Wyszukaj e-mail programu Outlook według nadawcy, datę, słowo kluczowe, rozmiar i więcej

Wyszukiwanie w wiadomościach e-mail programu Outlook może okazać się trudnym zadaniem, jeśli jesteś kimś takim jak ja z wieloma plikami PST i dziesiątkami tysięcy wiadomości e-mail obejmujących dziesiątki lat. Większość środowisk korporacyjnych korzysta z programu Outlook do wysyłania wiadomości e-mail, a wiele osób kończy na e-mailach biznesowych i osobistych przechowywanych w programie Outlook.

W starszych wersjach programu Outlook potrzebne były dodatki innych firm, takie jak Xobni, do szybkiego wyszukiwania wiadomości e-mail. Na szczęście od czasu Office 2010 firma Microsoft stworzyła użyteczną funkcję wyszukiwania, która faktycznie działa i pozwala szybko znaleźć wiadomości e-mail przy użyciu szerokiej gamy filtrów. Możesz wyszukiwać tekst, adresy, załączniki, nadawców itp. I możesz filtrować według daty, rozmiaru, tematu, ważności i innych.

W tym artykule pokażę, jak upewnić się, że wszystkie wiadomości e-mail są indeksowane przez system Windows, a następnie, jak wykonywać różne typy wyszukiwania w zależności od tego, czego szukasz.

Należy zauważyć, że w tym artykule założono, że pracujesz nad pakietami Office 2010, 2013 lub 2016, ponieważ te wersje są najlepsze do wyszukiwania.

Włącz indeksowanie

Przed wykonaniem błyskawicznego wyszukiwania w programie Outlook musisz się upewnić, że wszystkie wiadomości e-mail zostały zindeksowane. Aby to sprawdzić, idź dalej i kliknij pole wyszukiwania widoczne na górze skrzynki pocztowej.

Po kliknięciu pola wyszukiwania zobaczysz Narzędzia wyszukiwania karta pojawia się na wstążce. Po prawej stronie kliknij Narzędzia wyszukiwania a następnie kliknij Opcje wyszukiwania.

Pod Źródła, Kliknij na Opcje indeksowania przycisk.

Spowoduje to przejście do systemu Windows Opcje indeksowania ekran, na którym możesz wybrać i wybrać różne lokalizacje, które chcesz indeksować. Jeśli nie widzisz Microsoft Outlook na liście musisz kliknąć Modyfikować przycisk.

Śmiało, sprawdź Microsoft Outlook a następnie kliknij OK.

System Windows rozpocznie indeksowanie wiadomości e-mail od razu i możesz sprawdzić, kiedy to się robi, klikając Status indeksu w obszarze Narzędzia wyszukiwania, jak pokazano powyżej.

Zobaczysz komunikat wskazujący, ile elementów pozostało do zindeksowania, a po zakończeniu powiedzą, że program Outlook zakończył indeksowanie wszystkich swoich elementów. Teraz nauczmy się, jak szukać w Outlooku.

Wykonywanie wyszukiwań w programie Outlook

Aby rozpocząć wyszukiwanie w programie Outlook, kliknij W pudełku lub kliknij określony folder. Jeśli klikniesz na Skrzynkę odbiorczą, zauważysz, że będzie ona miała Wyszukaj bieżącą skrzynkę pocztową katalogowany. Możesz kliknąć małą listę rozwijaną po prawej i wybrać inne opcje, takie jak Obecny folder, Podfoldery, i Wszystkie elementy programu Outlook.

Po kliknięciu Skrzynka odbiorcza, Aktualna skrzynka pocztowa jest automatycznie wybierany. Spowoduje to przeszukanie całej poczty w całej skrzynce pocztowej, w tym wszystkiego w folderze Skrzynka odbiorcza, Elementy wysłane, Elementy usunięte, Skrzynka nadawcza itd. Kliknięcie określonego folderu spowoduje domyślne ustawienie pola wyszukiwania Obecny folder, który przeszuka tylko e-mail w tym konkretnym folderze bez podfolderów.

Jeśli masz folder, który ma podfoldery, upewnij się, że wybrałeś Podfoldery z listy rozwijanej, aby przeszukać tylko podfoldery.

Teraz, gdy już to rozumiemy, nauczmy się, jak wykonywać różne typy wyszukiwania w Outlooku. Istnieją dwa sposoby, aby to zrobić: za pomocą wstążki wyszukiwania lub za pomocą składni zapytania wyszukiwania. Jak możesz stwierdzić, ta druga opcja jest bardziej techniczna, ale pozwala na tworzenie skomplikowanych wyszukiwań.

Korzystanie z narzędzi wyszukiwania w programie Outlook

Zacznijmy od łatwiejszej metody, która będzie działać dobrze dla większości ludzi. Kliknij pole wyszukiwania po wybraniu skrzynki odbiorczej lub folderu, a następnie kliknij Narzędzia wyszukiwania na wstążce. Przyjrzyjmy się wszystkim różnym opcjom.

Po lewej stronie znajduje się Zakres, która jest taka sama jak rozwijana lista, o której wspomniałem powyżej. Następne jest Wyniki, który nie będzie aktywny, dopóki nie wykonasz wyszukiwania. Domyślnie program Outlook wyświetla tylko najnowsze elementy pasujące do wyszukiwania i może nie wyświetlać wszystkich wyników. Możesz kliknąć Uwzględnij starsze wyniki aby wyświetlić wszystkie wyniki lub przewinąć do dołu wyników wyszukiwania i wybrać Pokaż więcej.

