Jak śledzić zmiany w programie Excel

Szukasz sposobu śledzenia zmian wprowadzonych w arkuszu kalkulacyjnym Excel? Istnieje wiele przypadków, w których musisz rozesłać plik do wielu osób i śledzić, jakie zmiany zostały wprowadzone. Możesz śledzić, kiedy dokonano zmiany, kto dokonał zmiany, w której komórce nastąpiła zmiana i jakie dane zostały zmienione.

Excel ma wbudowane funkcje śledzenia, które mogą obsłużyć wszystkie powyższe przypadki. Możesz łatwo przejrzeć wszystkie zmiany bezpośrednio w arkuszu, a także zaakceptować lub odrzucić każdą zmianę. Jest kilka punktów do zapamiętania na temat funkcji śledzenia programu Excel:

1. Włączenie śledzenia nie oznacza, że ​​można cofnąć arkusz w czasie do poprzedniego stanu, cofając zmiany. Jest to plik dziennika, który rejestruje wszystko i to wszystko. Możesz ręcznie przejść i zobaczyć, które dane zostały usunięte lub dodane, ale musisz samodzielnie wprowadzić zmiany w arkuszu kalkulacyjnym.

2. Włączenie śledzenia nie oznacza, że ​​każda wprowadzona zmiana zostanie zarejestrowana. Wszelkie dane przechowywane w komórce są śledzone, ale inne zmiany, takie jak formatowanie, nie są. Inne zmiany, które nie są śledzone, obejmują ukrywanie / wyświetlanie wierszy i kolumn, komentarzy i wartości komórek, które zmieniają się z powodu ponownego obliczenia formuły.

3. Historia zmian jest domyślnie przechowywana tylko przez 30 dni. Jeśli wprowadzisz zmiany w arkuszu programu Excel, a następnie ponownie otworzysz skoroszyt 45 dni później, będziesz mógł zobaczyć historię zmian przez wszystkie 45 dni, aż zamkniesz skoroszyt. Po zamknięciu historia zmian starszych niż 30 dni zniknie. Oznacza to, że następnym razem, gdy je otworzysz, nie będziesz w stanie zobaczyć tej zmiany dokonanej 45 dni wcześniej.

4. Za każdym razem, gdy włączasz śledzenie, skoroszyt staje się wspólnym skoroszytem. Oznacza to, że wielu użytkowników dokona zmian w dokumencie.

Teraz, gdy znasz już podstawy działania śledzenia w Excelu, porozmawiajmy o tym, jak go włączyć, zmienić ustawienia i śledzić zmiany!

Włączanie śledzenia

Najpierw włącz śledzenie. Otwórz Excel i kliknij Przejrzeć zakładka na wstążce. Po prawej stronie powinna pojawić się opcja o nazwie Śledzenie zmian pod Zmiany Sekcja.

Kliknij przycisk i wybierz Zaznacz zmiany. Otrzymasz okno dialogowe, w którym musisz teraz zaznaczyć opcję „Śledź zmiany podczas edycji. To również udostępnia Twój skoroszyt ”.

Masz tutaj kilka opcji Gdy, Kto, i Gdzie. Dla Gdy, Wszystko oznacza, że ​​każda zmiana zostanie podświetlona. Masz również możliwość wyróżnienia zmian od ostatniego zapisania dokumentu, od określonej daty lub zmian, które nie zostały jeszcze sprawdzone.

Jeśli sprawdzisz Kto, możesz śledzić zmiany dokonane przez kogokolwiek lub zmiany wprowadzone przez wszystkich z wyjątkiem ciebie. The Gdzie opcja pozwala śledzić zmiany tylko dla określonej części arkusza kalkulacyjnego. Po prostu kliknij przycisk po prawej stronie i wybierz zakres komórek, które chcesz śledzić.

Wreszcie możesz odznaczyć Zaznacz zmiany na ekranie opcja, jeśli nie chcesz, aby inni wiedzieli, że śledzisz zmiany. Domyślnie po rozpoczęciu śledzenia i wybraniu tej opcji każda zmieniona komórka pokaże małą strzałkę w lewym górnym rogu, aby wskazać, że została zmieniona.

Ponadto, jeśli klikniesz zmienioną komórkę (za pomocą Zaznacz zmiany na ekranie włączony), pojawi się małe okienko pokazujące, z jakiej wartości została zmieniona i zmieniona na i o której godzinie. Jeśli usuniesz zaznaczenie opcji Podświetl zmiany na ekranie, ten mały czarny trójkąt nie pojawi się.

Na przykład możesz ukryć zmiany na ekranie, nie zaznaczając pola, wysłać plik do wszystkich, którzy muszą wprowadzić zmiany, a kiedy go odzyskasz, po prostu przejdź do Śledzenie zmian i sprawdź ponownie skrzynkę.

Konfiguruj śledzenie

Następnym krokiem jest zapoznanie się z ustawieniami śledzenia i dostosowanie ich do własnych potrzeb. Aby to zrobić, kliknij Udostępnij skoroszyt przycisk znajdujący się bezpośrednio na lewo od Śledzenie zmian przycisk. Kliknij na zaawansowane karta, gdy Udostępnij skoroszyt pojawia się okno dialogowe.

Tutaj możesz zmienić liczbę dni przechowywania historii zmian na coś innego niż 30 dni. Domyślnie zmiany są aktualizowane, gdy plik jest zapisywany, ale można go zrobić tak, aby był automatycznie wykonywany co kilka minut. Wreszcie, możesz wybrać, jak chcesz radzić sobie z konfliktami: albo przez zapytanie, albo po prostu pozwolenie ostatniej zmianie podczas zapisywania pliku wygrać.

Wyświetlanie zmian

Po włączeniu śledzenia i wprowadzeniu kilku zmian, możesz ponownie kliknąć przycisk Śledź zmiany, kliknij Podświetl zmiany, a zauważysz, że Lista zmian na nowym arkuszu pole nie jest już wyszarzone.

Sprawdź to i kliknij OK. Nowy arkusz o nazwie Historia zostanie dodany, który umożliwi przeglądanie wszystkich zmian wprowadzonych do tego skoroszytu.

W pewnym momencie musisz zatwierdzić lub odrzucić zmiany. Możesz przejrzeć wszystkie zmiany, a następnie wybrać i wybrać te, które chcesz zachować lub odrzucić.

Po prostu kliknij Śledzenie zmian znowu i wybierz Akceptuj / Odrzuć zmiany. Wybierz opcje, aby wybrać zmiany, które chcesz zaakceptować lub odrzucić. Jeśli chcesz przejrzeć wszystkie zmiany, po prostu wyjdź Gdy sprawdzone i upewnij się, że jest ustawione Bez recenzji.

Kliknij przycisk OK, a program Excel zacznie wyświetlać każdą wprowadzoną zmianę i opcję Zaakceptować lub Odrzucać. Możesz również Akceptuj wszystkie lub Odrzuć wszystko zmiany, jeśli chcesz.

Jeśli odrzucisz zmianę, natychmiast powróci do tego, co było pierwotnie w tej komórce. Warto zauważyć, że jeśli inna komórka odwołuje się do zawartości odrzuconej komórki, to ta wartość również się zmieni, gdy wartość komórki powróci. Może to spowodować złamanie formuł itp., Więc bądź ostrożny.

To jest to! Teraz możesz łatwo śledzić wszelkie zmiany wprowadzone w arkuszu kalkulacyjnym Excel, korzystając z tej wbudowanej funkcji. Jeśli masz jakieś pytania, dodaj komentarz. Cieszyć się!