Jak korzystać z narzędzia Conversation Clean Up w programie Outlook
Niektórzy lubią starannie kontrolować swoje foldery programu Outlook, przy czym wiadomości e-mail są starannie skategoryzowane i przechowywane w logicznej, minimalnej strukturze folderów. Większość z nas nie jest taka, więc Microsoft udostępnił narzędzia, które mogą pomóc. Jednym z tych narzędzi jest mało znane narzędzie do czyszczenia konwersacji, które usuwa lub przenosi nadmiarowe wiadomości e-mail z konwersacji. Oto jak to działa.
Możesz uruchomić narzędzie Czyszczenie konwersacji w pojedynczej rozmowie, folderze lub folderze i wszystkich podfolderach. Szuka e-maili, które są zbędne, co oznacza, że są zawarte w całości w innej wiadomości w rozmowie. Następnie usuwa (domyślnie) lub przenosi te wiadomości do innego folderu, w zależności od konfiguracji. Pomaga to w wypełnieniu skrzynki pocztowej wieloma kopiami tej samej wiadomości.
Najpierw musisz ustawić parametry Konwersja czyszczenia. Przejdź do pliku> Opcje> Poczta, a następnie przejdź do sekcji "Oczyszczanie konwersacji".
Domyślnie funkcja czyszczenia konwersacji usuwa elementy, ale jeśli chcesz przenieść nadmiarowe elementy do folderu, możesz kliknąć "Przeglądaj" i wybrać folder, do którego chcesz je przenieść. Jest to przydatne, jeśli chcesz sprawdzić, czy wiadomości znalezione przez narzędzie rzeczywiście są zbędne. Narzędzie do czyszczenia rozmów jest niezawodne w naszym odczuciu, ale czasami nie ma możliwości zastąpienia samemu sprawdzania.
Prawdopodobnie możesz pozostawić inne domyślne opcje, ponieważ mają one wiele sensu, ale jeśli twoja sytuacja lub preferencje są inne, możesz włączać i wyłączać parametry według własnego uznania. Po ustawieniu żądanych ustawień kliknij "OK", aby wrócić do Outlooka.
Teraz musisz otworzyć narzędzie. Na karcie "Strona główna" kliknij przycisk "Oczyść". Menu rozwijane daje możliwość oczyszczenia konwersacji, która jest aktualnie wybrana w folderze, całym folderze lub całym folderze i wszystkich podfolderach.
Dostęp do tego menu można również uzyskać, klikając opcję Folder> Folder czyszczenia, jeśli nie jest wymagana opcja "Oczyść rozmowę".
Na razie przejdziemy do "Folderu czyszczenia", ale proces jest taki sam, niezależnie od tego, czy czyścimy rozmowę, folder lub folder i jego podfoldery. A w przypadku opcji jednego kliknięcia można zawsze kliknąć folder prawym przyciskiem myszy w okienku nawigacji i wybrać "Folder czyszczenia".
Przy pierwszym uruchomieniu tego narzędzia pojawia się ostrzeżenie, które umożliwia zmianę ustawień, uruchomienie narzędzia lub anulowanie operacji.
Jeśli chcesz, aby narzędzie działało bez wyświetlania tego okna, włącz opcję "Nie pokazuj tej wiadomości ponownie".
Kliknij "Clean Up Folder", aby uruchomić narzędzie (jeśli włączyłeś opcję "Nie pokazuj tego komunikatu ponownie", to od tego czasu narzędzie uruchomi się zaraz po jego wybraniu). Gdy narzędzie działa, co może trochę potrwać, jeśli używasz go po raz pierwszy w folderze z dużą ilością wiadomości, na pasku u dołu Outlooka pojawi się powiadomienie o stanie.
Możesz nadal korzystać z Outlooka, gdy jest on uruchomiony. Po zniknięciu powiadomienia o statusie narzędzie zostało zakończone. Nie powie Ci, że jest gotowy - narzędzie zostało zaprojektowane tak, by działało w tle, aby Ci pomóc, a nie bombardować Cię wiadomościami - ale powie Ci, czy nie znajdzie żadnych wiadomości do oczyszczenia.
To wszystko. Kiedy uruchomiliśmy to narzędzie na przykładowym folderze zawierającym 2487 e-maili, znaleziono 502 wiadomości, które można usunąć. Ponad jedna piąta wiadomości e-mail w folderze była zbędna, więc jest to narzędzie do otwierania oczu i narzędzie, którego warto używać, gdy brakuje ci miejsca lub masz dość brodzenia w rozmowach.
