Zarządzanie skrzynką odbiorczą i etykiety

Podczas dzisiejszej lekcji pomożemy Ci zrozumieć, jak lepiej kategoryzować skrzynkę odbiorczą i organizować wiadomości za pomocą etykiet i niektórych predefiniowanych, ale konfigurowalnych kart..

NAWIGACJA SZKOLNA

1. Poznawanie Gmaila
2. Aplikacja mobilna, komponowanie poczty i konwersacje
3. Zarządzanie skrzynką odbiorczą i etykiety
4. Filtry poczty i system gwiezdny
5. Załączniki, podpisy i zabezpieczenia
6. Zaproszenia i osoby odpowiadające na urlop
7. Użyj Gmaila jako listy zadań
8. Wiele kont, skróty klawiaturowe i zdalne wylogowanie
9. Użyj swojego konta Gmail, aby uzyskać dostęp do innych kont
10. Wskazówki dotyczące zasilania i Laboratorium Gmaila

Gdy Twoje konto Gmail zyskuje trochę energii i zaczniesz otrzymywać wiadomości, będziesz chciał nauczyć się oswajania torrenta w łatwiejsze do zarządzania strumienie. Filtry Gmaila pozwalają zarządzać przychodzącymi wiadomościami e-mail, pomagając w utrzymaniu mniej ważnych wiadomości e-mail z dala od drogi i filtrowane w etykietę. Zanim zaczniesz poznawać filtry w Lekcji 4, musisz nauczyć się tworzyć i oznaczać, odpowiednik folderów Gmaila, i o tym dziś porozmawiamy.

Najpierw jednak porozmawiamy o interfejsie automatycznych kart Gmaila, Priorytecie i wszystkich ustawieniach, które zawierają.

Automatycznie kategoryzuj swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą kart konfigurowalnych

Gmail oferuje obecnie kategorie skrzynki odbiorczej z kartami. Ta funkcja dzieli Twoją skrzynkę odbiorczą na "Podstawową", "Społeczną", "Promocje", "Aktualizacje" i "Forum". Jeśli uczestniczysz w wielu usługach online, ta funkcja może być przydatna.

Zasadniczo, wiadomości otrzymane dla niektórych typów witryn lub określonej treści, mogą być gromadzone w różnych częściach skrzynki odbiorczej. Może to spowodować mniej zagraconą skrzynkę odbiorczą.

Wybierz, które karty są widoczne w Twojej skrzynce odbiorczej

Te karty są konfigurowalne, dzięki czemu możesz wybrać karty, które chcesz mieć w swojej skrzynce odbiorczej. Aby zmienić, które karty są widoczne, kliknij ikonę plusa po prawej stronie kart.

Wyświetlone zostanie okno dialogowe "Wybierz zakładki do włączenia". Zaznacz pola wyboru dla kart, które chcesz mieć w swojej skrzynce odbiorczej.

UWAGA: Jeśli ukryjesz kartę, wiadomości z tej kategorii będą wyświetlane na karcie "Główne". Ponadto tekstu na kartach nie można zmienić i nie można dodawać niestandardowych kart. Zamiast tego użyj niestandardowych etykiet (omówionych w następnej sekcji), aby dalej klasyfikować swoje wiadomości.

Możesz także wybrać karty do wyświetlenia w skrzynce odbiorczej na karcie "Odebrane" na ekranie "Ustawienia" w sekcji "Kategorie".

Organizuj swoje wiadomości za pomocą stylów i ustawień skrzynki odbiorczej

Style skrzynki odbiorczej pozwalają uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą Gmail w sposób najlepiej odpowiadający Twoim potrzebom. Możesz porządkować swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą kart konfigurowalnych, jak wspomniano wcześniej w tej lekcji lub w sekcjach takich jak "Nieprzeczytane", "Oznaczono gwiazdką" i "Ważne".

Zmień typ skrzynki odbiorczej

Aby zmienić na inny styl skrzynki odbiorczej, otwórz ekran "Ustawienia" i kliknij kartę "Skrzynka odbiorcza".

W sekcji "Typ skrzynki odbiorczej" wybierz typ skrzynki odbiorczej, z której chcesz korzystać z listy rozwijanej.

Każdy typ skrzynki odbiorczej ma własne ustawienia. Po wybraniu "Typ skrzynki odbiorczej" ustawienia tego typu są wyświetlane poniżej opcji "Typ skrzynki odbiorczej". Wprowadź zmiany w ustawieniach i kliknij "Zapisz zmiany".

Możesz także szybko zmienić niektóre ustawienia stylu skrzynki odbiorczej bezpośrednio w skrzynce odbiorczej, klikając strzałkę w dół, która znajduje się po prawej stronie każdego nagłówka sekcji.

Pomoc Gmaila zawiera opisy typów skrzynek odbiorczych. Zachęcamy do eksperymentowania z różnymi stylami skrzynki odbiorczej, aby przekonać się, co jest najlepsze dla Ciebie. Zawsze możesz zmienić domyślny, jeśli zmienisz zdanie.

Możesz także szybko zmienić styl skrzynki odbiorczej, przesuwając kursor myszy nad etykietą "Odebrane" i klikając strzałkę w dół, która się wyświetla. Wybierz żądany styl skrzynki odbiorczej z menu rozwijanego "Typ skrzynki odbiorczej". Zwróć uwagę, że przesuwanie wskaźnika myszy nad każdym stylem zapewnia krótki opis każdego typu.

Porządkuj i klasyfikuj swoje wiadomości za pomocą etykiet

Krótko przedstawiliśmy Ci etykiety w lekcji 1 tej serii. Etykiety umożliwiają porządkowanie wiadomości e-mail w kategorie. Są one podobne do folderów, ale w przeciwieństwie do folderów można zastosować więcej niż jedną etykietę do pojedynczej wiadomości.

UWAGA: Gmail obsługuje maksymalnie 5000 etykiet, w tym pod-etykiet. Jeśli przekroczysz ten limit, może się okazać, że Twój Gmail działa wolniej i mogą wystąpić błędy. Usuń etykiety, których już nie używasz. Usunięcie etykiet nie powoduje usunięcia wiadomości.

Utwórz nową etykietę

Możesz tworzyć własne etykiety, aby Twoja skrzynka pocztowa była uporządkowana, a nawet przenosić wiadomości ze skrzynki odbiorczej do etykiet (działając jako foldery). Pokażemy Ci, jak utworzyć etykietę zagnieżdżoną pod inną etykietą, np. Podfolder w folderze.

Aby utworzyć nową niestandardową etykietę, która będzie folderem głównym, kliknij "Więcej" na liście etykiet po lewej stronie głównego ekranu Gmaila.

Po rozwinięciu listy kliknij link "Utwórz nową etykietę".

Wpisz nazwę etykiety w polu edycji "Wprowadź nową nazwę etykiety" w oknie dialogowym "Nowa etykieta". Kliknij "Utwórz", aby zakończyć tworzenie nowej etykiety.

UWAGA: Ponieważ jest to nadrzędna etykieta, która będzie zawierać pod-etykietę, nie zagnieżdżymy tej etykiety.

Aby utworzyć pod-etykietę pod właśnie utworzoną etykietą nadrzędną, ponownie kliknij "Utwórz nową etykietę".

W oknie dialogowym "Nowa etykieta" wprowadź nazwę pod-etykiety, którą chcesz utworzyć w polu edycji "Wprowadź nową nazwę etykiety". Zaznacz pole wyboru "Oznacz jako" etykietę pod ", wybierz etykietę nadrzędną, którą właśnie utworzyłeś z rozwijanej listy, i kliknij" Utwórz ".

Można również utworzyć zagnieżdżoną etykietę, wprowadzając etykietę nadrzędną, a następnie ukośnik (/), a następnie wprowadzając nazwę zagnieżdżonej etykiety - wszystko w polu edycji "... nowa etykieta". Na przykład możemy wpisać "Osobiste / Przyjaciele" w polu edycyjnym, a nie zaznaczyć pole wyboru "Oznacz etykietę pod".

