6 porad w stronę nieposiadania bezsensownych spotkań

Niezależnie od tego, czy było to spotkanie ad hoc, czy zaplanowane, większość spotkań nie wydaje się w ogóle pomagać, jeśli chodzi o wykonywanie pracy. Można by pomyśleć, że skłonienie wszystkich osób zaangażowanych w projekt do usiąść i porozmawiać o problemach, które pojawiły się, a następnie burza mózgów na temat sposobów ich rozwiązania, byłaby pomocna w taki czy inny sposób. Cóż, ci goście z WebEx mówią, że spotkania są bezcelowe. I jestem całkiem pewien, że większość z was się zgadza, ponieważ ktoś poszedł i zrobił to: kalkulator, aby dowiedzieć się, ile pieniędzy zostało zmarnowanych tylko poprzez spotkania!

Pomijając dowcipy, źle zarządzane spotkanie pozbawi pracowników tego, za co płacą, pozostawiając telefony bez nadzoru, wiadomości e-mail bez odpowiedzi. A co najgorsze, przez większość czasu ludzie odchodzą od spotkania z więcej niż do zrobienia - świetny, po prostu to, czego potrzebowałem, więcej rzeczy do zrobienia. Nie oznacza to jednak, że spotkania powinny być całkowicie usunięte z miejsca pracy. Oto kilka sugestii, które pomogą przyspieszyć wszystko podczas spotkania.

1. Minęło sześćdziesiąt minut

Przestępstwa powinny trwać dłużej niż godzinę. Heck, powinno być grzech dla planowy spotkania trwające tak długo. Logika jest prosta: jaki jest sens odbierania pracowników od ich pracy, aby mogli rozmowa o tym, co robią?

(Źródło obrazu: Fotolia)

Jeśli jest to tylko raport, zawsze może wysłać Ci propozycję lub zrobić to za pomocą załącznika do wiadomości e-mail o rozmiarze 23 KB. Jeśli wszystko, co chcesz, to trzymać się w ryzach, weź szefa działu do swojego biura lub weź ze sobą filiżankę po pracy, zdobądź potrzebne informacje, a następnie wypuść je z powrotem do dzikich 15 minut później.

Cotygodniowe spotkania z postępami nie mogą być pomocne, ponieważ większość pracy potrzebuje więcej niż tydzień, aby dojść do skutku, i to by bądź głupi, aby po prostu siedzieć i gapić się na siebie, jeśli nie mamy nic do zgłoszenia.

Chodzi o to: Spotkania powinny zwiększyć wydajność, a nie opóźniać procesy. Spraw, aby każde spotkanie miało znaczenie i spraw, by się liczyły.

2. Skecz, trzymaj się z daleka

Jest wiele spotkań, na których rozmawiała głównie jedna osoba, a wszyscy inni zgadzali się z przemówienieer. Jeśli spotkania były tylko po to, aby usłyszeć obsługę echa przez ludzi, równie dobrze można umieścić nagranie głośnika w sali konferencyjnej, aby wszyscy skinęli głowami.

(Źródło obrazu: Fotolia)

Aby to naprawić, w pokoju mogą znajdować się tylko osoby podejmujące decyzje. I chcesz tych, którzy nie boją się mówić. Chcesz kierownika, który będzie walczył o część budżetu twojego działu. Chcesz, aby menedżer, który może odpierać dodatkowe i nieistotne obciążenie pracą w twoim imieniu. Chcesz, żeby twój dzielny przełożony powiedział swojemu szefowi: „Nie, tata. Jesteśmy nie kupię ci nowy samochód. Zespół chce w tym roku pojechać do Bangkoku i będziemy pić szampana podczas lotu!

Chodzi o to: Jeśli utkniesz na spotkaniu, posiadanie małej różnorodności w podejmowanych decyzjach sprawi, że będzie to warte Twojej godziny.

3. O czym rozmawiamy ponownie?

Ile razy podczas spotkania jeden z rówieśników poprosi swojego menedżera o coś nieistotnego dla danego tematu, a oni spędzają co najmniej (inną) godzinę, próbując to rozgryźć, gdy bawisz się telefonem, starając się nie denerwować?

Nierzadko zdarza się, że pociąg myśli ulega wykolejeniu w wyniku nagłego pytania, ale jeśli odpowiadając na to pytanie i wszystkie inne kwestie na liście porządku obrad pozostaną bez odpowiedzi, wpłynie to na produktywność reszty personelu.

