Jak udostępniać lub współpracować na Doc Word z innymi

Szukasz sposobu na współpracę z innymi w dokumencie Word? Jeśli tak, możesz to zrobić bardzo łatwo w samym słowie. Ta funkcja jest dostępna dla kilku wersji pakietu Office i działa nawet wtedy, gdy strona odbierająca nie ma zainstalowanego programu Word w swoim systemie.

Pamiętaj, że aby rozpocząć udostępnianie dokumentów w programie Word, musisz zapisać swoje dokumenty w chmurze. Nie wszystkie twoje dokumenty, ale przynajmniej te, które zostaną udostępnione. Oznacza to, że najpierw musisz skonfigurować konto OneDrive, a następnie zalogować się na swoje konto Microsoft z poziomu programu Word.

Udostępnij Word Doc

Po prawidłowym skonfigurowaniu usługi OneDrive w programie Word kliknij i kliknij Dzielić przycisk w prawym górnym rogu ekranu.

Spowoduje to wyświetlenie okienka po prawej stronie ekranu. Jeśli dokument nie został jeszcze zapisany w chmurze, musisz kliknąć Zapisz w chmurze przycisk.

Spowoduje to wyświetlenie Zapisz jako okno dialogowe, które powinno już być ustawione na OneDrive. Nadaj plikowi nazwę i zapisz go.

Po zapisaniu i przesłaniu do chmury wróć do Dzielić a teraz będziesz mógł zapraszać ludzi do przyłączenia się. Wpisz adres e-mail, wybierz, czy mogą go edytować, czy po prostu go wyświetlić, a następnie dołącz opcjonalną wiadomość.

Po stronie odbiorczej pojawi się wiadomość e-mail zawierająca link do dokumentu zapisanego na koncie OneDrive strony wysyłającej:

Gdy użytkownik kliknie łącze, przeniesie je do przeglądarki Word o nazwie Word Online, w której można edytować dokument.

Kliknij Edytuj w przeglądarce i otrzymasz znajomy interfejs wstążki programu Word na pulpicie. Użytkownik może edytować dokument bez potrzeby instalowania programu Word lub konieczności posiadania konta OneDrive.

Dokument automatycznie zapisuje, więc użytkownik nie musi się martwić o próbę zapisania samego dokumentu. Na końcu pojawi się komunikat z informacją, że inni ludzie edytują dokument i pytają, czy chcesz automatycznie udostępniać zmiany w miarę ich zmiany. Polecam klikanie tak tutaj.

Pamiętaj, że zmiany nie będą widoczne dla innych użytkowników, dopóki nie zapiszesz dokumentu. Jeśli klikniesz Plik, zobaczysz nową wiadomość na karcie Informacje, która mówi Dostępne aktualizacje dokumentów.

Idź dalej i zapisz dokument, a otrzymasz kolejną wiadomość wyjaśniającą, że nowe zmiany wprowadzone przez innych będą wyświetlane z zieloną nakładką.

Kliknij OK i przejrzyj dokument. Wszystko na zielono zostało zmienione lub dodane przez kogoś innego. W moim testowaniu, jeśli ktoś usunął coś z dokumentu, nie pokazał niczego na zielono.

Pamiętaj, że po zapisaniu dokumentu zielone podświetlenie zniknie, dopóki nie zostaną wprowadzone nowe zmiany. Jeśli chcesz śledzić, jakie zmiany są wprowadzane, włącz je Śledzenie zmian na dokumencie przed udostępnieniem go, w przeciwnym razie trudno powiedzieć, co się dzieje, zwłaszcza jeśli wiele osób edytuje dokument.

Powyżej mam włączony Śledzenie zmian na Przejrzeć zakładka, a teraz oprócz zielonego podświetlonego tekstu, mam także czerwone pionowe paski w lewej kolumnie. Ponieważ usuwanie nie jest wyświetlane na zielono, można je zobaczyć tylko poprzez śledzenie zmian. Kliknij czerwoną linię, aby wyświetlić usuniętą zawartość w przekreśleniu.

Ogólnie rzecz biorąc, Word jest doskonałym narzędziem do współpracy w czasie rzeczywistym z wieloma autorami lub edytorami, a aspekt synchronizacji działa bardzo dobrze. Jedną z funkcji, którą zauważyłem, jest to, że gdy ktoś inny edytuje określony akapit, uniemożliwia innym edycję tej sekcji, dopóki pierwsza osoba nie skończy. Dzięki temu ludzie nie nadpisują tych samych sekcji w tym samym czasie. Jeśli masz jakieś pytania, skomentuj. Cieszyć się!