Jak oddzielić pierwsze i ostatnie imiona w Excelu

Jeśli używasz Excela bardzo często, prawdopodobnie natknąłeś się na sytuację, w której masz nazwę w pojedynczej komórce i musisz oddzielić nazwę na różne komórki. Jest to bardzo częsty problem w programie Excel i prawdopodobnie możesz wykonać wyszukiwanie Google i pobrać 100 różnych makr napisanych przez różnych ludzi, aby zrobić to za Ciebie.

Jednak w tym poście pokażę ci, jak skonfigurować formułę, abyś mógł to zrobić sam i właściwie zrozumieć, co się dzieje. Jeśli używasz Excela bardzo często, prawdopodobnie dobrym pomysłem jest poznanie niektórych bardziej zaawansowanych funkcji, dzięki którym możesz zrobić więcej interesujących rzeczy za pomocą swoich danych.

Jeśli nie lubisz formuł i chcesz szybszego rozwiązania, przewiń w dół do Tekst do kolumn sekcja, która uczy, jak korzystać z funkcji Excel, aby zrobić to samo. Ponadto funkcja tekst na kolumny jest również lepsza, jeśli masz więcej niż dwie pozycje w komórce, którą musisz oddzielić. Na przykład, jeśli jedna kolumna ma 6 pól połączonych razem, to użycie poniższych wzorów stanie się naprawdę bałaganiarskie i skomplikowane.

Oddzielne nazwy w Excelu

Aby rozpocząć, zobaczmy, jak nazwy są zwykle przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Najczęstsze dwa sposoby, jakie widziałem, to Imię nazwisko z tylko przestrzenią i nazwisko, Imię z przecinkiem oddzielającym te dwa. Ilekroć widziałem środkowy inicjał, zwykle Imię midinitial nazwisko jak poniżej:

Korzystając z kilku prostych formuł i łącząc je razem, można łatwo oddzielić imię, nazwisko i środkowy wstęp do oddzielnych komórek w programie Excel. Zacznijmy od wyodrębnienia pierwszej części nazwy. W moim przypadku użyjemy dwóch funkcji: lewej i wyszukiwania. Logicznie jest to, co musimy zrobić:

Wyszukaj w komórce spację lub przecinek, znajdź pozycję, a następnie usuń wszystkie litery po lewej stronie tej pozycji.

Oto prosta formuła, która poprawnie wykonuje zadanie: = LEWO (NN, SZUKAJ (”„, NN) - 1), gdzie NN to komórka, w której przechowywana jest nazwa. -1 służy do usunięcia dodatkowego miejsca lub przecinka na końcu ciągu.

Jak widzisz, zaczynamy od lewej funkcji, która pobiera dwa argumenty: łańcuch i liczbę znaków, które chcesz pobrać, zaczynając od początku ciągu. W pierwszym przypadku szukamy spacji, używając podwójnych cudzysłowów i wstawiając spację między nimi. W drugim przypadku szukamy przecinka zamiast spacji. Jaki jest więc wynik dla trzech scenariuszy, o których wspomniałem?

Otrzymaliśmy imię z wiersza 3, nazwisko z wiersza 5 i imię z wiersza 7. Świetnie! W zależności od sposobu przechowywania danych, wyodrębniłeś imię lub nazwisko. Teraz do następnej części. Oto, co musimy teraz zrobić logicznie:

- Wyszukaj w komórce spację lub przecinek, znajdź pozycję, a następnie odejmij pozycję od całkowitej długości ciągu. Oto, jak wyglądałaby formuła:

= PRAWO (NN, LEN (NN) -SEARCH (”„, NN))

Teraz korzystamy z odpowiedniej funkcji. Wymaga to również dwóch argumentów: łańcucha i liczby znaków, które chcesz pobrać, zaczynając od końca łańcucha, który będzie w lewo. Chcemy więc, aby długość łańcucha minus pozycja spacji lub przecinka. To da nam wszystko po prawej stronie pierwszego miejsca lub przecinka.

Świetnie, teraz mamy drugą część imienia! W pierwszych dwóch przypadkach jesteś prawie gotowy, ale jeśli w nazwie znajduje się środkowy inicjał, możesz zauważyć, że wynik nadal zawiera nazwisko z środkowym początkiem. Jak więc zdobyć nazwisko i pozbyć się środkowego inicjału? Łatwy! Po prostu uruchom ponownie tę samą formułę, której użyliśmy do uzyskania drugiej części nazwy.

Robimy więc kolejne prawo i tym razem stosujemy formułę na połączonej środkowej komórce początkowej i ostatniej. Znajduje miejsce za środkowym początkiem, a następnie przyjmuje długość pomniejszoną o pozycję liczby znaków na końcu łańcucha.

Więc masz to! Teraz dzielisz imię i nazwisko na osobne kolumny, używając kilku prostych formuł w Excelu! Oczywiście nie każdy będzie miał sformatowany tekst w ten sposób, ale możesz go łatwo edytować, aby dopasować go do swoich potrzeb.

Tekst do kolumn

Istnieje również inny łatwy sposób na rozdzielenie tekstu złożonego na osobne kolumny w programie Excel. To polecana nazwa Tekst do kolumn i działa bardzo dobrze. Jest także znacznie bardziej wydajny, jeśli masz kolumnę, która ma więcej niż dwie części danych.

Na przykład poniżej mam dane, w których jeden wiersz zawiera 4 dane, a drugi wiersz zawiera 5 danych. Chciałbym podzielić to na 4 kolumny i 5 kolumn, odpowiednio. Jak widzisz, próba użycia powyższych formuł byłaby niepraktyczna.

W programie Excel najpierw wybierz kolumnę, którą chcesz oddzielić. Następnie idź dalej i kliknij Dane kartę, a następnie kliknij Tekst do kolumn.

Spowoduje to wyświetlenie kreatora Tekst na kolumny. W kroku 1 wybierasz, czy pole jest ograniczone lub o stałej szerokości. W naszym przypadku wybierzemy Rozdzielony.

Na następnym ekranie wybierzesz separator. Możesz wybrać z karty, średnika, przecinka, spacji lub wpisać niestandardowe w.

Na koniec wybierasz format danych dla kolumny. Normalnie, Generał będzie działać dobrze dla większości typów danych. Jeśli masz coś takiego jak daty, wybierz ten format.

Kliknij koniec i obserwuj, jak twoje dane są magicznie rozdzielane na kolumny. Jak widać, jeden rząd zmienił się w pięć kolumn, a drugi w cztery kolumny. Funkcja Text to Columns jest bardzo wydajna i może znacznie ułatwić Ci życie.

Jeśli masz problemy z rozdzieleniem nazw, które nie są w powyższym formacie, opublikuj komentarz swoimi danymi i postaram się pomóc. Cieszyć się!