Jak udostępnić swój kalendarz programu Outlook
Udostępnianie kalendarza Outlooka jest łatwe, ale jak to zrobisz, ważne jest, jeśli nie chcesz, aby osoby, którym je udostępniasz, próbowały uzyskać do niego dostęp. Spójrzmy, jak udostępnić kalendarz programu Outlook, niezależnie od tego, czy odbiorca jest w tej samej organizacji, co Ty.
Niezależnie od tego, czy udostępniasz swój kalendarz programu Outlook osobie wewnątrz organizacji (czyli osobom z tą samą domeną e-mail jak Ty) poza organizacją, proces udostępniania jest podobny. Jednak sposób, w jaki adresat uzyskuje dostęp do udostępnionego kalendarza, jest nieco inny, szczególnie jeśli osoba spoza organizacji nie korzysta z programu Outlook. Wciąż jest to dość proste i omówimy, jak to działa, aby wskazać tutaj osoby, które mają problemy z dostępem do udostępnionego kalendarza.
Udostępnianie kalendarza z kolegą
Jeśli chcesz udostępnić kalendarz osobie pracującej dla tej samej organizacji, proces ten jest dość prosty. Otwórz kalendarz w programie Outlook, a następnie kliknij opcję Strona główna> Udostępnij kalendarz> Kalendarz.
Jeśli używasz Outlooka dla więcej niż jednego konta, upewnij się, że wybierasz kalendarz konta, które chcesz udostępnić.
Okno "Właściwości kalendarza" zostanie otwarte na karcie "Uprawnienia", pokazujące, kto ma aktualnie dostęp do Twojego kalendarza. Domyślnie Outlook jest tak skonfigurowany, aby każdy w Twojej organizacji mógł zobaczyć, kiedy jesteś zajęty, ale nic więcej. Twoi informatycy mogli to zmienić na kilka różnych sposobów, więc skupimy się na udostępnianiu Twojego kalendarza osobie w Twojej organizacji.
Aby udostępnić swój kalendarz komuś, kliknij przycisk "Dodaj".
Spowoduje to otwarcie książki adresowej i domyślnie wyświetli osoby w organizacji. Dodaj osobę, której chcesz udostępnić kalendarz, a następnie kliknij "OK".
Wybrana osoba pojawi się w oknie uprawnień. Domyślnie mają poziom uprawnień "Można wyświetlić wszystkie szczegóły", które możesz zmienić, jeśli chcesz.
Kiedy skończysz, kliknij "OK", aby udostępnić swój kalendarz.
Aby wyświetlić kalendarz, który ktoś Ci udostępnił, kliknij Strona główna> Dodaj kalendarz> Otwórz udostępniony kalendarz.
W otwartym oknie wpisz nazwisko osoby, która udostępniła Ci kalendarz, a następnie kliknij OK.
Kalendarz będzie teraz wyświetlany, aby wyświetlić go na liście "Udostępnione kalendarze" po lewej stronie.
Udostępnianie kalendarza komuś z zewnątrz
Jeśli chcesz udostępnić kalendarz osobie pracującej poza organizacją, proces jest bardzo podobny. Otwórz kalendarz w programie Outlook, a następnie kliknij opcję Strona główna> Udostępnij kalendarz> Kalendarz.
Jeśli używasz Outlooka dla więcej niż jednego konta, upewnij się, że wybierasz kalendarz konta, które chcesz udostępnić.
Okno "Właściwości kalendarza" zostanie otwarte na karcie "Uprawnienia", pokazujące, kto ma aktualnie dostęp do Twojego kalendarza.
Aby udostępnić swój kalendarz komuś, kliknij przycisk "Dodaj".
Otworzy się twoja książka adresowa. W menu "Książka adresowa" kliknij "Kontakty".
Spowoduje to wyświetlenie wszystkich kontaktów zewnętrznych w książce adresowej. Jeśli chcesz udostępnić swój kalendarz osobie zewnętrznej i nie są tutaj wyświetlane, musisz najpierw dodać je jako kontakt.
Dodaj osobę, której chcesz udostępnić kalendarz, a następnie kliknij "OK".
Wybrana osoba zostanie dodana do okna uprawnień. Domyślnie mają poziom uprawnień "Można wyświetlić wszystkie szczegóły", które możesz zmienić, jeśli chcesz. W przeciwieństwie do udostępniania osobom w organizacji, nie możesz udzielać osobom zewnętrznym uprawnień "Możesz edytować" lub "Delegować".
Kiedy skończysz, kliknij "OK", aby udostępnić swój kalendarz.
To, w jaki sposób odbiorca akceptuje zaproszenie do wyświetlania kalendarza, różni się znacznie od udostępniania w organizacji.
Osoba, której udostępniasz kalendarz, otrzyma e-maila.
Jeśli klikną "Zaakceptuj i wyświetl kalendarz", zostaną przeniesione do Outlooka.com, aby zalogować się na konto Microsoft, gdzie udostępniony kalendarz zostanie udostępniony.
Ten proces jest całkiem bezproblemowy, ale niewiele pomoże, jeśli odbiorca używa produktu innego niż Microsoft. Pokażemy Ci, jak dodać udostępniony kalendarz do kalendarza Google, ponieważ jest to najpopularniejsza aplikacja kalendarza, ale możesz dodać udostępniony kalendarz do niemal każdej przyzwoitej aplikacji kalendarza, o której chcesz wspomnieć.
U dołu e-maila znajduje się link "ten URL".
Kliknij ten URL prawym przyciskiem myszy i kliknij "Kopiuj adres linku" (lub równoważne polecenie w zależności od programu, którego używasz do przeglądania wiadomości).
Otwórz swój Kalendarz Google, kliknij trzy kropki obok "Dodaj kalendarz", a następnie wybierz "Z adresu URL".
Wklej adres URL skopiowany z wiadomości e-mail, a następnie kliknij "Dodaj kalendarz".
Kalendarz pojawi się na liście "Inne kalendarze" po lewej stronie.
Nie jest to jednak bardzo przyjazny format, zwłaszcza jeśli istnieje więcej niż jeden udostępniony kalendarz do pokazania. Możesz zmienić nazwę, najeżdżając kursorem na nazwę, klikając trzy kropki pojawiające się na końcu, a następnie klikając "Ustawienia".
Zmień pole Nazwa na dowolne, a następnie kliknij strzałkę wstecz obok "Ustawienia".
Masz teraz znacznie bardziej przyjazną nazwę kalendarza.
Adres URL skopiowany z wiadomości e-mail to adres URL do udostępnionego kalendarza w formacie iCalendar (.ics), który pomimo nazwania podobieństwa nie ma nic wspólnego z Apple. Zamiast tego jest to otwarty format informacji kalendarza, który istnieje od ponad 20 lat. Każda aplikacja kalendarza, z której będziesz prawdopodobnie korzystać, zaakceptuje kalendarz w formacie .ics, więc gdy przejdziemy przez proces dodawania go do kalendarza Google, link powinien działać w Kalendarzu Apple, Yahoo! Kalendarz, Błyskawica dla Thunderbirda lub dowolna inna aplikacja kalendarza, której używasz.
