiego, który nie jest jeszcze przypisany do skrótu Word lub Windows / macOS.

Dla naszego makabrycznego makra Star Trek będziemy trzymać Ctrl, a następnie naciśnij L, puścić L i następnie naciśnij klawisz T-all bez zwolnienia klawisza Ctrl. Wynikowy skrót jest wyrażany jako "Ctrl + L, T". Wieloliterowe rozwinięcie jest sposobem na uniknięcie konfliktów ze zwykłymi domyślnymi skrótami. Po zakończeniu kliknij przycisk "Przypisz", a następnie kliknij przycisk "Zamknij".

Teraz jesteś ponownie umieszczony w głównym interfejsie programu Word. Program jest w trybie nagrywania, więc wykonaj dowolne czynności. Możesz klikać przyciski, otwierać menu, wstawiać obiekty - ty je nazywać. Program Word obserwuje i rejestruje wszystko, co robisz jako makro. I nie martw się o poświęcanie czasu. Program Word nie powiela tych działań z prędkością, z jaką je wykonujesz. Zamiast tego podejmuje rzeczywiste działania, które wykonujesz, i tworzy skrypt, aby je uruchomić.

Dla naszego przykładu powtarzamy raczej nasze nerdy imię i tytuł:

Podczas tworzenia makra możesz kliknąć przycisk "Wstrzymaj nagrywanie", jeśli chcesz coś zmienić lub zrobić kilka szybkich notatek. Kliknij przycisk "Wznów nagrywarkę", aby kontynuować pracę nad makrem.

Gdy skończysz, otwórz ponownie menu rozwijane "Makra", a następnie kliknij polecenie "Zatrzymaj nagrywanie".

to jest to! Program Word tworzy makro z nagrania i zapisuje je jako skrót klawiszowy lub klawiszowy (cokolwiek zdecydujesz).

Aby uruchomić makro, kliknij przypisany przycisk lub naciśnij zdefiniowany skrót klawiaturowy. Jeśli wybierzesz opcję przycisku, zobaczysz przycisk makra na pasku narzędzi szybkiego dostępu u góry okna.

Oczywiście, jest to bardzo prosty przykład, który wam daliśmy. Możesz użyć programu Word do stworzenia całkiem wyrafinowanych makr. Zaawansowani użytkownicy mogą nawet ręcznie programować własne (lub ręcznie modyfikować zarejestrowane makra). Ale ten przewodnik powinien przynajmniej zacząć tworzyć kilka podstawowych makr.

Image credit: Mopic / Shutterstock