Dlaczego potrzebujesz formuł i funkcji?

Ta klasa How-To Geek School jest przeznaczona dla osób, które korzystają z programu Excel lub próbują używać programu Excel, ale są zastraszani przez pojęcie formuł i funkcji. Jego celem jest uczynienie z ciebie profesjonalisty Excela lub przynajmniej kompetentnego amatora w ciągu zaledwie kilku lekcji.

NAWIGACJA SZKOLNA

Dlaczego potrzebujesz formuł i funkcji??
Definiowanie i tworzenie formuły
Względne i bezwzględne odwołanie do komórki i formatowanie
Przydatne funkcje, które powinieneś poznać
Odnośniki, wykresy, statystyki i tabele przestawne

Uwaga: dla niewtajemniczonych jest to pierwsza lekcja z pierwszej serii dla How-To Geek School. Będziemy prowadzić nową lekcję każdego dnia tygodnia, od poniedziałku do piątku, od teraz, aż omówimy każdy temat. Pozostań więc na bieżąco, a my wydamy oficjalne ogłoszenie o tym, jak to będzie działać w przyszłym tygodniu.

Czym jest Excel i dlaczego go potrzebujemy?

Jeśli jesteś administratorem biura, prawdopodobnie używasz programu Excel. To samo, jeśli jesteś sprzedawcą. Jeśli jesteś analitykiem finansowym, oczywiście, ty potrzeba Przewyższać. Dla tych i wielu innych zawodów praca z arkuszami kalkulacyjnymi jest niezbędnym narzędziem w codziennej rutynie.

Ludzie, którzy są kreatorami matematyki, prawdopodobnie od razu przejdą do programu Excel i wykorzystają go jako naturalne przedłużenie swoich procesów obliczeniowych. Większość z nas ... prawdopodobnie potrzebuje pomocy w tym dziale.

Jeśli nie zwracałeś uwagi w klasie algebry w szkole średniej, nie martw się! Wszystko, co musisz zrobić, to nauczyć się podstawowej wiedzy na temat formuł i funkcji z tej serii How-To Geek School i zastosować ją do swojej pracy.

Jeśli nie wiesz, czy potrzebujesz programu Microsoft Excel, prawdopodobnie nie pokazano, co może on zrobić. Gdy już się o tym dowiesz, możesz znaleźć sposób na wykorzystanie go w swojej pracy, aby ułatwić wykonywanie skomplikowanych i żmudnych zadań.

Microsoft Excel to coś więcej niż program do wprowadzania nazw i numerów. Na przykład, jeśli chcesz po prostu wpisać nazwiska uczniów w klasie, możesz po prostu stworzyć dokument Word. Słowo jest dobre do pisania esejów i tworzenia list, ale do wykonywania obliczeń potrzebne są formuły i funkcje programu Excel.

Krótka prezentacja interfejsu Excel

Zanim zanurkujemy, przyjrzyjmy się krótko interfejsowi programu Excel. Być może już wiesz wszystkie te rzeczy, ale nigdy nie boli do przeglądu.

Po otwarciu pustego arkusza kalkulacyjnego programu Excel jest on znany jako "skoroszyt" lub "książka", a każdy arkusz kalkulacyjny w książce jest znany jako "arkusz roboczy" lub "arkusz".

W górnej części aplikacji dominuje "wstążka" (szara), która jest podzielona na "zakładki" (czerwone), które następnie dzielą się dalej na "sekcje" (niebieskie).

Poniżej wstążki znajduje się "pole nazwy", które umożliwia zmianę nazwy "komórek", a następnie po prawej stronie jest to obszar, który pozwala tworzyć wszystkie najważniejsze "formuły". Po najechaniu kursorem na każdą ikonę można zobaczyć celem każdego przycisku, ale to, co nas najbardziej interesuje, to szeroki obszar, na którym będą wyświetlane nasze formuły i funkcje.

