Jak przełączać i dostosowywać widok konwersacji w programie Outlook

Po powrocie do programu Outlook 2010 firma Microsoft wprowadziła Widok konwersacji, który działa podobnie do wątku konwersacji w Gmailu. Jest on domyślnie włączony w nowszych wersjach Outlooka, ale nie w przypadku aktualizacji ze starszej wersji, w której był wyłączony. Tak więc, jeśli nie wiesz, że tam był, może nadszedł czas, aby rzucić okiem.

Co to jest widok konwersacji?

Chociaż Microsoft rozmawiał na temat Conversation View wiele razy, gdy go wprowadzili, większość osób spoza korporacyjnych działów IT i czytelników wysokiej jakości stron internetowych nie była tego świadoma. W końcu, kiedy ostatnio poszedłeś i przeczytałeś artykuł "nowe funkcje" na używanej aplikacji?

Szkoda, ponieważ widok konwersacji to przydatna funkcja, której wiele osób chciało zobaczyć po obejrzeniu wątków w nowym Gmailu Google, który zadebiutował w sezonie 2004/5. Taki był popyt, że nagle wszyscy mówili o tym, jak używać kolumny "Konwersacje" do grupowania wiadomości e-mail w programie Outlook 2003, mimo że tylko te wiadomości były odbierane w tym samym folderze. Więc niektóre zawiłe obejścia zostały stworzone przy użyciu dynamicznych folderów wyszukiwania, ale to wszystko było trochę surowe w porównaniu do łatwości Gmaila opartej na AJAX.

Firma Microsoft dostała się do sprawy i dodała odpowiedni widok konwersacji - taki, który ściąga e-maile ze wszystkich folderów - po wdrożeniu Outlook 2010. Może się to wydawać nieco spóźnione, ponieważ poprzednia wersja pojawiła się 3 lata wcześniej (Outlook 2007), ale można tylko założyć, że zajęło to menedżerom produktu w firmie Microsoft pewien czas, aby zdać sobie sprawę z tego, jak popularny był wątek konwersacji w Gmailu, w którym to momencie było za późno, aby dodać go do 2007 roku. Nieważne, Outlook 2010 go dostał, i to było przyzwoity wysiłek, który sprawdził się we wszystkich iteracjach od tego czasu.

Od czasu programu Outlook 2013 jest on domyślnie włączony, ale w wielu firmach jest on domyślnie wyłączony przez dział IT. Ponadto, jeśli wyłączyłeś ją w starej wersji Outlooka, pozostanie ona wyłączona po uaktualnieniu do nowej wersji. Jeden z naszych maniaków wyłączył tę funkcję pięć lat temu w Outlooku 2013, a teraz jest wyłączony, ponieważ jest w Outlooku 2019. Jest on domyślnie włączony również w aplikacji internetowej Outlook, więc jest tam lepiej używany, ale wiele osób, klient Outlook jest ich główną aplikacją e-mail.

Rzućmy okiem na to, jak włączyć widok rozmowy i jakie masz opcje dostosowywania. Lepiej późno niż wcale!

Jak włączać i wyłączać widok konwersacji

Możesz włączać i wyłączać widok konwersacji za pomocą prostego przełącznika, więc jeśli go wypróbujesz i nie spodobasz, łatwo go wyłączyć. Aby go włączyć, włącz opcję Widok> Pokaż jako rozmowy.

Program Outlook wyświetla komunikat potwierdzający, który umożliwia włączenie widoku w każdym folderze ("Wszystkie skrzynki pocztowe") lub tylko w bieżącym folderze ("Ten folder").

Spróbuj włączyć "Ten folder", który da Ci szansę zobaczenia, czy Ci się spodoba, zanim włączysz go wszędzie. Aby całkowicie wyłączyć widok konwersacji, ponownie wyłącz opcję Widok> Pokaż jako konwersacje.

Co robi widok konwersacji?

Widok konwersacji układa wiadomości w wątek w porządku chronologicznym, z najnowszą wiadomością na górze. Są one początkowo ukryte pod górną wiadomością, z trójkątem po lewej stronie, aby wskazać, że poniżej znajduje się wątek.

Kliknięcie trójkąta powoduje rozwinięcie wątku i wyświetlenie wiadomości e-mail.