(Źródło obrazu: Fotolia)

Zrób to, aby mieć ograniczony liczba agend do osiągnięcia na każdym spotkaniu i upewnij się, że ten, kto przewodniczy posiedzeniu, osiąga ustalone wcześniej plany; nie więcej nie mniej. Użyj znaku sześćdziesięciominutowego jako impulsu, aby jak najszybciej wyjaśnić porządek obrad. Jeśli są inne rzeczy do załatwienia i jeśli jest tylko między kilkoro ludzi zamiast całego zespołu, który siedzi w sali konferencyjnej, poproś, aby zabrali go na zewnątrz, przed lub po spotkaniu.

Chodzi o to: Bądź na dobrej drodze, aby spotkania były warte zachodu.

4. Pomysły są tanie; pochodzić z rozwiązaniami

Nic nie oznacza złego zakończenia spotkania, niż mieć uczestników, którzy przychodzą z pustym umysłem. W dzisiejszych czasach puste sugestie po prostu tego nie wycinają. Bossowie chcą rekordów. Menedżerowie chcą zwrotu z inwestycji. Kierownictwo chce wykonalności. I nie chcą tylko zapalonych żarówek, chcą dowodu, że to pomysł mogą i będzie praca. Aby uzyskać ten dowód, najpierw należy wykonać badania.

(Źródło obrazu: Fotolia)

Kiedy tego nie robisz, to się zdarza.

Ashkin Fureit: Wiesz co, myślę, że powinniśmy spróbować przejść na nowego dostawcę.Ty: Kogo masz na myśli?Ashkin Fureit: Och, nie znam żadnych nowych dostawców. Pomyślałem, że dobrym pomysłem będzie przejście na nowy, ponieważ ten jest zawsze spóźniony.

Grupa zaczyna przesuwać piłkę, marnując kolejne 15 minut, zanim przejdzie do następnego programu. Na następnym spotkaniu ten sam dostawca jest nadal używany.

Gdyby Ashkin miał już w swoich rękach kontakty z alternatywnymi dostawcami, ich oferty i proponowane terminy dostaw, zespół mógłby podjąć decyzję, a następnie wybrać nowego dostawcę. Ten problem zostałby rozwiązany w mniej niż pięć minut.

Chodzi o to: Przejąć na własność swoje pomysły i zacząć od początku. Przestań sugerować genialne pomysły, aby poczekać, aż ktoś je wykona.

5. Krystalicznie czysty może tylko go przeciąć

Jak często wychodzisz ze spotkania myśląc, że twój menedżer powiedział jedno, ale nie to, co usłyszałeś? Rozwiąż wszystko, zanim wyjdziesz. Jeśli komunikacja jest uporczywym problemem, dobrze jest poprosić swojego menedżera o powtórzenie się, gdy masz innych świadków w pokoju.

(Źródło obrazu: Fotolia)

Chodzi o to: Wyjaśnij cele swojej drużyny, zanim zaczniesz biec w różnych słupkach.

Jeśli to nie zadziała, wypróbuj następną wskazówkę.

6. Daj mi minutę

Protokoły spotkań są świetnymi narzędziami do uruchamiania rzeczy, jeśli wiesz, jak je poprawnie wykonać. Na początek powinien mieć wiele rzeczy: co zostało ustalone; co należy zrobić i kto jest za to odpowiedzialny; i terminy na to. Pierwszą rzeczą, która sprawi, że spotkanie będzie rzeczywiście przydatne do czegoś, drugie zapewni, że każdemu przydzielono odpowiednie role, a trzeci dosłownie sprawi, że się pocą.

(Źródło obrazu: Fotolia)

Jeśli wyjdziesz nie wiedząc, co się właśnie wydarzyło w sali konferencyjnej, minuta pomoże Tobie i wszystkim innym dobrze zorientować się. W przeciwnym razie, po co są spotkania?

Chodzi o to: Nikt się nie wygłupia, gdy coś się tuszuje.

Wniosek

Ktoś wie lepiej niż uogólniać, dlatego chciałbym poznać twoje poglądy na temat spotkań: czy działają? Czy są potrzebne w dzisiejszym miejscu pracy? Czy twoje biuro zniosło stresujący cotygodniowy lub miesięczny rytuał, jakim jest spotkanie w biurze? Podziel się swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej.