Śledzenie zmian wprowadzonych do dokumentu

Po skonfigurowaniu szablonu dla twojego dokumentu w Lekcji 1, a pierwsza wersja twojego dokumentu została napisana, czas edycji. Jeśli wiele osób współpracuje nad dokumentem, możesz użyć funkcji Śledź zmiany w programie Word, aby dowiedzieć się, jakie zmiany zostały wprowadzone i kto je zrobił..

NAWIGACJA SZKOLNA

1. Korzystanie z szablonów w celu zapewnienia wspólnego układu i formatowania
2. Śledzenie zmian wprowadzonych do dokumentu
3. Używanie komentarzy do wskazywania zmian w dokumencie
4. Ograniczanie i ochrona dokumentów i szablonów
5. Wersjonowanie, porównywanie i łączenie dokumentów

Po zmianie dokumentu z włączoną funkcją "Śledź zmiany" każda zmiana wprowadzona w dokumencie jest wyświetlana jako kolorowy znacznik, a każdy recenzent ma przypisany inny kolor.

Usunięty tekst nie znika - jest przekreślony, a dodane teksty są podkreślone. Umożliwia to przeglądanie wszystkich zmian w dokumencie przed ich ustawieniem i akceptację lub odrzucenie każdej zmiany. Pokażemy Ci, jak akceptować i odrzucać zmiany w dalszej części tej lekcji.

Podczas tej lekcji pokażemy, jak włączyć funkcję "Śledź zmiany" i skorzystaj z różnych widoków. Aby upewnić się, że inni recenzenci śledzą swoje zmiany, możesz zablokować funkcję "Śledź zmiany". Po wprowadzeniu wszystkich zmian każda zmiana musi zostać sprawdzona. Pokażemy Ci, jak akceptować i odrzucać zmiany. Dostosuj funkcję "Śledź zmiany", korzystając z wielu dostępnych opcji.

Włącz śledzenie zmian

Aby włączyć "Śledź zmiany", kliknij kartę Recenzja i kliknij "Śledzenie zmian."

Kiedy "Śledź zmiany" jest włączony, przycisk wyświetla się z niebieskim tłem.

Teraz wszelkie zmiany wprowadzone w dokumencie będą wyświetlane jako kolorowe znaczniki.

Zmień widok znaczników i ukryj śledzone zmiany

Po włączeniu opcji "Śledź zmiany" istnieją różne sposoby wyświetlania znaczników. Widok "Wszystkie znaczki" wyświetla wszystkie aktualne wersje dokumentu, jak pokazano powyżej. Jest to domyślny widok dla dokumentów otwieranych przy włączonej opcji "Śledź zmiany". Jeśli jednak masz wiele poprawek w dokumencie, może to być mylące, aby przeczytać go ze wszystkimi wyświetlonymi wersjami.

Aby poprawić czytelność dokumentu, możesz użyć widoku "Prosta adiustacja", który ukrywa złożone znaczniki. Zauważ, że każda zmiana jest oznaczona pionowym paskiem po lewej stronie tekstu. Kliknij ten pasek, aby przejść z widoku "Wszystkie znaczniki" do widoku "Prosta adnotacja".

UWAGA: Przełączanie widoków znaczników wpływa na wszystkie śledzone zmiany w dokumencie, a nie tylko na tym, w którym kliknięto pionowy pasek.

Widok "Simple Markup" ukrywa śledzone zmiany w tekście i zwija komentarze (omówione w Lekcji 3) w małe balony, a pionowe paski wskazujące śledzone zmiany są wyświetlane na czerwono. Ponownie kliknij pasek, aby przejść do widoku "Wszystkie znaczniki" i zobaczyć wszystkie śledzone zmiany śledzone.

Możesz także zmienić widok znaczników za pomocą menu rozwijanego "Wyświetl do przeglądu" w sekcji "Śledzenie" na karcie "Przejrzyj".

Oprócz widoków "Prosta adiustacja" i "Wszystkie znaczniki" możesz także wybrać "Bez adnotacji", aby wyświetlić ostateczną wersję dokumentu, tak jakby wszystkie śledzone zmiany zostały zaakceptowane (omówimy akceptację i odrzucenie zmian w późniejszym terminie). w tej lekcji) lub "Oryginał", aby wyświetlić oryginalną wersję dokumentu. Opcje "Bez marży" i "Oryginał" ukrywają wbudowany znacznik.

UWAGA: Opcje "Brak znaczników" i "Oryginał" również pomagają w drukowaniu dokumentu, który zaznaczył w nim zmiany. Jeśli ukryjesz śledzone zmiany, nie będą one drukowane.

Pokaż wersje w dymkach zamiast w linii

Domyślnie większość wersji jest wyświetlana inline, a sam tekst jest zaznaczony. Możesz jednak wyświetlić wersje w dymkach, które przenoszą większość poprawek do prawego marginesu. Może to ułatwić czytanie dokumentu, a dymki dostarczają bardziej szczegółowych informacji o niektórych znacznikach.

Aby wyświetlić poprawki w dymkach, kliknij kartę "Przejrzyj", a następnie kliknij "Pokaż znaczniki" w sekcji "Śledzenie". Wybierz "Balony", a następnie "Pokaż poprawki w balonach" z rozwijanego menu.

Większość wersji wyświetla się w "obszarze znaczników" na prawym marginesie. Jednak każdy dodany tekst nadal wyświetla się w linii.

Aby ponownie wyświetlić znaczniki, wybierz ponownie Balony z menu rozwijanego "Pokaż znaczniki", a następnie wybierz opcję "Pokaż wszystkie wersje w wierszu" lub "Pokaż tylko komentarze i formatowanie w dymkach".

UWAGA: Ukrywanie śledzonych zmian nie usuwa ich. Musisz zaakceptować lub odrzucić każdą zmianę, aby całkowicie je usunąć przed dystrybucją ostatecznego dokumentu. Omówimy akceptację i odrzucenie zmian nieco później w tej lekcji.