Najwyższą wiadomością jest nagłówek konwersacji i nie jest to wiadomość. Zamiast tego zawiera nazwisko osoby, która rozpoczęła rozmowę i temat. Jeśli go klikniesz, nic nie zobaczysz w okienku odczytu.

Jeśli klikniesz dowolną wiadomość pod nagłówkiem, program Outlook wyświetli je w okienku odczytu tak jak zwykle. Nowe wiadomości są automatycznie dodawane do początku rozmowy pod nagłówkiem, a pogrubione kursywa oznaczają, że nie zostały jeszcze przeczytane.

Rozmowa z nową wiadomością jest automatycznie wysyłana na górę folderu, więc najnowsze rozmowy są zawsze na górze.

Pokazuje to również jedną z najsilniejszych cech Widoku rozmów, a mianowicie, że odbiera wiadomości e-mail z dowolnego miejsca w Outlooku i wyświetla je w jednym miejscu, z nazwą folderu, który zawiera wyraźnie wyświetlaną wiadomość. W tej rozmowie znajdują się wiadomości e-mail w bieżącym folderze, w skrzynce odbiorczej, a także w folderze Elementy wysłane. Gdybyśmy zastosowali widok konwersacji do skrzynki odbiorczej, zobaczylibyśmy tę samą rozmowę.

Jak dostosować widok konwersacji

W opcji Widok> Pokaż jako konwersacje dostępna jest opcja Konwersacje. Kliknij, aby wyświetlić opcje konwersacji.

Dostępne są następujące opcje:

• Pokaż wiadomości z innych folderów: Wyświetla wiadomości w rozmowie bez względu na to, w którym folderze się znajdują. Jeśli to jest wyłączone, zobaczysz tylko wiadomości konwersacyjne znajdujące się w folderze, który aktualnie przeglądasz.
• Pokaż nadawców powyżej tematu: Wyświetla nazwę nadawcy u góry rozmowy, a nie temat, w trybie kompaktowym (domyślny widok dla folderów w programie Outlook). Poniższe zrzuty ekranu pokazują, kiedy ustawienie jest włączone i wyłączone.

• Zawsze rozwijaj wybraną konwersację: Wyświetla aktualnie wybraną rozmowę w trybie rozszerzonym przez cały czas, nawet jeśli opuścisz folder i wrócisz do niego. Jeśli chcesz, aby konkretna konwersacja zawsze pojawiała się w trybie rozszerzonym w każdym folderze zawierającym jeden z wiadomości w konwersacji, musisz włączyć tę opcję w każdym folderze.
• Użyj widoku z wcięciem klasycznym: Wyświetla komunikaty w pochyłym wcięciu, przy czym im starszy komunikat tym większy jest wcięcie. To jest ustawienie folderu, które będzie obowiązywało w każdej rozmowie w folderze.

Istnieje jeszcze jedno ustawienie dostosowywania, które można znaleźć w Plikach> Opcje. Wybierz kategorię "Poczta" po lewej stronie, a następnie przewiń w dół do sekcji "Inne", aby znaleźć ustawienie "Nie rozszerzaj automatycznie rozmów, gdy używasz klawiatury do zmiany wiadomości".

Domyślnie to ustawienie jest wyłączone, więc gdy używasz strzałek w górę i w dół na klawiaturze do nawigowania po folderze, rozmowy są automatycznie rozwijane po ich wybraniu. Jeśli włączysz to ustawienie, rozmowy pozostaną zakontraktowane po wybraniu za pomocą klawiatury, a możesz użyć klawiszy strzałek W LEWO i W PRAWO, aby ręcznie je rozszerzyć i zaciągnąć. Jest to szczególnie przydatne, jeśli jesteś osobą, która woli korzystać z klawiatury, gdy tylko jest to możliwe.

To jest widok konwersacji, próba Microsoftu nawiązywania wątków. Uważamy, że jest całkiem niezły, z wystarczającą liczbą dostosowań, które można zastosować do różnych użytkowników, ale nie tak bardzo, że jest trudny w użyciu. A jeśli ci to nie pasuje, możesz go wyłączyć, ponownie wyłączając opcję Widok> Pokaż jako rozmowy.