Prosty system kopert do przechowywania dokumentacji finansowej

Zdjęcie autorstwa ollily

Nie martw się, że nie masz czasu na nudne wprowadzanie wszystkich transakcji finansowych do skomplikowanego arkusza kalkulacyjnego lub programu. System kopert do przechowywania dokumentacji finansowej jest mało wymagający w utrzymaniu, opłacalny i łatwy do wdrożenia w krótkim czasie. Wszystko czego potrzebujesz to koperty, gumka, długopis, sharpie, zakreślacz, schowek, godzina pod koniec miesiąca i wszystkie miesięczne wpływy.

System kopert to prosty i przyjemny sposób na zapisywanie, organizowanie i przechowywanie swoich rachunków oraz przechowywanie wiarygodnych dokumentów finansowych.

Krok 1: Zapisz wszystkie swoje wpływy w ciągu miesiąca

Przez cały miesiąc otrzymuj pokwitowanie za każdy zakup dokonany. Jeśli kasjer nie daje potwierdzenia, nie zapomnij zapytać. Dokonując zakupów online, należy niezwłocznie wydrukować paragony. Jeśli możesz, wydrukuj je na cienkim papierze i sformatuj tak, aby miały podobny kształt i rozmiar do zwykłych wpływów.

Trzymaj rachunki w portfelu, dopóki nie zaczną się przelewać, a następnie zrzuć je do wyznaczonej koperty w domu. Pamiętaj, aby oznaczyć kopertę jako "Bieżące wpływy" i umieścić ją w bezpiecznym i łatwym do uzyskania miejscu.

Krok 2: Zorganizuj swoje wpływy na koniec miesiąca

Zanim będziesz mógł przechowywać swoje zapisy w uporządkowany sposób, musisz zorganizować pokwitowania. A zanim je uporządkujesz, musisz sfinalizować każdy odbiór indywidualnie.

Przejdź przez każdą z nich i zaznacz:

• Data
• Całkowita kwota wydana (lub zwrócona)
• Rodzaj transakcji (np. Gotówka, debet, czek, karta podarunkowa)

Upewnij się, że używasz zakreślacza w jasnym kolorze, dzięki czemu atrament z paragonu wciąż się wyświetla. Niektóre pokwitowania mają bardzo jasny atrament, który zanika po podświetleniu. W takim przypadku po prostu podświetl informacje pod linią prostą, aby nie dostały się do informacji.

Po wyróżnieniu zapisz notatki bezpośrednio na paragonach, jeśli to konieczne:

• Zanotuj koszty uzyskania przychodów, które mogą być związane z biznesem lub na cele charytatywne
• Uwaga zwraca, dlaczego zostały wykonane, ile pieniędzy zwrócono, a nowe sumy netto
• Oznacz wszelkie pokwitowania, gdy nie jest od razu oczywiste, gdzie dokonano zakupu, do kogo został on wyprodukowany lub dlaczego został wyprodukowany
• Zapisz różne uwagi, które pomogą Ci zachować lepsze wyniki, być może w przyszłości, i przynieść lepszy dochód (np. Zwróć uwagę na to, jak przy użyciu pewnego kuponu zaoszczędziłeś połowę, kiedy doszło do dużej sprzedaży itp.) )

Jeśli okaże się, że na danym rachunku nie ma wystarczającej ilości miejsca na zrobienie tych notatek, zapisz je na niewielkiej kartce papieru i zszyj je z tyłu odpowiedniego pokwitowania. Pamiętaj, aby napisać przypomnienie na samym paragonie, aby odnieść się do dodatkowych uwag na następnej stronie.

Oto, jak powinien wyglądać sfinalizowany paragon (zauważ, że jest to podstawa do innych rachunków poniżej):

Gdy skończysz robić notatki, uporządkuj partię w porządku chronologicznym i zszyj ją. Alternatywnie możesz użyć spinacza biurowego. Nie ma znaczenia, czy zamiast tego używasz odwrotnego porządku chronologicznego (z najnowszymi paragonami na górze), ale cokolwiek wybierzesz - zachowaj spójność. W przeciwnym razie trudno będzie znaleźć poszczególne pokwitowania później, gdy będziesz musiał przełączać się między dwoma różnymi systemami zamawiania.

Krok 3: Przechowuj swoje rachunki za pomocą kopert i pudełek

Po przygotowaniu miesięcznej partii paragonów, umieść ją w kopercie. Być może będziesz musiał złożyć kilka paragonów, aby partia się zmieściła. Rozważ kodowanie kolorami koperty na sezon lub miesiąc, jeśli to pomoże ci zachować porządek.

Następnie zamknij kopertę (bez uszczelniania) i odwróć ją. Użyj czarnego lub ciemnego sharpie do oznaczenia koperty. Postępuj zgodnie z poniższym przykładem, miesiącem i rokiem w lewym górnym rogu lub etykietą w sposób ułatwiający pracę.

Po zebraniu więcej niż jednego miesiąca ułóż koperty w porządku chronologicznym (zachowaj zgodność z zamówieniem dotyczącym rzeczywistych przychodów). Załóż gumową opaskę wokół paczki.

Pod koniec roku wszystkie twoje dokumenty finansowe zostaną spakowane w dwanaście kopert. Przez wiele lat będziesz zbierać wiele pakietów.

Przechowuj pakiety kopert przechowywane w pudełku. Umieść pudełko w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu. Z biegiem czasu możesz gromadzić wiele pudełek, które będą łatwe do układania w stosy i przechowywania. Za każdym razem, gdy powinieneś odwoływać się do swoich danych finansowych, będą one łatwe do znalezienia i uzyskania dostępu.

Idealnie jest używać atrakcyjnego wizualnie pudełka, które reprezentuje Twoje cele finansowe. Pudełko w poniższym przykładzie pokazuje wygodne krzesła na relaksującej scenie na plaży, ponieważ więcej czasu na wakacje to jedna miara finansowego sukcesu.

Dzięki łatwemu do wdrożenia systemowi kopert możesz przechowywać wszystkie swoje dane finansowe w jednym miejscu, z niewielkim wysiłkiem. Możesz cieszyć się zabawą dzięki kolorowym długopisom, zakreślaczom i kopertom oraz atrakcyjnemu wizualnie pudełku, dzięki któremu możesz skupić się na sukcesie finansowym!