Oczyścić jest to miejsce, w którym możemy naprawdę drążyć i znaleźć dokładnie to, czego szukamy. Po pierwsze, jak szukać dokładnego tekstu w programie Outlook? Powiedzmy, że chcesz znaleźć wszystkie wiadomości e-mail z SSN lub z określonym słowem. W takich przypadkach używasz po prostu cudzysłowów.

Powyżej szukałem słowa Sherlock umieszczając go w podwójnym cudzysłowie. Jeśli słowo znajduje się w wierszu tematu, zostanie podświetlone na żółto. Po kliknięciu dowolnej wiadomości e-mail zobaczysz również podświetlone słowo, które jest wygodne.

To jeden z najczęstszych typów wyszukiwania. Innym popularnym wyszukiwaniem jest nadawca. Jest to bardzo proste w programie Outlook. Po prostu kliknij Z przycisk na wstążce i zacznij wpisywać nazwisko osoby lub adres e-mail.

Jeśli chcesz dodać więcej kryteriów wyszukiwania, takich jak tylko oglądanie wiadomości e-mail od określonego nadawcy, który ma załączniki, po prostu kliknij Ma załączniki przycisk.

Możesz dodawać kolejne filtry, aby zmniejszyć zestaw wyników e-maili. Większość innych opcji nie wymaga wyjaśnień, takich jak Nieprzeczytane, Oznaczone, Ważne itd. Jeśli chcesz wyszukiwać według daty, możesz kliknąć w tym tygodniu, a otrzymasz kilka opcji, takich jak ten tydzień, ten miesiąc, to Rok, itp., Ale o to chodzi.

Jeśli chcesz wyszukiwać według daty lub zrobić coś takiego jak znalezienie najstarszych wiadomości e-mail w programie Outlook, musisz użyć opcji Wyszukiwanie zaawansowane lub składni zapytania. Zacznijmy od zaawansowanego wyszukiwania. Aby do niego dotrzeć, musisz ponownie kliknąć Narzędzia wyszukiwania i wybrać Wyszukiwanie zaawansowane.

Pamiętaj, że to wyszukiwanie przeszukuje tylko bieżący folder wybrany domyślnie. Jeśli chcesz przeszukiwać wszystko, musisz kliknąć Paść się przycisk w prawym górnym rogu.

Jeśli chcesz wyszukać wszystko, wybierz Skrzynkę odbiorczą, a następnie zaznacz Wyszukaj podfoldery pole na dole.

Teraz na głównym ekranie wyszukiwania zobaczysz Czas na samym dole, ale daje tylko te same opcje, co lista rozwijana na wstążce. Aby przeprowadzić bardziej zaawansowane wyszukiwanie, musisz kliknąć zaawansowane patka.

Tutaj musisz zbudować własne kryteria wyszukiwania. Kliknij Pole,następnie przejdź do Pola daty / czasu i wybierz Odebrane. Teraz kliknij Stan i przewiń w dół, aż zobaczysz inne opcje, takie jak w lub po, na lub przed, i pomiędzy.

Jeśli wybierzesz pomiędzy, wtedy możesz wpisać daty jak 01/01/2005 i 12/31/2005 a następnie kliknij Dodaj do listy. Oto, jak wygląda moje wyszukiwanie.

Pamiętaj, że możesz dodawać więcej kryteriów do listy, aby zawęzić wyniki. W powyższym przykładzie otrzymam wszystkie wiadomości e-mail w tym zakresie dat, które prawdopodobnie będą zbyt liczne.

Jeśli chcesz znaleźć najstarszy e-mail w programie Outlook, wybierz na lub przed warunek, a następnie wpisz dowolną datę, która Twoim zdaniem jest dość stara.

Dostosuj datę w zależności od liczby otrzymywanych wiadomości e-mail. Wyszukiwanie powinno być dość łatwe do znalezienia najstarszego e-maila w całym pliku Outlook.

Innym popularnym wyszukiwaniem jest poszukiwanie największej wiadomości e-mail w pliku PST. Aby to zrobić, kliknij Więcej wyborów zakładkę Wyszukiwanie zaawansowane, a na dole pojawi się opcja rozmiaru. Wybierać Lepszy niż a następnie wpisz wartość w kilobajtach. Jeśli na przykład chcesz znaleźć wiadomości e-mail większe niż 5 MB, wpisz 5000.

To tylko niektóre z wyszukiwań, które można wykonać za pomocą funkcji Wyszukiwanie zaawansowane. Ponadto możesz wpisać to wszystko w polu wyszukiwania, używając składni wyszukiwania i uzyskać takie same wyniki. Na przykład mogę po prostu wpisać messagesize:> 5 MB i uzyskaj te same wyniki.

Nie będę przechodził przez wszystkie różne opcje wyszukiwania w tym poście, ponieważ Microsoft ma stronę z listą wszystkich różnych opcji składni wyszukiwania. Miejmy nadzieję, że korzystając z powyższych narzędzi, będziesz mógł znaleźć e-mail, którego szukasz. Cieszyć się!