Ograniczanie i ochrona dokumentów i szablonów

Ograniczenie i ochrona dokumentu zapewnia najwyższą władzę nad jego postępem.

NAWIGACJA SZKOLNA

1. Korzystanie z szablonów w celu zapewnienia wspólnego układu i formatowania
2. Śledzenie zmian wprowadzonych do dokumentu
3. Używanie komentarzy do wskazywania zmian w dokumencie
4. Ograniczanie i ochrona dokumentów i szablonów
5. Wersjonowanie, porównywanie i łączenie dokumentów

Nawet jeśli chcesz, aby inni recenzenci sugerowali zmiany i komentarze do dokumentu, może się zdarzyć, że nie chcesz ich edytować i zmieniać formatowania.

Co więcej, możesz wymusić na wszystkich komentatorach zmiany lub ograniczeniu recenzentów tylko komentarze. Chodzi o to, aby upewnić się, że dokument nie może zostać zmieniony w sposób niezgodny z twoją wizją lub stylem.

W tej lekcji pokażemy, jak ograniczyć formatowanie i rodzaje edycji, które inni recenzenci mogą wykonywać w dokumencie. Gdy dokument będzie już blisko stanu końcowego, możesz go oznaczyć jako ostateczny, aby uniknąć niezamierzonych zmian.

Ponadto możesz ograniczyć dostęp do swojego dokumentu, aby uwzględnić tylko swój zespół recenzentów. Pokażemy Ci, jak zabezpieczyć hasłem Twój dokument. Następnie możesz podać tylko zespołowi hasło i nikt inny nie będzie mógł otworzyć dokumentu.

Zaczniemy od tego, wprowadzając Cię do ograniczenia formatowania w dokumencie.

Ogranicz formatowanie w dokumencie

Kiedy rozpowszechniasz dokument dla innych do przejrzenia, możesz nie chcieć, aby zmieniał on formatowanie dokumentu. Program Word pozwala ograniczyć wszystkie lub niektóre motywy i style, a także umożliwia recenzentom zmianę niektórych motywów i stylów. Aby to zrobić, kliknij "Ogranicz edycję" w sekcji "Protect" na karcie "Review".

Po prawej stronie tekstu głównego pojawi się okienko "Edycja ograniczeń". W sekcji "Ograniczenia formatowania" wybierz "Ogranicz formatowanie do wybranych stylów" i kliknij link "Ustawienia ...".

W oknie dialogowym "Ograniczenia formatowania" domyślnie wybrane są wszystkie style w polu "Zaznaczone style są obecnie dozwolone". Aby wybrać tylko niektóre style, które będą używane w dokumencie, możesz użyć przycisku "Brak", aby odznaczyć wszystkie style, a następnie wybrać te, na które chcesz zezwolić. Możesz również użyć zalecanych minimalnych stylów programu Word, aby zezwolić, klikając "Zalecane minimum". W razie potrzeby wybierz dodatkowe ograniczenia w sekcji "Formatowanie" u dołu okna dialogowego, a następnie kliknij przycisk "OK"..

Pojawi się następujące okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz usunąć style, które nie są dozwolone. Zalecamy, aby tego nie robić. Może się okazać, że chcesz używać tych stylów w dokumencie w przyszłości. Inni recenzenci nie będą mogli ich zmienić ani zastosować.

Kliknij "Nie", aby zachować style, które nie są dozwolone w twoim dokumencie.

Zanim te ograniczenia zostaną zastosowane, należy rozpocząć egzekwowanie ochrony. Omówimy to po pokazaniu, jak ograniczyć edycję.

Ogranicz edycję w dokumencie

Oprócz ograniczenia formatowania dla recenzentów dokumentu, możesz również ograniczyć typ edytowania, który recenzenci mogą wykonać na dokumencie. W okienku "Edycja ograniczeń" zaznacz pole "Zezwalaj tylko na edycję tego typu w dokumencie" i wybierz opcję z listy rozwijanej, aby wskazać rodzaj edycji, który chcesz uwzględnić w dokumencie. Możesz pozwolić innym recenzentom tylko śledzić zmiany, wprowadzać komentarze lub wypełniać formularze. Można nawet ograniczyć dokument tak, aby inne osoby mogły go tylko czytać i nie wprowadzać żadnych zmian.

Możesz zapytać, jaka jest różnica między ograniczeniem edycji a śledzonymi zmianami i utrzymaniem "Monitorowania zmian", jak to opisano w Lekcji 2. W rzeczywistości nie ma różnicy; funkcjonalność jest taka sama. Możesz użyć dowolnej metody, która jest dla ciebie łatwiejsza.

Możesz określić wyjątki od ograniczonego formatowania i edycji lub osoby, którym wolno dowolnie edytować dokument. Kliknij link "Więcej użytkowników ..." w sekcji "Wyjątki (opcjonalnie)" w okienku "Ograniczanie edycji".

W oknie dialogowym "Dodaj użytkowników" możesz dodać użytkowników z bieżącego komputera, z domeny, której jest obecny komputer, lub wpisując czyjś adres e-mail. Oddziel wszystkich użytkowników i adresy e-mail średnikiem, a po zakończeniu kliknij przycisk "OK".

Osoby dodane w oknie dialogowym "Dodaj użytkowników" są wyświetlane w polu "Osoby" w sekcji "Wyjątki (opcjonalnie)" w panelu "Ograniczanie edycji". Wybierz całość lub część dokumentu, którą chcesz edytować, a następnie zaznacz pole wyboru dla tej osoby w polu "Osoby".

Skoro już ograniczyłeś formatowanie i edycję dokumentu zgodnie z życzeniem, musisz powiedzieć programowi Word, aby zaczął wymuszać ochronę, która będzie obowiązywać. W sekcji "Rozpocznij egzekwowanie" w panelu "Ogranicz edycję" kliknij "Tak, uruchom wymuszanie ochrony".

W oknie dialogowym "Rozpocznij egzekwowanie ochrony" upewnij się, że jest zaznaczona opcja "Hasło", wprowadź dwukrotnie hasło i kliknij "OK".

Należy pamiętać, że hasło nie jest konieczne i nie w pełni chroni dokument (dokument nie jest szyfrowany). Pomaga to w uniknięciu wyłączenia ograniczeń formatowania i edycji.

Jeśli wybierzesz "Uwierzytelnianie użytkownika", prawdopodobnie zobaczysz następujący błąd:

"Twoja maszyna nie jest skonfigurowana do zarządzania prawami do informacji (IRM). Aby skonfigurować usługę IRM, zaloguj się do pakietu Office, otwórz istniejącą wiadomość lub dokument chroniony za pomocą usługi IRM lub skontaktuj się z pomocą techniczną. "

Zalecamy użycie hasła. To znacznie prostsze.

Po wprowadzeniu ograniczeń na panelu "Ogranicz edycję" wyświetlany jest odpowiedni tekst, umożliwiający recenzentowi wykonywanie tylko dozwolonych zadań edycji i formatowania.