Niezbędny przewodnik do zarządzania kontaktami Google

Wraz ze wszystkimi zbiorczymi aplikacjami Google, Kontakty okazały się bardzo dynamicznym systemem książek adresowych. To, co zaczęło się od GMaila, teraz dostosowało się do własnej aplikacji internetowej, w której możesz dodawać, edytować, usuwać i klasyfikować swoje kontakty Google.

Listy te mogą być synchronizowane z telefonem z Androidem lub nawet z listą kontaktów iPhone / OS X - jeśli można je prawidłowo skonfigurować. Dlatego ważne jest, aby kontakty te były zorganizowane i łatwe do przerzucenia.

Niestety Google nie jest najlepszym gospodarzem, a platforma programistyczna jest jeszcze w powijakach. Dodałem kilka pomocnych wskazówek poniżej, aby użytkownicy Google mogli zorganizować swoją ogromną listę kontaktów.

Wielka Dywizja

Jeśli zacząłeś korzystać z GMail, prawdopodobnie masz bardzo dużą listę kontaktów. Domyślnie Wszystkie kontakty menu to lista wszystkich osób, które kiedykolwiek wysłały pocztą e-mail, na które odpowiedziały lub które dzwoniły lub wysyłały SMS-y przez Google Voice. Zawiera także kontakty, które kiedykolwiek powiadomiły Cię za pośrednictwem czatu Google.

To miłe, że Google udostępnił kilka domyślnych kategorii. Możesz organizować członków rodziny i przyjaciół w ich własnych grupach, ale może się to wydawać trochę niezręczne, ponieważ Google+ używa teraz kręgów. Najłatwiejszym sposobem zarządzania zduplikowanymi kontaktami i konfigurowania ich jest profil Google+, jeśli jesteś użytkownikiem. W przeciwnym razie możesz podzielić kontakty dla firm na kontakty osobiste.

Możesz tworzyć nowe grupy w linku na pasku bocznym pod etykietą “Nowa grupa”. Wszystkie nowe grupy są przechowywane pod “Moje kontakty” która jest grupą główną, której nie można usunąć. Jakkolwiek wydaje się to trudne, najbardziej niezawodnym sposobem organizowania wszystkich kontaktów jest ręczne przejście do grupy Inne kontakty.

Mam konto Google od około 5 lat, a obecnie moja grupa innych kontaktów ma nieco ponad 6000 osób. Wiele z nich to puste adresy e-mail, z którymi komunikowałem się w przeszłości. Jeśli nie chcesz zarządzać bazą danych w tym rozmiarze, po prostu zorganizuj osoby, które znasz, w Moich kontaktach. Może to być folder do kontaktów, ponieważ ten folder będzie synchronizowany z dowolnym sparowanym urządzeniem mobilnym z systemem Android.

Kontakty w GTalk

Aby dodać kontakty do GTalk, najpierw musisz wysłać do kogoś żądanie czatu lub zaakceptować jego prośby o czatowanie z tobą. Następnie zostaną automatycznie dodane do grupy Moje kontakty. Proces ten dołącza również swoje imię i nazwisko do wyświetlacza kontaktu.

Teraz jeden problem, z którym się spotkałem podczas korzystania z GTalk, dotyczy aplikacji Windows. Kiedy po raz pierwszy pobierzesz Google Talk i zalogujesz się, pojawi się lista normalnych znajomych. Obejmuje to wszystkich online, bezczynnych i offline.

Problem polega na tym, że zawiera również wszystkie kontakty, które nie należą do czatu; zamiast tego pobiera dane z grupy Wszystkie kontakty. Dla mnie oznacza to ponad 5000 osób i adresów e-mail, na których mi nie zależy, a wielu z nich nawet nie korzysta z czatu w moim GTalk.

Aby wyłączyć tę funkcję, spójrz w dół aplikacji na a “Widok” przycisk. Kliknij raz, aby otworzyć menu i poszukać “Pokaż wszystkie kontakty książki adresowej”. Ma domyślnie znacznik wyboru, co oznacza, że jest włączony. Po prostu kliknij raz, aby wyłączyć, a zauważysz drastyczne usunięcie listy czatu.

