28 porad dotyczących cyfrowego odtajniania i organizacji
Większość z nas spędza dużo czasu w przestrzenie cyfrowe wewnątrz naszych komputerów i telefonów komórkowych, i podobnie jak nasza rzeczywista przestrzeń, wymaga przestrzeni cyfrowej sprzątanie, organizacja, a nawet jakiś rodzaj odnowienie od czasu do czasu, aby utrzymać go w pełni.
W tym artykule udostępniam kilka wskazówek dotyczących tego, jak możesz efektywnie działać usuń i zarządzaj swoją cyfrową przestrzenią.
1. Nie wkuwaj pracy do jednego dnia
Nie bierz swojego kosmicznego kosmosu, może być tak samo zniszczony jak magazyn w piwnicy. Tak więc, zanim zaczniemy interesować się sprzątaniem, zrób widok z lotu ptaka cokolwiek to jest chcesz odtajnić lub zorganizować.
Niezależnie od tego, czy jest to skrzynka odbiorcza poczty e-mail, czy folder pobierania, unikać niedoceniania ilości pracy do zrobienia i czas potrzebny. Jeśli masz wystarczająco dużo wolnego czasu, aby zakończyć całą pracę w ciągu jednego dnia - to świetnie, inaczej, Zrób to wolno zamiast pakować wszystko w jedną sesję, ponieważ przyniesie to więcej szkody niż pożytku.
2. Oznaczaj lub zapisuj wiadomości e-mail za pomocą filtrów
Za każdą wiadomość e-mail od kogoś, od kogo często otrzymujesz wiadomości e-mail, na przykład od kolegów lub firm użyteczności publicznej, utwórz odpowiedni filtr do etykietowania, lub złożyć go automatycznie, na przykład w “Praca” lub “Rachunki”.
Dzięki temu Twoje e-maile będą zorganizowane, a gdy będziesz musiał zobaczyć zestaw powiązanych e-maili, powiedz, że chcesz zobaczyć wszystkie rachunki, które otrzymałeś w ciągu miesiąca, możesz po prostu wyszukaj odpowiednią etykietę. Wszystkie usługi e-mail i aplikacje pochodzą z ustawienia filtra (Gmail, Yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).
3. Pozwól przeglądarce zapytać, gdzie zapisać pliki do pobrania
W przeglądarce włącz opcję umożliwiającą wybór gdzie zapisać pobrany plik (Chrome, Firefox, Opera, IE), jeśli nie jest jeszcze włączone. Za każdym razem, gdy pobierasz plik, zamiast pozwolić mu przejść bezpośrednio do folderu Pobrane, utwórz odpowiedni podfolder i zapisz to tam.
Jeśli pobierasz pliki związane z projektem, dodaj nazwę projektu do nowego folderu. W ten sposób, gdy potrzebujesz pliku (lub grupy powiązanych plików) i nie pamiętasz jego nazwy, przynajmniej wiesz, gdzie można go znaleźć.
Usuwanie plików z folderu Pobrane jest także łatwiejszy w ten sposób. Po zakończeniu projektu lub po prostu nie potrzebujesz już określonego zestawu powiązanych plików, możesz po prostu usuń jego folder.
4. Nie usuwaj plików, archiwizuj je
W imię odtajnienia, ty nie musisz usuwać każdy plik to nie jest w tej chwili potrzebne. Jeśli są to częściowo pobrane lub tymczasowe pliki lub takie, Usuń ich. Jeśli mogą zostać użyte później, zorganizuj je odpowiednio.
Dzięki wielu opcjom, takim jak przechowywanie w chmurze, zewnętrzny dysk twardy itp., Można zapisywać pliki nie martwiąc się o brak pamięci.
5. Sortuj według daty podczas organizowania
Sortuj wszystkie pliki według daty najpierw, zanim przejdziemy przez grupę. Prawdopodobnie znajdziesz pliki utworzone lub pobrane tego samego dnia należą do tego samego projektu / kategorii, co ułatwia organizowanie ich.