UWAGA: Nadrzędna etykieta musi już istnieć, aby utworzyć pod nią zagnieżdżoną etykietę. Nie możesz jednocześnie tworzyć obu etykiet. W naszym przykładzie musimy najpierw utworzyć etykietę "Osobiste" przed utworzeniem zagnieżdżonej etykiety "Przyjaciele".

Zagnieżdżona etykieta wygląda następująco.

Nowa etykieta nadrzędna wraz z jej etykietą zagnieżdżoną jest również dodawana do listy etykiet dostępnych w przycisku akcji "Etykiety", a także do listy etykiet dostępnych w przycisku "Przenieś do"..

Zastosuj etykiety do wiadomości

Istnieją dwa sposoby zastosowania etykiet do wiadomości. Możesz dodawać etykiety do wiadomości, pozostawiając wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej. Możesz także przenosić wiadomości na etykiety tak, jakbyś przenosił je do folderów. Pokażemy Ci obie metody.

Zastosuj etykiety do wiadomości, pozostawiając je w skrzynce odbiorczej.

Ta metoda umożliwia łatwe zastosowanie wielu etykiet do pojedynczej wiadomości.

Aby zastosować etykietę do wiadomości przy zachowaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej, zaznacz pole wyboru po lewej stronie wiadomości, aby ją wybrać (lub otwórz wiadomość). Następnie kliknij przycisk akcji "Etykiety" i wybierz jedną lub więcej etykiet z menu rozwijanego.

Pamiętaj, że możesz zastosować więcej niż jedną etykietę do wiadomości. Menu "Etykiety" nie znika po wybraniu etykiet, dzięki czemu możesz wybrać wiele etykiet naraz.

Aby zastosować wybrane etykiety do wiadomości, kliknij "Zastosuj" w dolnej części menu.

Etykiety zostaną wyświetlone po lewej stronie wiersza tematu wiadomości.

Jeśli masz długą listę etykiet, możesz zacząć wpisywać nazwę etykiety po kliknięciu przycisku akcji "Etykiety", aby znaleźć etykietę na liście.

Zastosuj etykietę do wiadomości i przenieś ją ze skrzynki odbiorczej

Aby zastosować etykietę do wiadomości i jednocześnie przenieść ją ze skrzynki odbiorczej, przeciągnij wiadomość do wybranej etykiety na liście po lewej stronie. Po przesunięciu wskaźnika myszy nad listę zostanie rozwinięty w celu wyświetlenia etykiet, które obecnie mogą być ukryte.

Zauważ, że możesz użyć tej metody, aby zidentyfikować wiadomość jako spam, oprócz przycisku akcji "Zgłoś spam". Po prostu przeciągnij obraźliwe wiadomości do etykiety "Spam".

Przeniesienie wiadomości do etykiety "Kosz" powoduje usunięcie wiadomości. Jest to to samo, co wybranie wiadomości lub otwarcie jej i kliknięcie przycisku akcji "Usuń".

Otwórz etykietę

Otwieranie etykiety przypomina otwarcie folderu. Wszystkie wiadomości powiązane z tą etykietą są wymienione. Aby otworzyć etykietę, kliknij żądaną etykietę na liście etykiet po lewej stronie głównego ekranu Gmaila. Jeśli żądana etykieta nie jest widoczna, kliknij "Więcej", aby uzyskać dostęp do pełnej listy.

Wyświetlane są wszystkie komunikaty powiązane z tą etykietą. Zwróć uwagę na wyszukiwane hasło w polu "Szukaj". Gmail automatycznie wypełnia pole "Szukaj" odpowiednim filtrem, aby wyświetlić wybrane wiadomości. Omówimy filtry w dalszej części tej lekcji.

Pamiętaj, że jeśli dodasz etykietę do wiadomości bez przenoszenia wiadomości na tę etykietę (i ze skrzynki odbiorczej), a następnie otworzysz etykietę, w wiadomości pojawi się etykieta "Odebrane", co oznacza, że ​​wiadomość nadal znajduje się w Odebranych.