Praca w aplikacji Webapp

Nowy i odświeżony układ kontaktów Google odzwierciedla wiele z ich najnowszych projektów. Wygląda bardzo podobnie do Google Docs i zachowuje się podobnie jak nowszy GMail. W głównej kolumnie znajdują się domyślne Kontakty z imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail, numerem telefonu i innymi szczegółami.

Z lewego paska bocznego możesz przeglądać inne grupy kontaktów, a nawet przeglądać Google+. Jeśli nie korzystasz z ich funkcji sieci społecznościowych, ta lista będzie pusta. Z łącza Importuj możesz dodać dowolny plik CSV lub wizytówkę vCard dla dowolnych kontaktów alternatywnych.

Główne menu główne zawiera kilka dodatkowych funkcji, a także umożliwia bezpośrednie dodanie nowego kontaktu. Możesz przewijać wiele stron za pomocą przycisków po prawej stronie.

Dodatkowo w menu narzędzi znajdziesz link Ustawienia. To menu wyświetla wejścia, aby zwiększyć listę kontaktów do 500 na stronę i dodatkowo włączać i wyłączać skróty klawiaturowe. Możesz uzyskać pełną listę skrótów klawiaturowych w Centrum pomocy Google.

Szczegóły profilu użytkownika

W głównym widoku kontaktów możesz kliknąć dowolny wiersz użytkownika, aby otworzyć bardziej szczegółowy widok. Na górze znajdziesz nazwę kontaktu, zdjęcie profilowe, stanowisko, firmę, a także grupy i kręgi, w których je masz.

Na poniższym zrzucie ekranu widać, że kontakt mojego przyjaciela Nathana jest zapisany w folderze Moje kontakty i “Przyjaciele” zakreśl w moim Google+.

Wiele z tych danych można pobrać z konta Google innego kontaktu, zakładając, że wypełniły one odpowiednie pola. Można jednak ręcznie edytować dane kontaktowe samodzielnie, tj. Wiele numerów telefonów, adres e-mail lub adresy URL stron internetowych. Google daje nawet podkategorie, takie jak Blog, Strona główna, i Profil.

Duży obszar tekstowy po prawej stronie zawiera tekst zastępczy “Dodaj notatkę”. Żadna z tych informacji nie jest wyświetlana publicznie ani udostępniana Twojemu kontaktowi. Osobiście nigdy nie czułem potrzeby korzystania z tej sekcji. Ale jest to świetne miejsce do przechowywania dodatkowych informacji meta, których nie chcesz zapomnieć o kontakcie. Mogą to być pamiętne daty, takie jak rocznice, coroczne spotkania lub zbliżające się spotkanie lub spotkanie.

Łączenie duplikatów

Jest to jedna z funkcji, której brakuje w innych głównych książkach kontaktów. Z dowolnego widoku listy kontaktów Google kliknij przycisk „Więcej”, aby wyświetlić dodatkowe opcje. Następnie kliknij “Znajdź i scal duplikaty” połączyć.

Jeśli nic nie zostanie znalezione, otrzymasz mały wyskakujący komunikat wyjaśniający, że nie masz duplikatów. W przeciwnym razie Google wyświetli małą listę kontaktów, które mają powtarzające się wpisy na wielu listach grup.

Najczęściej znajduję duplikaty między moimi głównymi kontaktami a kręgami Google+. Jeśli chcesz zachować te osobne, nie powinno to stanowić problemu. Ale według mojej wiedzy połączenie obu list nie powinno mieć wpływu na nic poza Kontaktami.

Importowanie i eksportowanie

Jeśli nie masz czasu, aby przejść przez wszystkie grupy i usunąć niepotrzebne wpisy, funkcja eksportu może być najszybszym rozwiązaniem. Kliknij menu „Więcej” i wybierz “Eksport” link, aby wyświetlić nowe okno.

Stąd możesz wybrać grupę, na którą chcesz kierować (wybrałem Wszystkie kontakty) wraz z formatem wyjściowym.

