Jak zmniejszyć rozmiar dokumentów Microsoft Office, które zawierają obrazy

Nawet w czasach szybkich połączeń internetowych, ogromnych dysków twardych i dużej ilości wolnego miejsca w chmurze, rozmiar pliku ma czasami znaczenie. Możesz mieć ograniczenia co do rozmiaru plików, które możesz wysyłać lub odbierać pocztą e-mail, albo możesz mieć mało miejsca na dysku. Niezależnie od przyczyny, jeśli masz dokumenty Office, które zawierają obrazy, możesz znacznie zmniejszyć rozmiar tych plików.

Office działa już za kulisami, aby zmniejszyć rozmiary plików. Nowszy typ pliku DOCX zasadniczo działa jako plik ZIP, kompresując zawartość pliku. Obrazy i tekst, które pojawiają się więcej niż jeden raz w dokumencie, są przechowywane tylko raz w rzeczywistym pliku. Tak więc, przynajmniej w nowszych wersjach aplikacji Office, okazuje się, że duże rozmiary plików są zazwyczaj wynikiem dużej liczby różnych zdjęć w dokumentach.

Dobrą wiadomością jest to, że aplikacje Office oferują także kilka przydatnych narzędzi do utrzymywania rozmiarów zdjęć pod kontrolą. W tym artykule używamy pakietu Office 2016 (dokładniej Word 2016) jako naszego przykładu. Ale znajdziesz te same narzędzia, które omawiamy w innych aplikacjach Office, takich jak Excel i PowerPoint, a także w poprzednich wersjach pakietu Office co najmniej Office 2010.

Kompresuj obrazy w swoim dokumencie Office

Pierwszym krokiem, który należy podjąć, aby zmniejszyć rozmiar pliku dokumentu ze zdjęciami, jest skompresowanie tych obrazów. Każda aplikacja Office oferuje przydatne narzędzie do robienia tego. Używamy tutaj Worda (i o tym będziemy mówić w poniższych krokach), ale funkcje znajdziesz w tym samym miejscu w innych aplikacjach Office.

W dokumencie kliknij dowolne zdjęcie, aby je wybrać. Kliknij menu Format, które pojawi się na pasku narzędzi Office po wybraniu obrazu.

W menu Format kliknij przycisk Kompresuj obrazy.

W oknie Kompresuj obrazy kliknij "Zastosuj tylko do tego obrazu", jeśli chcesz skompresować tylko wybrane zdjęcie. Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, twoje działania będą miały zastosowanie do wszystkich zdjęć w dokumencie. Wybierz "Usuń przycięte obszary zdjęć", jeśli masz przycięte zdjęcia w dokumencie i chcesz usunąć obszary, które zostały przycięte. Pamiętaj, że jeśli wybierzesz tę opcję, nie będzie można cofnąć późniejszego przycinania, chyba że ponownie włożysz oryginalne zdjęcie. Możesz także wybrać rozdzielczość kompresji zdjęć. Wybierz najniższą rozdzielczość, która pokryje Twoje potrzeby. Po zakończeniu kliknij OK.

W zależności od liczby zdjęć w dokumencie program Word może zająć kilka chwil, aby skompresować je wszystkie. Po zakończeniu zapisz dokument i sprawdź nowy rozmiar pliku. Jeśli nie masz pewności, czy chcesz zachować zmiany, zawsze możesz zapisać dokument jako nowy plik, a następnie porównać rozmiary plików z oryginalną wersją.

Usuń edycję informacji ze zdjęć

Aplikacje biurowe oferują wbudowane wszystkie rodzaje doskonałych narzędzi do edycji obrazu. Po ich użyciu program Word zachowuje oryginalne zdjęcie i śledzi wprowadzone zmiany, dzięki czemu można je cofnąć lub przywrócić oryginalne zdjęcie, jeśli zajdzie taka potrzeba. . Jeśli jesteś zadowolony ze sposobu formatowania obrazów, wszystkie zapisane informacje dotyczące edycji zwiększają tylko rozmiar pliku. Jeśli kompresja obrazów w dokumencie nie spowodowała wystarczająco dużego rozmiaru pliku, możesz również usunąć zapisane informacje o formatowaniu. Ponownie możesz chcieć zapisać dokument jako nowy plik przed rozpoczęciem, aby w razie potrzeby móc powrócić do oryginału.

Po otwarciu dokumentu kliknij menu Plik.

W menu Plik kliknij polecenie Opcje.

W oknie Opcje wyrazów, po zaznaczeniu po lewej stronie kliknij Zaawansowane.

W oknie Advanced Word Options przewiń w dół do sekcji "Image Size and Quality" po prawej stronie. Wybierz opcję "Odrzuć dane edycji", aby program Word odrzucił informacje o formatowaniu podczas zapisywania pliku. Inne opcje w tej sekcji pozwalają zabezpieczyć dokument przed kompresją obrazów i wybrać domyślną rozdzielczość dla kompresji obrazów (chociaż zawsze można wybrać nową rozdzielczość podczas kompresji).

Kiedy to zrobisz, zapisz plik (lub zapisz jako nowy plik), a następnie sprawdź nowy rozmiar pliku. Prawdopodobnie trochę się pogorszy.

W naszym przykładzie zrobiliśmy plik Word ("File 1.docx" na poniższym obrazie), który zawiera około 20 obrazów o dobrej jakości i waży prawie 48 MB. Wiele z tych obrazów zostało przyciętych, niektóre zmieniono, a kilka edytowano w inny sposób. Po skompresowaniu obrazów i usunięciu zapisanych informacji o formatowaniu nowy plik ("Plik 2 (skompresowany) .docx" na poniższym obrazie) ma teraz niewiele poniżej 35 MB, co oznacza zmniejszenie rozmiaru pliku o około 27%. Aby zilustrować wbudowaną kompresję w formacie DOCX, spakowaliśmy również ten plik. Jak widać, różnica w rozmiarach między rozpakowanymi i rozpakowanymi plikami jest znikoma.

I to wszystko! Obrazy są duże i mogą szybko zwiększyć rozmiar dokumentów pakietu Office. Ale dzięki wbudowanym narzędziom kompresji w aplikacjach pakietu Office i usuwaniu starych informacji o edycji można znacznie zmniejszyć rozmiar dokumentów pakietu Office zawierających obrazy bez większego wysiłku.