Formatuj komórki przy użyciu formatowania warunkowego w programie Excel

Jeśli jesteś przyzwyczajony do używania starszych wersji programu Excel, opcje formatowania warunkowego w programie Excel 2007, 2010 i 2013 zadziwią Cię. Dlaczego więc chcesz zawracać sobie głowę formatowaniem warunkowym? Oto kilka powodów, dla których uwielbiam używać tej funkcji programu Excel:

1. Aby Twoje dane były bardziej atrakcyjne wizualnie.

2. Aby ułatwić zrozumienie arkuszy kalkulacyjnych.

3. Aby zidentyfikować pewne typy numerów w celu pomocy w rozwiązywaniu problemów.

4. Aby pomóc w wyciągnięciu wniosków z danych.

5. Aby wizualnie wyświetlić użytkownikowi, co jest „dobre” lub „złe”, używając zielonego i czerwonego.

Teraz możesz użyć formatowania warunkowego, aby sformatować każdą komórkę w zakresie na podstawie własnych kryteriów (i istnieje wiele opcji formatowania do wyboru). Na przykład, jeśli masz arkusz zysków i chcesz kodować wszystkie zyski większe niż 200 USD jako zielone i wszystkie zyski mniejsze niż 200 USD jako żółte, a wszystkie straty jako czerwone, możesz użyć formatowania warunkowego, aby szybko wykonać całą pracę za Ciebie.

Formatowanie warunkowe w programie Excel

Formatowanie warunkowe umożliwia szybkie i łatwe formatowanie znacznych ilości danych, a jednocześnie umożliwia rozróżnianie różnych typów danych. Możesz utworzyć reguły dla opcji formatowania, które umożliwią Microsoft Excel automatyczne formatowanie. Musisz tylko wykonać trzy proste kroki.

Krok 1: Wybierz komórki, które chcesz sformatować.

Krok 2: Kliknij Formatowanie warunkowe pod menu Home, sekcja Style.

Krok 3: Wybierz swoje zasady. Tam są Podświetl zasady dotyczące komórek i Reguły góra / dół na górze, które pozwalają porównywać wartości. W tym przykładzie narzuciliśmy trzy zasady. Po pierwsze, każda wartość większa niż 200 USD była zielona.

Warto zauważyć, że tylko sekcja Reguły podświetlania komórek może być również używana do porównywania zestawu danych z innym zestawem danych. Wszystko inne użyje tylko jednego zestawu danych, który podświetliłeś i porównuje wartości ze sobą. Na przykład, używając reguły Większej niż, mogę porównać wartości od A1 do A20 w odniesieniu do określonej liczby lub porównać A1 do A20 z B1 do B20.

Ta sama logika została zastosowana do drugiej i trzeciej reguły. Druga zasada była taka, że ​​wszystko pomiędzy 0 a 200 USD zostało sformatowane na żółto. Trzecia zasada dotyczyła tego, że wszystko poniżej 0 $ zostało sformatowane na czerwono. Oto jak wygląda część gotowego arkusza kalkulacyjnego.

Jeśli nie spodobają Ci się te opcje formatowania, program Excel ma wiele nowych opcji formatowania warunkowego, z których możesz korzystać. Na przykład możesz wstawiać ikony takie jak kolorowe strzałki (Zestawy ikon), wykresy słupkowe jak w drugim przykładzie (Paski danych), lub nawet zakres automatycznie wybranych kolorów, jak w ostatnim przykładzie (Skale kolorów). Te trzy opcje porównują tylko wartości z tego samego zestawu danych. Jeśli wybierzesz A1 do A20, porówna je tylko ze sobą.

Jeśli później zdecydujesz, że nie chcesz, aby Twoje komórki były formatowane warunkowo, wszystko, co musisz zrobić, to wyczyścić formatowanie. W tym celu wybierz przycisk Formatowanie warunkowe i wybierz Wyczyść zasady. Następnie wybierz, czy chcesz wyczyścić reguły tylko z wybranych komórek lub z całego arkusza.

