Załączniki, podpisy i zabezpieczenia

Podczas tej lekcji skupiamy się na załącznikach i tym, jak możesz rozwinąć swoje wiadomości e-mail za pomocą spersonalizowanego podpisu.

NAWIGACJA SZKOLNA

1. Poznawanie Gmaila
2. Aplikacja mobilna, komponowanie poczty i konwersacje
3. Zarządzanie skrzynką odbiorczą i etykiety
4. Filtry poczty i system gwiezdny
5. Załączniki, podpisy i zabezpieczenia
6. Zaproszenia i osoby odpowiadające na urlop
7. Użyj Gmaila jako listy zadań
8. Wiele kont, skróty klawiaturowe i zdalne wylogowanie
9. Użyj swojego konta Gmail, aby uzyskać dostęp do innych kont
10. Wskazówki dotyczące zasilania i Laboratorium Gmaila

Zamykamy te informacje dzięki informacjom, jak najlepiej chronić dane na Twoim koncie, a także tworzymy lokalnie kopie zapasowe danych, dzięki czemu zawsze będziesz je mieć, nawet jeśli usuniesz konto.

Załączniki

Dodawanie załącznika do wiadomości e-mail w Gmailu jest łatwe. Co najważniejsze, dzięki Gmailowi ​​możesz uniknąć zakłopotania wysyłania e-maili z dalszymi działaniami, jeśli nie załączysz pliku.

UWAGA: Wiadomości w Gmailu mogą mieć rozmiar do 25 megabajtów (MB). Jeśli chcesz wysłać załączniki w wiadomości, które powodują, że są większe niż 25 MB, możesz zamiast tego wstawiać pliki z Dysku Google. Nie ma ograniczenia liczby załączników dozwolonych na wiadomość, o ile nie przekroczysz limitu rozmiaru 25 MB.

Jednym ze sposobów jest kliknięcie "Załącz pliki" u dołu okna "Tworzenie".

Wybierz pliki, które chcesz dołączyć do wiadomości w oknie dialogowym "Otwórz". Możesz dołączyć wiele plików jednocześnie, wybierając wiele plików w taki sam sposób, jak w Eksploratorze Windows. Kliknij "Otwórz", aby załączyć wybrane pliki.

Postęp załączania plików wyświetla się u dołu wiadomości.

A co, jeśli zapomnisz załączyć swoje pliki? Gmail nie pozwoli Ci zapomnieć. Gmail rozpoznaje po napisaniu pewnych wyrażeń w treści wiadomości, a przed wysłaniem wiadomości pojawi się komunikat przypominający.

Kliknij "Anuluj" i załącz pliki przed wysłaniem wiadomości.

Każde z poniższych zdań spowoduje wyświetlenie przypomnienia o załączniku.

• patrz załączony
• Zobacz załącznik
• Zobacz załączone
• dołączone do tego e-maila
• Przyłączyłem się
• Załączyłem
• Uwzględniłem
• Uwzględniłem
• załączony plik

Użyj narzędzia Przeciągnij i upuść, aby załączyć pliki

Możesz także przeciągać i upuszczać pliki do wiadomości, którą chcesz skomponować, aby je dołączyć. Po prostu przeciągnij plik z okna Eksploratora do wiadomości, którą tworzysz.

Skonfiguruj podpis e-mail w Gmailu na komórki

Podpis e-mail umożliwia automatyczne umieszczenie kilku linii informacji kontaktowych (lub dowolnej innej informacji) na dole każdej wychodzącej wiadomości e-mail, co pozwala z łatwością reklamować swoją firmę lub siebie.

Gmail umożliwia skonfigurowanie podpisu w wiadomościach, które komponujesz.

Aby skonfigurować podpis, który będzie automatycznie dołączany do wiadomości e-mail tworzonych w Gmailu, kliknij przycisk zmiany ustawień i wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego. Pozostań na karcie "Ogólne", przewiń w dół do sekcji "Podpis" i wybierz opcję poniżej "Bez podpisu", aby włączyć funkcję.

Wpisz tekst, którego chcesz użyć jako podpisu. Jeśli masz logo, możesz wstawić je jako obraz z tekstem lub samodzielnie. Możesz również dodać hiperlinki do tekstu w swoim podpisie, zaznaczając tekst linku i klikając przycisk "Link" na pasku narzędzi.