6. Zatrudnij szybkie wyszukiwanie aplikacji mobilnych
Jeśli masz zbyt wiele aplikacji w telefonie (a Twój telefon nadal go dobrze obsługuje), możesz potrzebować funkcja szybkiego wyszukiwania znaleźć i otworzyć aplikacje (poszukaj aplikacji szybkiego wyszukiwania w Google Play).
Kiedy ty mieć zbyt wiele aplikacji, żadna organizacja nie sprawi, że szukanie aplikacji w morzu aplikacji będzie łatwiejsze niż szybkie wyszukiwanie. Nie przejmuj się tworzeniem folderów jeśli każdy folder będzie nadal zawierał wiele aplikacji. Jeśli masz włączoną funkcję Siri lub Ok Google, możesz również użyć tych aplikacji do uruchamiania aplikacji.
7. Organizuj aplikacje według koloru
W przypadku, gdy masz mała liczba aplikacji w telefonie, mam na myśli kilka aplikacji, które mogą wypełnić jeden lub dwa ekrany główne, a Ty chcesz, aby były nieco bardziej zorganizowane, aby łatwiej je znaleźć, posortuj je według koloru.
Jeśli nie chcesz poświęcać czasu na dokładne sortowanie tych kolorów, po prostu oddzielaj ikony zgodnie z ciepłymi i chłodnymi kolorami, i daj każdemu własny ekran główny.
8. Korzystaj z symboli i emotikonów
Długie zbędne słowa w nazwach folderów lub etykietach mogą czasami powodować wizualny bałagan. W razie potrzeby używaj emotikonów i symboli zmniejszyć nazwy.
9. Odłącz niepotrzebne usługi
W wszystkie posiadane konta e-mail i konta społecznościowe, poszukaj dowolnego ustawienia, które wyświetli listę wszystkich usług lub aplikacji połączonych z tym kontem. Jeśli znajdziesz usługę lub aplikację, której już nie używasz odłącz go od swojego konta.
Może to ograniczyć niechciane wiadomości e-mail, powiadomienia i reklamy oraz chroń swoje dane konta z aplikacji innych firm, których już nie potrzebujesz. Sprawdź poniższe linki, aby wyszukać ustawienia połączonych aplikacji w Google, Yahoo, Facebook i Twitter.
10. Nie używaj kalendarzy do zadań i notatek
Korzystanie z kalendarzy w celu zachowania porządku jest wspaniałe, a prawie wszystkie kalendarze mają opcje dodawać wydarzenia, rzeczy do zrobienia i notatki do dnia. Jeśli coś trzeba zrobić w określony dzień to wydarzenie i powinny być oznaczone w kalendarzu.
Jednak rzeczy do zrobienia, zmieniają się każdego dnia i powinno być codziennie sprawdzane. Oddzielenie kalendarzy od rzeczy do zrobienia i notatek daje mniej przytłaczający i zatłoczony przegląd czasu.
11. Nie pobieraj plików do archiwum
Zamiast pobierać pliki na komputer w celu archiwizacji, otwórz swój magazyn w chmurze i zapisz to tam. Jeśli aplikacja do przechowywania danych w chmurze ma opcję zapisywania plików bezpośrednio za pomocą adresów URL, użyj tej opcji lub spróbuj rozszerzeń przeglądarki lub usług innych firm to pozwoli ci zrobić to samo.
12. Wynajem lub przesyłanie strumieniowe zamiast kupowania lub pobierania
Nie pobieraj filmów, piosenek, e-booków i takich, jeśli jesteś nie jestem pewien, czy są klasyki do którego będziesz wracał bardzo często. Pozwala to zaoszczędzić miejsce i ułatwia zarządzanie biblioteką.
13. Nie subskrybuj, pobieraj kanały
Zamiast tego nie subskrybuj wiadomości e-mail ze stron internetowych, wybierz pobieranie kanałów. Jest mnóstwo Usługi czytnika RSS, takie jak Feedly, które będą Cię na bieżąco informować o zawartości stron internetowych, o których chcesz regularnie otrzymywać informacje.