Ponadto, jeśli stworzyłeś kilka reguł, możesz zapomnieć, jakie reguły zastosowałeś do komórek. Ponieważ możesz zastosować wiele reguł do tego samego zestawu komórek, może to stać się dość mylące, zwłaszcza jeśli ktoś inny utworzy arkusz kalkulacyjny. Aby zobaczyć wszystkie reguły, kliknij przycisk Formatowanie warunkowe, a następnie kliknij Zarządzaj regułami.

Jeśli masz więcej niż jedną regułę zastosowaną do tego samego zakresu komórek, reguły są oceniane w kolejności od wyższego priorytetu do niższego priorytetu. Domyślnie najnowsza dodana reguła ma wyższy priorytet. Możesz to zmienić, klikając regułę, a następnie używając przycisków strzałek w górę iw dół, aby zmienić kolejność. Możesz także kliknąć listę rozwijaną na samej górze i zobaczyć reguły tylko dla bieżącego wyboru lub dla każdego arkusza w skoroszycie.

Jest także pole wyboru o nazwie Zatrzymaj, jeśli prawda, których nie będę tu szczegółowo opisywał, ponieważ jest to dość skomplikowane. Możesz jednak przeczytać ten post od firmy Microsoft, który wyjaśnia to szczegółowo.

Nowe opcje formatowania warunkowego Excel 2010

Prawie wszystko jest takie samo w programie Excel 2010, jeśli chodzi o formatowanie warunkowe, które zostało uwzględnione w programie Excel 2007. Istnieje jednak jedna nowa funkcja, która naprawdę czyni ją znacznie bardziej wydajną.

Wcześniej wspomniałem, że Podświetl zasady dotyczące komórek sekcja pozwala porównać jeden zestaw danych z innym zestawem danych w tym samym arkuszu kalkulacyjnym. W 2010 r. Można teraz odwołać się do innego arkusza w tym samym skoroszycie. Jeśli spróbujesz to zrobić w programie Excel 2007, pozwoli to na wybranie danych z innego arkusza, ale wyświetli komunikat o błędzie podczas próby kliknięcia przycisku OK na końcu.

W programie Excel 2010 możesz to teraz zrobić, ale jest to trochę skomplikowane, więc zamierzam to wyjaśnić krok po kroku. Powiedzmy, że mam dwa arkusze i na każdym arkuszu mam dane z B2 do B12 dla czegoś takiego jak zysk. Jeśli chcę zobaczyć, które wartości w B2 do B12 z arkusza 1 są większe niż wartości B2 do B12 arkusza 2, najpierw wybrałbym wartości B2 do B12 w arkuszu 1, a następnie kliknąłem Świetnie niż w sekcji Zasady podświetlania komórek.

Teraz kliknij przycisk odwołania do komórki, który pokazałem powyżej. Pole zmieni się, a ikona kursora stanie się białym krzyżykiem. Teraz idź dalej i kliknij arkusz 2 i wybierz TYLKO komórka B2. Robić NIE wybierz cały zakres B2 do B12.

Zobaczysz, że pole ma teraz wartość = Arkusz2! B $ 2. Musimy to zmienić na = Arkusz2! $ B2. Zasadniczo pozbądź się $ to pojawia się przed 2. Dzięki temu kolumna pozostanie niezmieniona, ale numer wiersza zostanie zmieniony automatycznie. Z jakiegoś powodu nie pozwoli ci wybrać całego zakresu.

Kliknij ponownie przycisk odwołania do komórki, a następnie kliknij OK. Teraz wartości w arkuszu 1, które są większe niż arkusz 2, zostaną sformatowane zgodnie z wybranymi opcjami formatowania.

Mam nadzieję, że to wszystko ma sens! Patrząc na Excel 2013, wydaje się, że nie ma żadnych nowych funkcji, jeśli chodzi o formatowanie warunkowe. Na koniec, jeśli uważasz, że domyślne reguły nie pasują do tego, co próbujesz osiągnąć, możesz kliknąć Nowa zasada opcja i zacznij od zera. Wspaniałe w tworzeniu nowej reguły jest użycie formuły do ​​określenia, które komórki do sformatowania, co jest bardzo potężne.

Mimo że formatowanie warunkowe wygląda na stosunkowo łatwe i proste na powierzchni, może stać się dość złożone w zależności od danych i potrzeb. Jeśli masz jakieś pytania, możesz napisać komentarz. Cieszyć się!