Jak ustawić datę wygaśnięcia podczas udostępniania plików na Dysku Google

Udostępnianie pliku z Dysku Google to świetny sposób, aby umożliwić klientom i kontrahentom dostęp do dokumentów bez konieczności ich pobierania. Jeśli chcesz, aby ludzie mieli tymczasowy dostęp do plików, możesz ustawić automatyczną datę wygaśnięcia, gdy je udostępnisz. Oto jak.

Uwaga: Aby użyć tej funkcji jako właściciel dokumentu, musisz mieć opłacone konto G Suite. Osoby, którym udostępniasz dokument, robią nie potrzebujesz płatnego konta do przeglądania dokumentów.

Jak ustawić datę wygaśnięcia w plikach na Dysku Google

Uruchom Dysk Google połączony z kontem G Suite, kliknij prawym przyciskiem myszy plik, który chcesz udostępnić, a następnie kliknij "Udostępnij" w menu kontekstowym.

Dodaj adresy e-mail wszystkich osób, którym chcesz udostępnić plik, a następnie kliknij przycisk "Wyślij". Jeśli wyślesz zaproszenie na konto Gmail, osoby te zostaną automatycznie dodane do listy osób, które mogą uzyskać dostęp do pliku. Jeśli wyślesz na inny typ adresu, każda osoba otrzyma wiadomość e-mail z linkiem, który kieruje do pliku.

Teraz kliknij plik prawym przyciskiem myszy i ponownie kliknij polecenie "Udostępnij".

Tym razem przy otwartych opcjach udostępniania kliknij link "Zaawansowane".

Obok informacji kontaktowych każdej osoby pojawi się ikona zegara. Kliknij, aby ustawić datę wygaśnięcia.

Stąd kliknij menu "Dostęp do wygasa", aby wybrać 7 dni, 30 dni lub ustawić niestandardową datę wygaśnięcia.

Wybranie opcji "Data niestandardowa" otwiera kalendarz, w którym można wybrać dokładniejszą datę.

Jeśli chcesz ustawić datę wygaśnięcia dla kogokolwiek innego, kliknij zegar obok ich nazwy. Musisz ustawić datę wygaśnięcia dla każdej osoby.

Na koniec kliknij "Zapisz zmiany", aby sfinalizować zmiany wprowadzone przez wszystkich użytkowników.

Jest jedno zastrzeżenie, o którym powinieneś wiedzieć. Domyślnie osoby, którym je udostępniasz, mogą pobrać, wydrukować lub skopiować plik, a jeśli to zrobią, będą miały dostęp do tych kopii po każdej ustawionej dacie wygaśnięcia. Możesz ustawić ich uprawnienia tylko do wyświetlania, a następnie włączyć opcję "Wyłącz opcje pobierania, drukowania i kopiowania dla komentujących i przeglądających", aby temu zapobiec, ale osoby te nie będą mogły edytować dokumentu.

Jeśli jednak masz osoby, które potrzebują tymczasowego dostępu do przeglądania lub komentowania dokumentu, ta funkcja działa doskonale.