UWAGA: Jeśli chcesz dodać zdjęcie do podpisu, musisz użyć obrazu, który jest dostępny publicznie w Internecie. Na przykład, aby użyć logo firmy, możesz znaleźć ją na swojej stronie firmy i skopiować tam URL. Potrzebujesz adresu URL, aby umieścić obraz w swoim podpisie. Jeśli obraz, którego chcesz użyć, nie jest już dostępny w internecie, możesz użyć witryn takich jak Blogger i Witryny Google, aby utworzyć prostą witrynę internetową i przesłać do niej swój obraz. Możesz też skorzystać z usługi hostingu obrazów.

W polu "Link do" określ, czy link ma być "Adres internetowy", czy "Adres e-mail". Wprowadź adres URL lub adres e-mail w polu "Do jakiego adresu URL powinien ten link?". Jeśli chcesz przetestować link, aby upewnić się, że działa, kliknij "Przetestuj ten link." Kiedy jesteś zadowolony, kliknij "OK".

Link jest wstawiony. Kiedy kursor znajduje się na dowolnym połączonym tekście, wyświetlane są dodatkowe opcje. Możesz "Idź do [link]," Zmień "link lub" Usuń "link. Aby ukryć te opcje, kliknij "X" po prawej stronie pola lub kliknij dowolny niepowiązany tekst w podpisie.

Gmail automatycznie wstawia dwa kreski (-) nad twoim podpisem, oddzielając go od treści wiadomości e-mail, jak pokazano poniżej.

Możesz zrezygnować z kresek. Aby to zrobić, zaznacz opcję "Wstaw ten podpis przed cytowanym tekstem w odpowiedziach i usuń zaznaczenie pola" - ", które poprzedza to". Zauważ, że ta opcja wstawi twój podpis przed cytowanym tekstem w odpowiedziach.

Kliknij "Zapisz zmiany".

Możesz edytować lub usunąć podpis ręcznie po umieszczeniu go w nowej wiadomości.

Skonfiguruj podpis e-mail w Gmailu na komórki

Aplikacja mobilna Gmail umożliwia skonfigurowanie podpisu do użytku w aplikacji niezależnej od podpisu skonfigurowanego w Gmailu w przeglądarce.

Pokażemy Ci, jak skonfigurować podpis na telefonie z Androidem. Aby dodać podpis w aplikacji Gmail na telefonie z Androidem, kliknij przycisk menu telefonu i wybierz "Ustawienia" z menu podręcznego.

Na ekranie "Ustawienia" kliknij adres e-mail konta, dla którego chcesz skonfigurować podpis.

Dotknij opcji "Podpis" na ekranie "Ustawienia".

Wprowadź swój podpis w oknie podręcznym "Podpis" i dotknij "OK".

UWAGA: Możesz nacisnąć "Wprowadź" w podpisie, aby umieścić tekst podpisu na wielu liniach, ale nie możesz dodawać hiperłączy do tekstu w podpisie w aplikacji Gmail.

Podpis wyświetla się pod opcją "Podpis" na ekranie "Ustawienia".

Naciśnij dwukrotnie przycisk "Wstecz" w telefonie, aby powrócić do skrzynki odbiorczej. Dotknij przycisku "Utwórz".

Podpis zdefiniowany jest automatycznie dodawany do nowej wiadomości e-mail.

Skonfiguruj wiele podpisów

Możesz dodać tylko jeden podpis w Gmailu. Istnieje jednak pewne obejście tego ograniczenia w przeglądarce. Jeśli potrzebujesz wielu podpisów w Gmailu, możesz utworzyć dodatkowe, korzystając z funkcji "Przetwarzane odpowiedzi" w Laboratorium Gmaila.

Omówimy tę funkcję w Lekcji 10, gdy mówimy o zaawansowanych funkcjach w Laboratorium Gmaila.

Dbaj o bezpieczeństwo swojego konta i danych

Chcemy nieco zmienić biegi, aby skupić się na bezpieczeństwie konta i tworzeniu kopii zapasowych danych. Ponieważ będziesz przechowywać tak dużo swojego życia (kontakty, kalendarze, zadania itp.) Na swoim koncie Gmail, musisz wiedzieć, jak zachować bezpieczeństwo i, jeśli to konieczne, jak wykonać kopię zapasową danych w przypadku na przykład, kiedykolwiek zdecydujesz, że chcesz usunąć swoje konto.

Zabezpiecz swoje dane za pomocą ustawień konta Google

Możesz zmienić hasło, opcje odzyskiwania konta i powiadomienia w sekcji "Zabezpieczenia" w sekcji "Konta".

