Główna » jak » Co to jest Autoarchiwizacja w programie Outlook i jak to działa?

    Co to jest Autoarchiwizacja w programie Outlook i jak to działa?

    Jeśli korzystasz z narzędzia do czyszczenia skrzynek pocztowych, zobaczysz przycisk Autoarchiwum, ale możesz być ostrożny, jak to działa i co zrobi. Oto, co robi i jak możesz go użyć.

    Kliknięcie przycisku Autoarchiwum powoduje, że proces przechodzi przez wszystkie foldery w Outlooku i stosuje dowolne skonfigurowane reguły Autoarchiwum (nie martw się, domyślna zasada Autoarchiwum to nic nie robić, więc nie możesz wyrządzić żadnej szkody kliknięcie przycisku). Ale jeśli chcesz przenieść swoje starsze przedmioty do archiwum, w którym są one niedostępne, AutoArchive to sposób zautomatyzowania procesu. Przejdźmy przez konfigurację i uruchomienie go.

    Jak włączyć Autoarchiwum

    Najpierw musisz włączyć Autoarchiwum i wybrać jego ustawienia. Przejdź do Plik> Opcje> Zaawansowane, a następnie kliknij przycisk "Ustawienia Autoarchiwizacji".

    Tak długo, jak opcja "Uruchom Autoarchiwizuj wszystkie" jest wyłączona (co jest ustawieniem domyślnym), AutoArchiwum nigdy nie będzie działać.

    Po włączeniu opcji "Uruchamiaj automatycznie każdy algorytm" wszystkie opcje są już dostępne.

    W przeciwieństwie do czyszczenia folderów, które ma jedno okno z ustawieniami w opcjach pliku, a następnie umożliwia uruchamianie tych ustawień w dowolnym folderze, który lubisz jako zadanie ręczne, ustawienia Autoarchiwizacji pokazane tutaj są ustawieniami domyślnymi. Każdy folder z włączoną funkcją Autoarchiwum może korzystać z tych domyślnych ustawień lub w razie potrzeby można użyć różnych ustawień dla różnych folderów. Omówimy, jak to zrobić później, ale na razie spójrzmy na ustawienia domyślne.

    Jak skonfigurować Autoarchiwum

    Pierwszą rzeczą, którą należy zauważyć, jest to, że po włączeniu Autoarchiwizacji będzie ono uruchamiane co 14 dni. Możesz to zmienić za pomocą strzałek w górę i w dół lub wpisując liczbę w, a możesz wybrać dowolną wartość od 1 do 60 dni. Możesz wpisać dowolną dwucyfrową liczbę, ale jeśli jest to więcej niż 60, Outlook wyświetli komunikat o błędzie po kliknięciu "OK", a będziesz musiał zmienić wartość, zanim będziesz mógł zapisać.

    Następna opcja - "Monituj przed uruchomieniem Autoarchiwii" - pozwala wybrać program Outlook wyświetlający monit przed wykonaniem Autoarchiwum. Ten monit umożliwia przejrzenie ustawień lub anulowanie tego uruchomienia Autoarchiwizacji, jeśli chcesz.

    Pozostałe ustawienia odnoszą się do tego, jakie elementy zostaną zarchiwizowane i co stanie się podczas procesu archiwizacji. Pierwsza opcja tutaj - "Usuń wygasłe pozycje (tylko folder e-mail)" - dotyczy wiadomości e-mail, do których dodano datę ważności. Nie wpłynie to na zadania i zdarzenia, nawet jeśli włączysz Autoarchiwum dla tych folderów.

    Pozostałe ustawienia dotyczą wszystkich elementów, nie tylko wiadomości e-mail. Oznacza to zdarzenia kalendarza, zadania, notatki i wpisy do dziennika.

    Zakładając, że pozostawisz włączone "Archiwizuj lub usuwaj stare elementy", domyślne ustawienia są przeznaczone dla programu Outlook do przenoszenia elementów starszych niż 6 miesięcy do nowego, osobnego pliku .pst o nazwie Archiwum (domyślnie) i uczynienia tego widocznym w okienku nawigacji w Outlook, dzięki czemu można uzyskać dostęp do zarchiwizowanych elementów, kiedy tylko chcesz. Możesz zmienić wartość opcji "Wyczyść elementy starsze niż" na wszystko, od 1 dnia do 60 miesięcy, wybierz inny plik .pst, aby zarchiwizować elementy, lub wybierz opcję "Usuń trwale stare elementy".