Aby wrócić do skrzynki odbiorczej, kliknij etykietę "Odebrane" na liście po lewej stronie.

Jeśli chcesz przenieść wiadomość z powrotem do skrzynki odbiorczej, po prostu otwórz folder etykiet, aby uzyskać dostęp do wiadomości i przeciągnij wiadomość z powrotem do skrzynki odbiorczej. Zauważ, że wiadomość nadal ma przypisaną do niej etykietę.

Usuń etykietę z wiadomości

Jeśli zdecydujesz, że nie chcesz określonej etykiety powiązanej z wiadomością, możesz ją łatwo usunąć.

Aby to zrobić, zaznacz wiadomość za pomocą pola wyboru po lewej stronie wiadomości lub otwórz wiadomość. Kliknij przycisk akcji "Etykiety", usuń etykietę z rozwijanego menu, które chcesz usunąć z wiadomości, a następnie kliknij "Zastosuj".

UWAGA: Możesz usunąć wiele etykiet z wiadomości naraz. Po prostu wybierz wszystkie etykiety, które chcesz usunąć z menu "Etykiety", a następnie kliknij "Zastosuj".

Zmień kolor etykiety

Możesz przypisywać kolory do etykiet, aby móc je łatwo znaleźć w skrzynce odbiorczej. Domyślnie wszystkie etykiety są oznaczone jasnoszarym tłem i ciemnoszarym tekstem. Etykieta "Osobiste / Przyjaciele" na poniższym obrazku używa domyślnego koloru. Inne etykiety, "Szkoła HTG" i "Administrator", mają inne kolory.

Aby zmienić kolor etykiety, przesuń kursor myszy nad wybraną etykietą. Kliknij strzałkę w dół po prawej stronie etykiety, aby uzyskać dostęp do rozwijanego menu.

Przesuń mysz nad opcję "Kolor etykiety" i wybierz kombinację tekstu i kolorów, klikając na nią.

Możesz także użyć opcji "Usuń kolor", aby usunąć kolor z etykiety i przywrócić ustawienia domyślne.

Jeśli nie chcesz żadnej z wyświetlonych kombinacji, możesz wybrać niestandardową kombinację, klikając "Dodaj własny kolor". Wybierz "Kolor tła" i "Kolor tekstu" w wyświetlonym oknie dialogowym "Dodaj niestandardowy kolor".

Wyświetl podgląd wybranej kombinacji, w której jest napisane "Kolor etykiety podglądu".

Skonfiguruj dostęp jednym kliknięciem do standardowych i niestandardowych etykiet Gmaila

Możesz łatwo uzyskać dostęp do etykiet jednym kliknięciem.

Aby to zrobić, otwórz etykietę, jak omówiono wcześniej w tej lekcji, a następnie przeciągnij favicon strony z paska adresu na pasek narzędzi Zakładki. Teraz możesz kliknąć tę zakładkę, aby uzyskać dostęp do wszystkich wiadomości powiązanych z tą etykietą.

Ukryj i pokaż etykiety w Gmailu

Jeśli masz długą listę etykiet w Gmailu, możesz chcieć zobaczyć pewne etykiety, których używasz częściej, podczas ukrywania pozostałych.

Ukryj etykietę

Aby ukryć etykietę w Gmailu, kliknij etykietę, którą chcesz ukryć na liście etykiet pod przyciskiem "Utwórz" i przeciągnij ją do linku "Więcej" pod listą widocznych etykiet.

UWAGA: Link "Więcej" staje się linkiem "Mniej" podczas przenoszenia etykiety do niego.

Etykieta jest przenoszona, więc jest wyświetlana poniżej "Kategorie", która jest wyświetlana po kliknięciu przycisku "Więcej" w celu rozwinięcia listy etykiet. Jeśli link "Mniej" jest dostępny, a nie link "Więcej", "Kategorie" można wyświetlić po prostu przesuwając kursor myszy nad listę etykiet.

Pokaż widoczną ukrytą etykietę

Aby pokazać ukrytą etykietę, kliknij "Więcej" (jeśli to konieczne), aby wyświetlić sekcję "Kategorie". Kliknij i przeciągnij wybraną etykietę z sekcji "Kategorie" do etykiety "Odebrane".