Oferty vCard są nieco trudniejsze do przejścia. Plik .CSV dla programu Outlook lub podobnych produktów firmy Microsoft powinien zostać poprawnie otwarty w programie Excel. Stąd możesz przejść przez wszystkie wiersze, a nawet usunąć duże bloki kontaktów jednocześnie. To sprawia, że czyszczenie listy jest dużo łatwiejsze niż próba pracy w ramach limitu 500 stron w menedżerze kontaktów.

Po zakończeniu organizowania wystarczy zapisać plik i ponownie zaimportować go do kontaktów Google. Zalecam zapisanie tej kopii pod inną nazwą, aby nie zastąpić oryginalnej listy. w razie czego.

Czat Google w Gmailu

Nowa aplikacja do czatu w przeglądarce jest dostępna zarówno w Gmailu, jak i Google+. Funkcjonalność jest znacznie bardziej dopracowana w GMailu, więc dużo łatwiej jest się bawić z kontaktami na czacie. Wyłączyłem swojego klienta czatu na G +, ponieważ często czuję, że G + jest trochę za dużo do czynienia.

Jeśli jesteś już zalogowany, kliknij link logowania w górnej części widżetu. Jeśli nie możesz znaleźć czatu, kliknij ikonę dymku w dolnej części lewej kolumny. Jeśli najedziesz na ten obszar widżetu czatu, zauważysz, że w prawym górnym rogu pojawi się nowe menu rozwijane. Jedno z ustawień jest oznaczone “Pokaż na liście czatu”. Domyślnie wyświetla tylko „Najpopularniejsze” kontakty, które mogą być denerwujące, ponieważ nie widać, kto jeszcze jest online.

Zawsze zmieniam to na Wszystkie kontakty, aby móc uzyskać dostęp do całej mojej listy czatu. Warto zauważyć, że wszystkie kontakty NIE są takie same jak twoje “Wszystkie kontakty” Grupa. Zamiast tego wyświetla tylko wszystkie kontakty upoważnione do rozmowy z tobą.

Praca mała

Jeśli najedziesz na swoje kontakty na liście czatu, zobaczysz małe wyskakujące okienko z obrazem profilu, imieniem i adresem e-mail. To menu nie pojawia się na liście czatu Google+ - kolejny powód, aby trzymać się GMaila.

Teraz najlepszym sposobem na zorganizowanie kontaktów jest wyszukiwanie w polu tuż nad statusem czatu. Podczas pisania Google zaproponuje sugestie osób i możesz dodać je do listy czatu, wysłać e-mail lub nawet zablokować.

Jeśli osoba znajduje się na liście czatu, będzie miała małą ikonę powiadomienia po lewej stronie swojej nazwy. Zielona bańka oznacza, że są aktualnie online, czerwony oznacza zajęty, bursztynowy oznacza bezczynny, a szary oznacza offline. Na podstawie tego samego interfejsu ledwo wyglądam na liście czatów. Mogę uzyskać dostęp do wszystkich moich kontaktów i praktycznie każdej funkcji, której potrzebuję bezpośrednio z pola wyszukiwania.

Przydatne linki

Nawigacja w kontaktach Google
Importowanie, eksportowanie i synchronizowanie kontaktów
Jak: Synchronizować kontakty Google z telefonem iPhone
Kompletny przewodnik po naprawianiu kontaktów Google
5 świetnych wskazówek do zarządzania kontaktami Google i Android

Wniosek

Dzięki tym kilku zasobom, aby zacząć, dostosowanie się do systemu kontaktów Google nie powinno zająć dużo czasu. Istnieje szerokie wsparcie dla importowania kontaktów z aplikacji innej firmy oraz mnóstwo połączeń. Google+ otworzył także nowy rozdział dla użytkowników swoich czatów i usług e-mail.

Jeśli starasz się posprzątać swoje Kontakty Google, wystarczy odrobina cierpliwości i wytrwałości. Organizowanie się jest wspaniałe, a Google oferuje narzędzia, które to umożliwiają. Użytkownicy klienta czatu czatu Google będą również odczuwali ulgę dzięki tak prostemu dostępowi do organizowania kontaktów swoich znajomych. Jeśli masz pomysły lub podobne sugestie dotyczące zarządzania kontaktami w Google, podziel się z nami w obszarze dyskusji na temat postów poniżej.