Przygotuj swój dokument Word do dystrybucji masowej

Ten gościnny artykuł został napisany przez Askara, maniaka za stroną techniczną DemoGeek.

Jeśli pracujesz w zespole lub gdy zajmujesz się swoimi klientami, możesz mieć pewność, że rozpowszechniasz dokumenty we właściwy sposób, aby informacje zawarte w dokumencie dotarły do ​​właściwych odbiorców, a poufność informacji była respektowana.

Program Word 2007 ma funkcję, dzięki której można formalnie przygotować dokument Word do właściwego rozpowszechnienia wśród grupy osób lub nawet osób o określonym współczynniku wiarygodności.

Przygotowanie

Uruchom program Word 2007 i utwórz dokument w żądany sposób.

Gdy będziesz zadowolony z dokumentu i będziesz gotowy do dystrybucji, zatrzymaj się na chwilę przed naciśnięciem aplikacji e-mail i wykonaj te proste czynności, aby przygotować dokument do dystrybucji. Pamiętaj, że te kroki są odosobnione, a to oznacza, że ​​możesz wybrać i wybrać kroki, które chcesz wykonać.

Kliknij na Przycisk pakietu Office i kliknij "Przygotować"Opcja menu. Jest 7 różnych opcji, które powinieneś zobaczyć. Wyjaśnię każdą z tych opcji, abyś mógł wybrać i wybrać odpowiednią kombinację opcji dla swoich wymagań dystrybucji.

Właściwości dokumentu

Pierwszy na liście to "Nieruchomości' opcja, w której można wprowadzić informacje o metadanych na temat dokumentu.

Możesz wpisać nazwę autora dokumentu, tytuł, temat, słowa kluczowe, kategorię, status i komentarze.

Niektóre z nich można oglądać za pośrednictwem Plik >> Nieruchomości dialog.

Należy pamiętać, że po sfinalizowaniu dokumentu nie będzie można zobaczyć tych właściwości, ale do tego czasu można powiązać właściwości z dokumentem, aby inni mogli zapoznać się z dokumentem przed jego otwarciem..

Sprawdź dokument

Drugą opcją na liście jest "Sprawdź dokument" opcja. W ramach przygotowań do rozpowszechniania dokumentu możesz sprawdzić dokument pod kątem komentarzy, poprawek, oznaczeń rewizji, adnotacji o tuszach. Możesz sprawdzić ukryte metadane lub wszelkie dane osobowe zapisane w dokumencie. Możesz sprawdzić niestandardowe dane XML, które zostały zapisane w dokumencie. Możesz również sprawdzić informacje na temat nagłówków, stopek i znaków wodnych. Na koniec możesz również sprawdzić, czy w tekście nie ma żadnych ukrytych tekstów.

Wybierz opcje inspekcji, które chcesz upewnić się przed rozprowadzeniem dokumentu i po trafieniu w "Sprawdzać"Przycisk Word sprawdzi dokument i powiadomi go o wszystkich znalezionych elementach podczas inspekcji.

Elementy, które wymagają Twojej uwagi, zostaną oznaczone wykrzyknikiem i możesz je ponownie sprawdzić, jeśli chcesz.

Zaszyfruj dokument

Trzeci na liście jest "Zaszyfruj dokument" opcja. Wybierz tę opcję, jeśli chcesz, aby dokument był oglądany tylko przez zaufane osoby. Umożliwia szyfrowanie dokumentu za pomocą wybranego hasła, a użytkownicy muszą wprowadzić to hasło, aby wyświetlić dokument.

Wybierz hasło, które możesz dystrybuować do grupy. Radzę nie wybierać hasła, które osobiście używasz, ale raczej hasła, którego nikt nie może użyć, aby prześledzić twoje konta online lub wrażliwe konta, których używasz osobiście.

Potwierdź hasło jeszcze raz. W hasłach rozróżniana jest wielkość liter i pamiętaj o zachowaniu / zapamiętywaniu hasła, ponieważ nie można odzyskać hasła, jeśli zapomnisz i nie można otworzyć pliku, jeśli zapomnisz hasła.

Po zaszyfrowaniu powinieneś zauważyć, że opcja menu ma mały kolor tła, aby wskazać, że ten dokument jest zaszyfrowany.