Aby uzyskać dostęp do ekranu "Konta", kliknij przycisk "Ustawienia" i wybierz "Ustawienia" z listy rozwijanej. Kliknij "Konta" u góry ekranu "Ustawienia".

W sekcji "Zmień ustawienia konta" możesz zmienić hasło, zmienić opcje odzyskiwania hasła i uzyskać dostęp do innych "Ustawień konta Google".

Zmień swoje hasło do Gmaila

Warto co jakiś czas zmieniać hasła, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do kont internetowych, w tym Gmaila. Jeśli podejrzewasz, że ktoś mógł uzyskać dostęp do Twojego konta Gmail, powinieneś natychmiast zmienić hasło.

Aby zmienić hasło, przejdź do głównego ekranu "Konta", jak opisano powyżej. W sekcji "Zmień ustawienia konta" kliknij link "Zmień hasło".

Na ekranie "Zmień hasło" wprowadź "Bieżące hasło", a następnie wprowadź "Nowe hasło" ponownie w "Potwierdź nowe hasło" i kliknij "Zmień hasło", aby zaakceptować zmianę.

Odzyskaj lub zresetuj hasło do Gmaila, jeśli go zapomniałeś

Jeśli nie pamiętasz hasła do Gmaila, możesz je odzyskać lub przywrócić na kilka sposobów.

Przejdź do sekcji "Konta" na ekranie "Ustawienia", jak omówiono wcześniej. Kliknij link "Zmień opcje odzyskiwania hasła" w "Zmień ustawienia konta".

Użyj ekranu "Opcje odzyskiwania konta", aby dodatkowo zabezpieczyć swoje konto Google i zapewnić sposoby dostępu do konta, jeśli zapomnisz hasła.

Możesz podać numer "telefonu komórkowego", aby chronić swoje konto, "pomocniczy adres e-mail", który pozwala Google kontaktować się z Tobą w sprawie zmian na koncie oraz "Alternatywny adres e-mail", który zapewnia inny pomocniczy adres e-mail, a także inną metodę logowania się na konto Google.

Możesz również przypisać "Twoje pytanie bezpieczeństwa" do swojego konta, aby dodatkowo ustalić, czy to rzeczywiście jest Twoje konto, kontaktując się z Google na jego temat.

Wprowadź dowolne zmiany w opcjach odzyskiwania konta i kliknij "Zapisz" po zakończeniu.

Uzyskaj dodatkową warstwę zabezpieczeń za pomocą weryfikacji dwuetapowej

Sekcja "Zabezpieczenia" na ekranie "Konta" pozwala także na weryfikację dwuetapową na swoim koncie, aby zapewnić dodatkową warstwę zabezpieczeń za pomocą telefonu komórkowego.

W skrócie, gdy zdecydujesz się dodać weryfikację dwuetapową do swojego konta Google, po wpisaniu hasła Google wypisze kod numeryczny na Twój telefon komórkowy. Następnie zweryfikujesz swoją tożsamość, wpisując kod na następnym ekranie, tj. W drugim kroku.

Zobacz nasz artykuł o zabezpieczaniu konta Google za pomocą weryfikacji dwuetapowej, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat konfigurowania tej funkcji.

Chroń swoją prywatność, korzystając z opcji zdjęć zewnętrznych

Do tej pory domyślnie Gmail zawsze prosi Cię o wyświetlenie obrazów w wiadomościach e-mail. Niektórzy nadawcy mogą próbować wykorzystywać obrazy do dostarczania wirusów lub złośliwego oprogramowania na komputer lub urządzenie mobilne, narażając na szwank jego bezpieczeństwo.

Od grudnia 2013 r. Google zmienia sposób, w jaki Gmail obsługuje obrazy w wiadomościach e-mail. W przeglądarce Gmail automatycznie wyświetli zdjęcia w wiadomościach. Ta zmiana zostanie wprowadzona na Gmaila na Androida i iOS "na początku 2014 r."

Jednak wiadomości w Gmailu będą nadal bezpieczne. Zwykle obrazy są podawane bezpośrednio z oryginalnych zewnętrznych serwerów hosta. Jednak teraz Gmail będzie wyświetlał wszystkie obrazy za pośrednictwem bezpiecznych serwerów proxy Google. To chroni cię w następujący sposób:

• Nadawcy nie mogą używać ładowania obrazów, aby uzyskać informacje takie jak adres IP lub lokalizacja.
• Nadawcy nie mogą ustawiać ani czytać plików cookie w przeglądarce.
• Gmail sprawdza Twoje obrazy pod kątem znanych wirusów lub złośliwego oprogramowania.