Etykieta jest przenoszona z powrotem do głównej listy etykiet w kolejności alfabetycznej.

Ukryj wstępnie ustawione systemowe etykiety Gmaila, takie jak: Oznaczone gwiazdką, Wysłane wiadomości, Wersje robocze, Spam lub Kosz

Wstępnie ustawione etykiety Gmaila mogą być również ukryte. Aby ukryć którąkolwiek z tych etykiet, kliknij "Więcej" pod listą etykiet.

Kliknij "Zarządzaj etykietami" w "Kategoriach".

Wyświetlony zostanie ekran ustawień "Etykiety".

W sekcji "Etykiety systemowe" znajdź etykietę systemową, którą chcesz ukryć, i kliknij link ukryj w kolumnie "Pokaż na liście etykiet".

UWAGA: Etykieta nie jest całkowicie ukryta, a raczej jest przenoszona pod linkiem "Więcej".

Przejdź do ustawień etykiet na ekranie ustawień

Do ekranu ustawień "Etykiety" można również uzyskać dostęp za pomocą przycisku "Ustawienia". Będziemy odnosić się do różnych części ekranu ustawień w tej serii. Procedura uzyskiwania dostępu do "Ustawienia" zawsze będzie taka sama.

Aby uzyskać dostęp do narzędzi filtrujących na ekranie "Ustawienia", kliknij przycisk "Ustawienia" (bieg) w prawym górnym rogu głównego okna Gmaila.

Następnie wybierz "Ustawienia" z menu rozwijanego.

Po przejściu na ekran "Ustawienia" możesz uzyskać dostęp do ustawień "Etykiety", "Filtry", "Skrzynka odbiorcza", "Motywy" i inne części i funkcje Gmaila.

Ukryj etykiety bez wiadomości nieprzeczytanej automatycznie w Gmailu

Dzięki możliwości ukrywania etykiet i automatycznego kierowania wiadomości na te etykiety za pomocą filtrów (patrz następna sekcja), możesz zastanawiać się, jak szybko stwierdzić, czy masz nieprzeczytane wiadomości w ukrytych etykietach. Możesz łatwo wybrać wyświetlanie ukrytych etykiet, gdy są w nich jakieś nieprzeczytane wiadomości. W ten sposób nie przegapisz żadnych ważnych wiadomości.

Aby skonfigurować Gmaila, aby ukrywał etykiety, chyba że zawierają nieprzeczytane wiadomości, otwórz ekran ustawień "Etykiety", używając jednej z wymienionych wcześniej metod.

Dla każdego systemu i etykiety niestandardowej, które chcesz ukryć, jeśli nie zawiera nieprzeczytanej poczty, kliknij link "Pokaż, jeśli nieprzeczytane".

Zauważ, że na liście etykiet "Systemowych" możesz ukryć tylko etykiety "Robocze" i "Spam", jeśli nie zawierają żadnych nieprzeczytanych wiadomości. Ta funkcja nie dotyczy "Kategorii" i "Kręgów".

Możesz szybko zastosować to ustawienie do wszystkich niestandardowych etykiet, klikając strzałkę w dół obok "Pokaż na liście etykiet" w górnej części sekcji "Etykiety" i wybierając "Pokaż wszystkie, jeśli nieprzeczytane" z rozwijanego menu.

Już idę dalej ...

To doprowadza nas do końca lekcji 3. Powinieneś dość dobrze zrozumieć, jak uporządkować swoją skrzynkę odbiorczą za pomocą różnych zakładek, stylów i ustawień. Co najważniejsze, jesteś na najlepszej drodze do opanowania poczty za pomocą etykiet!

W następnej lekcji poszerzymy naszą dyskusję o etykiety, by uwzględnić filtry - np. Jak używać filtrów do automatycznego stosowania etykiet, a także jak pobierać istniejące filtry i eksportować je na inne konto Gmail.

Następnie, aby zamknąć to, wprowadzamy system gwiezdny, który pomaga śledzić ważne wiadomości e-mail.