Wreszcie arkusz roboczy jest ułożony w "kolumnach" (oznaczonych literami) i "rzędach" (oznaczonych cyframi). Każda lokalizacja to "komórka", a grupa komórek nazywana jest "zakresem". Jeśli masz wiele arkuszy w książce, możesz szybko przeglądać je za pomocą kart widocznych pod arkuszem. Poniżej na szarym pasku stanu możesz dostosować swoje widoki strony i poziom powiększenia.

To wszystko, całkiem proste, a po prostu krótki przegląd niektórych terminologii, które napotkasz w tej serii szkolnej HTG.

Co to jest funkcja?

Funkcja jest obliczeniem lub operacją, która zwraca wynik. Wejścia w funkcji nazywają się "argumentami".

Wszystkie funkcje zaczynają się od znaku równości [=]. W ten sposób Excel wie, że nie traktuje argumentów jak tekst. Na przykład: AVERAGE (2,4) to funkcja, ale AVERAGE (2,4) to tylko ciąg tekstu. Bez znaku równości Excel nie obliczy wyniku. Argumenty w tej funkcji to 2 i 4.

Uwaga: w programie Excel używane są duże litery, aby wyświetlić funkcje, ale można pisać przy użyciu małych i dużych liter.

W programie Excel "Bibliotekę funkcji" można znaleźć na karcie "Formuły".

Istnieje 13 kategorii funkcji, z których niektóre są:

Mathematical: AVERAGE () - oblicza średnią z serii liczb.
Data i czas: DATEVALUE () - konwertuje ciąg tekstowy, taki jak "30 listopada 2013" na liczbę, aby można było użyć tego numeru w innych funkcjach daty i godziny. Nie możesz robić matematyki z datami, chyba że najpierw przekształcisz je w liczby. Wyjaśnimy to szczegółowo w Lekcji 4.
Tekst: LEN () - zwraca długość ciągu znaków. Na przykład = LEN ("Excel") wynosi 5.
Logiczna: JEŻELI () - funkcja JEŻELI () jest zapisywana jak = JEŻELI (, następnie A, B). Tak więc, jeśli "test" jest prawdziwy, to wynikiem jest A; jeśli "test" nie jest prawdziwy, to B.
Wyszukiwanie i odniesienie: są potrzebne do wyszukiwania wartości w innym miejscu arkusza kalkulacyjnego. Na przykład funkcja VLOOKUP wyszukuje w tabeli wartości, aby znaleźć jedną komórkę.

Jak mógłbyś użyć tego ostatniego? Cóż, aby uzyskać dzień tygodnia w tekście z funkcji daty. Za pomocą funkcji VLOOKUP można zeskanować tabelę, aby przekształcić ten numer w coś łatwiejszego do zrozumienia, na przykład "Środa".

Istnieją również specjalne funkcje dla finansów, inżynierii i statystyki, które są wymienione osobno w menu "Więcej funkcji".

Czym jest wzór?

Formuła to połączenie "operatorów", "operandów" i "funkcji".

Na przykład funkcja = SUM dodaje listę liczb (jest ona tak powszechnie używana, że jest wymieniona w pierwszym menu w Excelu, w skrócie grecką literą Sigma (Σ), która jest notacją używaną przez matematyków do sumowania serii ).

Używasz formuły takiej jak ręczne obliczenia. Na przykład możesz umieścić budżet rodzinny w formule takiej jak ta:

Pozostała gotówka = (4 * tygodniowe wynagrodzenie) - hipoteka - żywność - media

Operatory mnożą [*] i odejmują [-]. Operandy są wartościami "tygodniowej pensji", "hipoteki", "żywności" i "narzędzi". Rezultatem jest "pozostała gotówka".

Nazwy i adresy

Wartości dla "żywności" i innych operandów to nazwy zdefiniowane w Excelu. Bez "nazwy" musiałbyś użyć "adresu".

Adres komórki jest zapisywany z wykorzystaniem zapisu wiersz-kolumna. Wiersze otrzymują numery i kolumny, litery. Pierwsza komórka w arkuszu kalkulacyjnym to A1. Po osiągnięciu końca alfabetu wiersze mają numery AA, AB, BA, BB i tak dalej.