    Ostrzegaj, że to usunięcie pomija folder Elementy usunięte, a Twoje produkty zostaną całkowicie usunięte z Outlooka. Nadal możesz mieć do niego dostęp na swoim serwerze pocztowym, w zależności od ustawień, ale nie powinieneś polegać na tym. Wybierz tę opcję tylko, jeśli chcesz usunąć elementy na zawsze.

    Po kliknięciu przycisku "OK" opcja Autoarchiwizacja zostanie włączona. Będzie działał zgodnie z wybraną przez Ciebie wartością "Run AutoArchive every" (domyślnie co 14 dni), począwszy od dzisiaj. Po włączeniu należy się spodziewać, że uruchomi się dość szybko. W naszych testach upłynęło mniej niż dziesięć minut między włączeniem a otrzymaniem podpowiedzi informującej nas, że AutoArchive będzie działać. Autoarchiwizacja działa domyślnie tylko w kilku folderach, więc jeśli chcesz, aby działała w określonych folderach - lub chcesz dostosować jej działanie do różnych folderów - czytaj dalej.

    Jak włączyć i dostosować Autoarchiwum dla różnych folderów

    Po włączeniu Autoarchiwum działa domyślnie tylko w następujących folderach:

    • Wysłane przedmioty
    • Usunięte przedmioty
    • Kalander
    • Zadania

    Jeśli chcesz, aby uruchamiał się w jakimkolwiek innym folderze, musisz go włączyć dla każdego folderu (lub wyłączyć go w dowolnym z tych czterech folderów, przeciwko którym nie chcesz go uruchomić). Zrób to, klikając prawym przyciskiem myszy folder w okienku nawigacji i klikając "Właściwości".

    Możesz także uzyskać dostęp do właściwości folderu, wybierając Folder> Właściwości folderów na wstążce. (W przypadku folderów takich jak Kalendarz i zadania, które nie pojawiają się w okienku nawigacji, jest to jedyny sposób uzyskania dostępu do właściwości folderu.) Istnieje również możliwość przejścia bezpośrednio do ustawień automatycznych, co pozwala zaoszczędzić ci kroku, gdy " ponownie we właściwościach folderu.

    W oknie Właściwości folderu kliknij kartę Autoarchiwizacja, aby uzyskać dostęp do ustawień tego folderu.

    W przypadku większości folderów ustawienie "Nie archiwizuj elementów w tym folderze" będzie domyślnie włączone. Oznacza to, że po uruchomieniu procesu Autoarchiwizacji folder zostanie zignorowany i żadne elementy w nim nie zostaną zarchiwizowane. Jeśli chcesz, aby folder był dołączony, włącz opcję "Archiwizuj elementy w tym folderze przy użyciu ustawień domyślnych".

    Jeśli chcesz, aby ustawienia Autoarchiwizacji dla tego folderu różniły się od ustawień domyślnych, włącz "Archiwizuj ten folder za pomocą tych ustawień" i zmień ustawienia zgodnie z własnymi preferencjami.

    Jeśli w dowolnym momencie chcesz przywrócić wszystkie foldery, aby użyć ustawień domyślnych, możesz wrócić do menu Plik> Opcje> Zaawansowane> Ustawienia autowyszukiwania i kliknąć przycisk "Zastosuj te ustawienia do wszystkich folderów teraz". To zmieni wszystkie foldery z włączonym "Archiwizuj ten folder za pomocą tych ustawień", aby mieć "Archiwizuj elementy w tym folderze przy użyciu domyślnych ustawień".

    Po ustawieniu domyślnym AutoArchiwum i ustawieniach dla każdego folderu skonfiguruj go tak, jak chcesz, możesz pozostawić proces w spokojnym trybie pracy w tle, zwalniając miejsce dla Ciebie i zapobiegając zbyt dużemu rozrostowi folderów.