Jak ograniczyć wprowadzanie danych w programie Excel za pomocą sprawdzania poprawności danych
Jeśli korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych programu Excel do zbierania danych od innych osób, ale okazuje się, że często wypełniają one dokładnie zaplanowane komórki nieprawidłowym rodzajem informacji, weryfikacja danych może pomóc.
To narzędzie pozwala ograniczyć określone komórki, aby zezwalać tylko na poprawnie sformatowane dane. Jeśli ktoś wprowadzi coś, co nie powinno tam być - na przykład "lunch na lotnisku" zamiast "15,68 USD" na raporcie wydatków - program Excel odrzuca dane wejściowe, dopóki nie uzyska poprawności. Pomyśl o tym, jako o pasywno-agresywnym sposobie upewniania się, że ludzie nie marnują twojego czasu.
Jako przykład, oto podstawowy arkusz raportu z kosztu wydatków dla How-To Geek. Powiedzmy, że chcemy się upewnić, że ludzie wprowadzają tylko wartości liczbowe sformatowane jako waluty (tj. Pewne cyfry, po których następuje kropka dziesiętna, a następnie dwie kolejne cyfry) w niektórych komórkach.
Najpierw zaznacz wszystkie komórki, które chcesz ograniczyć.
Przełącz na kartę "Dane" na Wstążce, a następnie kliknij przycisk "Sprawdzanie danych". Jeśli twoje okno nie jest w pełnym rozmiarze i nie widzisz etykiet, jest to ikona z dwoma poziomymi polami, zielonym znacznikiem wyboru i czerwonym przekreślonym kołem.
W oknie Sprawdzanie danych na karcie "Ustawienia" kliknij menu rozwijane "Zezwalaj". W tym miejscu można ustawić określony typ danych wejściowych, aby zezwolić na wybrane komórki. W naszym raporcie wydatków będziemy nalegać, aby użytkownicy wstawili liczbę z dwoma wartościami dziesiętnymi, więc wybieramy opcję "Dziesiętny". Możesz także wybrać inne kryteria, na przykład upewniając się, że komórka zawiera tekst, godzinę lub datę, tekst o określonej długości lub nawet własną niestandardową weryfikację.
Niezależnie od rodzaju danych wybranych na liście "Zezwól" zmienia się dostępne opcje w pozostałej części karty "Ustawienia". Ponieważ chcemy wartości liczbowej odpowiadającej walucie, ustawiamy menu "Dane" na wartość "pomiędzy". Następnie konfigurujemy minimalną wartość 0.00 i maksymalną wartość 10000,00, co jest wystarczającą ilością do pokrycia naszych potrzeb.
Aby przetestować to, kliknij "OK", aby zastosować ustawienia sprawdzania poprawności, a następnie spróbuj wpisać niewłaściwą wartość. Na przykład, jeśli wpiszemy "naleśniki" dla wartości Śniadanie zamiast kosztu posiłku, otrzymamy komunikat o błędzie.
Mimo że ogranicza to wprowadzanie tylko właściwych typów danych, nie daje im żadnej informacji zwrotnej na temat tego, jaki rodzaj danych jest wymagany. Więc, ustawmy to również.
Wróć do okna Sprawdzanie danych (Dane> Sprawdzanie poprawności danych na Wstążce). Masz tu dwie opcje (i możesz użyć ich obu, jeśli chcesz). Możesz użyć zakładki "Wpisz wiadomość", aby wyskakująca wskazówka narzędzia pokazywała ludziom żądany typ danych za każdym razem, gdy wybierze komórkę, dla której włączono sprawdzanie poprawności danych. Możesz także użyć karty "Ostrzeżenie o błędzie", aby dostosować błąd, który widzą, gdy wprowadzają niewłaściwy typ danych.
Przejdźmy najpierw do zakładki "Input Message". Upewnij się, że opcja "Pokaż komunikat wejściowy po wybraniu komórki" jest włączona. Następnie podaj etykietę wejściową tytuł i tekst. Jak widać poniżej, kliknięcie w jedną z komórek powoduje wyświetlenie komunikatu informującego ludzi o oczekiwaniach.
Na karcie "Ostrzeżenie o błędzie" możesz dostosować komunikat o błędzie, który widzą ludzie, gdy wprowadzają niewłaściwy typ danych. Upewnij się, że opcja "Pokaż komunikat o błędzie po wprowadzeniu nieprawidłowych danych" jest włączona. Wybierz styl komunikatu o błędzie z menu rozwijanego "Styl". Możesz przejść z zatrzymaniem (czerwone kółko z X), ostrzeżeniem (żółty trójkąt z wykrzyknikiem) lub informacją (niebieskie kółko z małą literą "i"), w zależności od tego, jak mocno chcesz, aby wiadomość trafiła.
Wpisz tytuł wiadomości, tekst wiadomości, a następnie naciśnij "OK", aby zakończyć.
Teraz, jeśli ktoś próbuje wprowadzić nieprawidłowe dane, ten komunikat o błędzie jest trochę bardziej pomocny (lub sarkastyczny, jeśli wolisz).
To trochę więcej czynności związanych z wprowadzaniem danych, ale może zaoszczędzić sporo czasu, jeśli użyjesz arkuszy kalkulacyjnych do gromadzenia danych od innych osób. Przydaje się nawet do zapobiegania własnym błędom. Jest to podwójnie prawdą, jeśli masz skonfigurowane formuły lub jakiekolwiek zadania automatyzacji, które opierają się na tych danych.