Formuły mogą być bardziej skomplikowane niż przykład rodziny z budżetem. W liceum nauczyłeś się, że obszar koła to czasy promu pi kwadrat lub πr².

W Excelu możesz zapisać to za pomocą wzoru = PI () * promień ^ 2.

Tutaj PI () to funkcjonować która zwraca liczbę 3.14, a "promień" to "nazwa", którą daliśmy komórce, która zawiera promień; "operatory" to wykładnik (^) i mnożnik (*).

Zamówienie i pierwszeństwo

Nawiasy są używane do wskazania kolejności i pierwszeństwa w obliczeniach.

Obszar koła można również napisać πrr, ale nie (πrr)², więc musisz zrozumieć porządek i pierwszeństwo, aby uzyskać właściwą odpowiedź. Wykładniki są oceniane przed mnożeniem, więc nawiasy nie są w tym przypadku potrzebne. Funkcja najpierw równoważy promień, a następnie mnoży ją przez Pi.

Jeśli chcesz wyeliminować wszelkie możliwe wątpliwości, możesz być jednoznaczny i wpisać = Pi * (promień ^ 2).

W lekcji 2 zbadamy kolejność i pierwszeństwo.

Już idę dalej ...

W pozostałej części tej serii skoncentrujemy się na czterech kluczowych obszarach:

Lekcja 2: Definiowanie i tworzenie formuł

Aby rozpocząć, pierwszym elementem do odkrycia jest tworzenie formuł i zrozumienie podstawowych zasad:

Jak utworzyć formułę
Operatorzy obliczeniowi
Zamówienie i pierwszeństwo
Zademonstruj, w jaki sposób funkcja jest używana w formule

Lekcja 3: Referencje i formatowanie komórek

W tej lekcji omawiamy trzy typy odwołań do komórek (względne, bezwzględne i mieszane), formatowanie, przenoszenie lub kopiowanie i formułę oraz odwołania kołowe.

Załóżmy, że masz formułę w komórce B1, która mówi = A1 * 2. Jeśli skopiujesz tę formułę do komórki B2 (jedna komórka po prawej), wówczas odwołanie do komórki również się zmieni.

Nowa formuła mówi B1 * 2. Możesz użyć znaku dolara ($), aby zakotwiczyć odwołanie do komórki, aby kopiowanie go nie zmieniło się tam, gdzie wskazuje (nie martw się, trochę to omówimy).

Lekcja 4: Przydatne funkcje, które powinieneś poznać

W tej lekcji wyjaśniono niektóre z najczęściej używanych funkcji i jak możemy je zastosować w przydatnych obliczeniach i jak "zagnieżdżać" funkcje.

Aby zagnieździć funkcję, należy umieścić jedną funkcję w drugiej. Na przykład, jeśli chcesz się dowiedzieć, jaki jest dzisiejszy dzień, napisz = WEEKDAY (TERAZ ()).

NOW () podaje dzisiejszą datę, a WEEKDAY () zamienia ją na liczbę od 1 do 7. TERAZ () jest "zagnieżdżony" w WEEKDAY ().

Lekcja 5: Funkcje zaawansowane: If, Nested-If i Lookups

Jeśli chcesz tworzyć złożone modele lub algorytmy, musisz wiedzieć, jak połączyć funkcje logiczne i wyszukiwania, w tym IF i zagnieżdżone instrukcje IF oraz odnośniki, w tym VLOOKUP i HLOOKUP.

Przykładem funkcji wyszukiwania może być = COLUMN (). Daje to numer kolumny odwołania do komórki, np. A = COLUMN (A1).

Pokrótce omówimy także tabele przestawne. Tabela przestawna służy do wydobywania znaczenia z danych. Możesz na przykład wziąć listę sprzedaży i pogrupować je według regionu lub sprzedawcy, aby uzyskać sumy dla każdej z nich.