Jak korzystać z Trello, aby zarządzanie projektami było proste

Trello może być świetnym sposobem na zarządzanie projektami, komunikowanie się z zespołem, organizowanie pomysłów i służenie jako rodzaj "tablicy internetowej", w której ludzie mogą wspólnie pracować i współpracować we wspólnej przestrzeni.

Po utworzeniu planszy możesz rozpocząć dodawanie członków projektu, którzy tworzą zespół. Aby to zrobić, kliknij kartę "Pokaż menu" po prawej stronie, widoczną tutaj.

Gdy zbierzesz już wszystkich członków swojej planszy i będziesz gotowy do pracy, możesz zacząć dodawać nowe listy. Tytuły tych list mogą być dowolne w zależności od typu tworzonego projektu, przepływu pracy, w jaki sposób chcesz zarządzać poszczególnymi zadaniami, i sposobu, w jaki chcesz zarządzać całą zawartością..

Jako przykład podaliśmy kilka różnych pomysłów poniżej. Na każdej liście znajdziesz opcję "Dodaj kartę", którą możesz kliknąć tutaj.

Po utworzeniu karty na liście kliknij w nią, a zobaczysz okno, które wygląda tak:

I w tych kartach zaczyna się prawdziwa organizacja. Wszystko, od dodawania członków do "Subskrybowania karty" (co oznacza, że ​​otrzymają powiadomienie w wiadomości e-mail lub telefonie, gdy pojawi się nowa akcja), do oznaczenia karty dla jej podsekcji odbywa się w przyciskach z boku.

Możesz edytować opis karty (np. "Tylko burza mózgów", link do odpowiednich badań, klipy YouTube itp.), A także utworzyć "Lista kontrolna", patrz tutaj na boku.

Listy kontrolne to świetny sposób na zarządzanie poszczególnymi kartami i upewnianie się, że wszyscy członkowie zespołu są stale aktualni, gdzie dana część projektu jest w danym momencie. Aby dodać listę kontrolną i wypełnić ją nowymi przedmiotami, po prostu przesuń kursor myszy na przycisk "Lista kontrolna", kliknij "Dodaj" i zacznij wypełniać zadania.

Inne ustawienia każdej karty obejmują opcję dodania daty zakończenia, którą mogą zaktualizować lub zmienić każdy członek, któremu udzielono pozwolenia na karcie.

Kanał aktywności można znaleźć w menu po prawej stronie i dopóki karta nie jest oznaczona jako "Prywatna", wszystkie działania zespołu można zobaczyć z jednego prostego do naśladowania strumienia.

Inną wspaniałą cechą Trello jest to, że wszystkie twoje pliki i foldery mogą być dołączane bezpośrednio do samych kart. Koniec z przeglądaniem nieskończonej liczby folderów Dropbox ze skomplikowanymi hasłami lub próbą skłonienia kogoś do prawidłowego zorganizowania uprawnień do Dysku, dzięki Trello wszystko, czego potrzebujesz, jest gotowe do pobrania bezpośrednio z serwera.

Jednak w przypadku, gdy Twój zespół nie jest jeszcze gotowy do "upuszczenia" Dropboxa, usługa automatycznie integruje się z wieloma najpopularniejszymi usługami w chmurze i umożliwia dołączanie treści bezpośrednio z własnego połączonego konta.

Następnie przychodzą etykiety.

Etykiety są uniwersalnymi oznaczeniami, które mogą z łatwością umożliwić oddzielenie sekcji w podsekcje i tak dalej. Załóżmy na przykład, że masz coś na swojej liście "Przydzielono", ale nie wiesz, do którego działu należy ten artykuł?

Etykiety pozwalają szybko kodować określone treści, dzięki czemu każdy, kto jest dołączony do karty, szybko rozpozna, do kogo należy i jaki jest cel zadania. Ta wizualna sygnatura ułatwia system organizacji, w przeciwieństwie do kolorowych kart widocznych na wierzchu folderów umieszczonych w szafce.

Wreszcie możesz "udostępnić" kartę każdemu za pośrednictwem poczty e-mail lub po prostu połączyć ją w swojej przestrzeni roboczej poza siecią Trello.

Niektóre z dodatkowych, bardziej zabawnych funkcji Trello obejmują opcję dodania przyjaznych naklejek do karty lub członka, z których kilka jest dołączonych do członkostwa Basic, oraz całą dodatkową bibliotekę, która otworzy się, jeśli zarejestrujesz się w Trello Gold miesięczna subskrypcja.

Klasa biznes dostanie ci te same naklejki, ale zamiast płacić 5 $ miesięcznie jako całość, zamiast tego możesz zdecydować o przyznaniu członkostwu premium każdemu pracownikowi po cenie a'la carte za jedyne 3,75 $ za osobę.

Dodatkowe ustawienia na pasku menu umożliwiają staranne kontrolowanie uprawnień członków zespołu, w tym osób, które mogą czytać karty, którzy mogą je komentować i którzy mają opcję archiwizowania, usuwania lub przenoszenia starszych zadań, które już zostały służyły swemu celowi.

Tutaj znajdziesz także menu "Dodatki", w tym opcję wyświetlania wszystkich zadań i ich właścicieli w formacie kalendarza wraz z terminami i pasującymi harmonogramami, a także opcję zezwalania członkom zespołu na ". głosuj "na poszczególne karty.

Ideą systemu głosowania jest to, że jeśli wszyscy nie mogą uzgodnić idei lub zadania, nad którym będzie pracować dalej, możesz otworzyć głosowanie do głosowania. Niezależnie od tego, która opcja uzyska największą liczbę głosów, jest następny projekt, który zostanie wysłany.

Jeśli jedna tablica nie wystarcza, zawsze istnieje możliwość zrobienia więcej. Odseparowanie pracowników w ten sposób może pomóc w usunięciu nadmiernego przesłuchu między różnymi działami i zawsze jest dobrym rozwiązaniem, jeśli martwisz się o pozwolenia lub osoby, które widzą prywatne projekty w akcji, zanim będą gotowe do ogółu społeczeństwa.

Gdy karta spełni swoje zadanie, możesz ją schować do archiwum jednym naciśnięciem przycisku. Archiwum będzie przechowywać zawartość przez 30 dni, zanim zostanie trwale usunięte, więc upewnij się, że nigdy nie wyślesz niczego w tym obszarze Trello, chyba że jesteś absolutnie pewien, że skończyłeś na dobre.

Trello może być pomocnym, łatwo dostępnym sposobem dla ciebie i członków całego twojego zespołu, aby pozostać zorganizowanym przez gorączkowy chaos dnia pracy. Korzystając ze wszystkich jego licznych funkcji i trików, możesz zachować przejrzystość, projekty na bieżąco i szerokość zleceń publikowanych na czas, za każdym razem.