Gdy osoby z twojej grupy dystrybucyjnej spróbują otworzyć zaszyfrowany dokument, zostaną poproszony o podanie hasła.

Bez hasła nie będą mogli w ogóle otworzyć dokumentu.

Ogranicz uprawnienia

Czwartym na liście jest "Ogranicz uprawnienia" opcja. Możesz użyć opcji "Ogranicz uprawnienia", aby ograniczyć to, co ludzie mogą zrobić z tym dokumentem. Jeśli dokument jest poufny, możesz użyć opcji "Ogranicz uprawnienia", aby ograniczyć ich edycję, kopiowanie i drukowanie.

Ogranicz uprawnienia Korzystaj z klienta Windows Rights Management do implementacji ograniczeń.

Możesz zostać poproszony o zainstalowanie Zarządzanie prawami do systemu Windows narzędzie. Nie martw się, śmiało instaluj, pochodzi z zaufanego źródła. Po zainstalowaniu powinieneś być w stanie skonfigurować, co ludzie mogą zrobić z tym dokumentem.

Dodaj podpis cyfrowy

Piąta na liście jest "Dodaj podpis cyfrowy" opcja. Podpisy cyfrowe zapewniają integralność dokumentu. Pomyśl o podpisach elektronicznych jako podpisem papierowym, ale wykonuj je elektronicznie dla wygody. Kiedy dokument ma podpis cyfrowy, oznacza integralność i zaufanie dokumentu. Przydałoby się to, jeśli dystrybuujesz dokument do bardzo dużej grupy odbiorców.

Kliknij na "Dodaj podpis cyfrowy"Opcja i program Word wyświetli monit z powyższym oknem dialogowym w celu wyszukania dostawców podpisów cyfrowych w witrynie Office Marketplace.

Na jego Office Online Marketplace powinieneś znaleźć dostawcę podpisu cyfrowego, którego możesz użyć do podpisania dokumentu.

Uruchom narzędzie sprawdzania zgodności

Przejdźmy do ostatniej opcji "Uruchom narzędzie sprawdzania zgodności" pierwszy. Jeśli korzystasz z funkcji specyficznych dla programu Word 2007 i jeśli podejrzewasz, że twoi odbiorcy mogą używać starszych wersji programu Word, możesz uruchomić narzędzie sprawdzania zgodności, aby upewnić się, że dokument może zostać odczytany przez całą grupę odbiorców..

Program Word 2007 uruchomi zestaw wstępnie zdefiniowanych sprawdzeń zgodności i jeśli znajdzie jakiekolwiek problemy ze zgodnością, wyświetli je w powyższym oknie dialogowym, jeśli nie, dobrze jest przejść do ostatniego kroku przed dystrybucją dokumentu.

Oznacz jako ostateczny

To powinien być ostatni krok, który chciałbyś wykonać, zanim prześlesz dokument do grupy. Jak wskazuje nazwa, akcja ta oznaczy dokument jako wszystkie ustawione do dystrybucji.

Ponieważ powoduje to znaczące zmiany w dokumencie, pojawi się monit, aby upewnić się, że chcesz oznaczyć dokument jako ostateczny.

Po oznaczeniu dokumentu jako ostatecznego dokument nie może być edytowany i zostanie oczyszczony z wszelkich odbitek próbnych, komentarzy itp.

Sfinalizowane dokumenty otrzymują nową ikonę na pasku stanu, która wygląda bardziej jak gumka na papierze.

Uzyskanie dokumentu przygotowanego do dystrybucji może pomóc w uniknięciu pewnych oczywistych błędów popełnianych podczas dystrybucji dokumentu wśród dużej grupy osób. Nie musisz wykonywać wszystkich kroków; raczej możesz wybrać i wybrać, który chcesz / preferujesz. Program Word 2007 jest wystarczająco elastyczny, aby wykonać to, o co go poprosisz, przygotowując dokument do dystrybucji.

Mam nadzieję, że okaże się to przydatne i mam nadzieję, że wykorzystacie możliwości programu Word 2007 do właściwego sfinalizowania dokumentu przed dystrybucją. Jeśli masz jakieś pytania lub komentarze, daj mi znać w komentarzach.