Gmail będzie nadal skanował każdą wiadomość pod kątem podejrzanych treści, a jeśli Gmail uzna nadawcę lub wiadomość za podejrzaną lub potencjalnie szkodliwą, obrazy nie będą wyświetlane, a użytkownik zostanie zapytany, czy chcesz obejrzeć obrazy.

Dlatego Google nadal będzie odpowiedzialny za bezpieczeństwo obrazów otrzymywanych za pośrednictwem Gmaila. Według Google "Twoja poczta będzie teraz bezpieczniejsza, szybsza i piękniejsza niż kiedykolwiek".

Wybierz, czy pokazywać obrazy automatycznie w ustawieniach

Jeśli nie chcesz, aby obrazy były wyświetlane automatycznie, nadal możesz wybrać wyświetlanie obrazów dla każdej wiadomości.

Zobacz nasz artykuł o How-To Geek, aby dowiedzieć się więcej o tej funkcji oraz o tym, jak zmienić ustawienia, aby móc wyświetlać obrazy dla każdej wiadomości osobno.

Tworzenie kopii zapasowych danych

Zawsze uczono Cię, że warto tworzyć kopie zapasowe danych, takich jak dokumenty, notatki itp., Podobnie jak wiadomości e-mail, dane kalendarza i kontakty.

Teraz masz w Gmailu możliwość eksportowania kopii danych z różnych usług Google, takich jak Kalendarz i Kontakty, a wkrótce będziesz mieć możliwość wyeksportowania kopii wiadomości Gmaila.

Każda usługa Google jest archiwizowana w innym formacie. Informacje na temat każdego z formatów dostępnych dla różnych usług można znaleźć na stronie pomocy Google.

Aby zarchiwizować dane Google, kliknij przycisk "Ustawienia" i wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego, a następnie kliknij kartę "Konta" na ekranie "Ustawienia".

W sekcji "Zmień ustawienia konta" na ekranie "Konta" kliknij link "Ustawienia konta Google".

Na ekranie "Konta" kliknij "Pobierz swoje dane" w "Konto".

Na ekranie "Pobierz kopię danych" kliknij "Utwórz archiwum".

Następny ekran pozwala wybrać produkty Google, dla których chcesz pobrać swoje dane. Postępuj zgodnie ze wskazówkami na ekranach, aby utworzyć archiwum.

Możesz także kliknąć link "Moje archiwa" w prawym górnym rogu, aby uzyskać dostęp do archiwów i pobrać je na komputer.

Utwórz kopię zapasową konta Gmail za pomocą innych metod

Możesz także użyć narzędzia o otwartym kodzie źródłowym o nazwie GMVault, aby pobrać kopię zapasową swojego konta Gmail. Jest to narzędzie wiersza poleceń, które może być używane w systemach Windows, Linux i Mac OS X..

Jeśli nie chcesz korzystać z narzędzia wiersza poleceń, możesz skorzystać z bezpłatnego programu pocztowego Thunderbird do pobierania i tworzenia kopii zapasowych wiadomości e-mail z konta Gmail.

Jeśli używasz Ubuntu, opisaliśmy, jak używać programu Getmail do tworzenia kopii zapasowych konta Gmail.

Możesz nawet tworzyć kopie zapasowe swoich wiadomości w Gmailu, automatycznie przesyłając je na inny adres e-mail. Pomoc Google opisuje, jak to zrobić. Zauważ, że ta metoda będzie tylko wykonywać kopie zapasowe otrzymywanych e-maili, a nie wysyłaną pocztę.

Już idę dalej ...

Dodawanie załączników do wiadomości w Gmailu jest bardzo proste, a co najważniejsze - jeśli zapomnisz o typie, system przypomni Ci o tym. To dobra wiadomość, zwłaszcza jeśli dodałeś profesjonalnie wyglądający podpis i nie chcesz zawstydzić się, zapominając o dołączeniu pliku.

Co ważniejsze, masz teraz lepsze zrozumienie dostępnych opcji bezpieczeństwa i sposobu, w jaki możesz najlepiej chronić swoje konto, zachowując jednocześnie integralność cennych danych.

W następnej lekcji omówimy zaproszenia i osoby odpowiadające na urlop, dzięki czemu nigdy nie przegapisz ważnego wydarzenia i możesz szybko zorientować się, kiedy nie ma Cię w biurze i kiedy wrócisz.