14. Przechowuj pliki w toku, a nie eksport
Jeśli planujesz zarchiwizować (zapisać) plik i to plik ma plik w trakcie przetwarzania, na przykład plik Word z eksportowanego z niego pliku PDF lub plik Photoshop z obrazu PNG wyeksportowany z niego, zapisz plik w toku, a nie produkt końcowy (chyba że będziesz często potrzebował tego eksportu).
Zapewnia to, że za każdym razem, gdy potrzebujesz ostatecznej wersji, ty uzyskać najbardziej aktualny eksport z twoich plików w toku, a jednocześnie oszczędzasz trochę miejsca na dysku twardym.
15. Przypisz okno zwlekania
Bądźmy szczerzy, żadna ilość kazań nie powstrzyma niektórych od sprawdzania Facebooka i Twittera podczas pracy. Jeśli zamierzasz zwlekać w mediach społecznościowych otwórz te konta w oddzielnym oknie przeglądarki i zachowaj swoje “pracujący” okno wolny od zakłóceń, ułatwiając oczom zablokowanie karty, gdy jej potrzebujesz.
Bonus: musisz zamknij tylko jedno okno i zamyka wszystkie strony mediów społecznościowych.
16. Zaplanuj tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie
To dobrze mieć pamięć poza urządzeniem, ale tylko w ilu miejscach? Mając do dyspozycji wiele chmur i zewnętrznych magazynów łatwo się zdezorganizować w ten sposób też: niektóre pliki w Dropbox, niektóre na Dysku Google, niektóre w Amazon, niektóre na pendrive'ach ... masz sedno.
Dlatego z wyprzedzeniem zaplanuj przechowywanie poza urządzeniem. Dobrze jest oddzielne pliki robocze i osobiste. W pracy możesz wybrać metodę przechowywania, która jest używana głównie w miejscu pracy.
Wybierz system pamięci masowej wszechstronny, co ułatwia udostępnianie lub przesyłanie plików do innych systemów. Czasami fizyczna pamięć masowa jest obowiązkowa, na przykład płyta rozruchowa. W takich przypadkach trochę rzeczywista organizacja.
17. Zapisz hasła przed użyciem
Jest wiele aplikacje do zarządzania hasłami dostępne online lub jeśli jesteś w starej szkole dostać notatnik zanotować wszystkie hasła. Dlatego zarządzanie hasłami nie będzie problemem Jeśli za każdym razem, gdy zapisujesz się na nowe konto, pamiętaj o tym zanotuj hasło i informacje o koncie do skarbca głównego hasła.
Jeśli zapomnisz o tym, spróbuj rozwinąć nawyk zapisanie hasła najpierw w skarbcu a następnie utwórz konto. W ten sposób wszystkie informacje o koncie i hasła zostaną uporządkowane w skarbcu.
Ale jeśli z jakiegoś powodu nie możesz uzyskać dostępu do skarbca haseł i nie możesz odroczyć utworzenie konta dopóki tego nie zrobisz, ustaw przypomnienie aby dodać hasło i informacje o koncie do skarbca.
18. Sprawdź, czy witryny mobilne są równie dobre jak aplikacje
Obecnie wiele stron internetowych jest zoptymalizowanych pod kątem użytkowników mobilnych, a niektóre z nich są równie dobry jak ich odpowiednik aplikacji mobilnej. Jeśli więc znajdziesz usługę, która jest łatwa w użyciu i wystarczająco szybka w przeglądarce mobilnej, tak samo jak jej odpowiednik w aplikacji mobilnej usuń aplikację z telefonu i zacznij korzystać z witryny.
19. Oddzielne identyfikatory e-mail
Jeśli masz stronę internetową lub jesteś częścią korporacji, prawdopodobnie masz odpowiedni e-mail roboczy. Ale jeśli tak nie jest, powinieneś go utworzyć. ZA oddzielny e-mail do pracy i użytku osobistego jest całkiem czysty.
Pomaga lepiej zarządzać wiadomościami e-mail; mniej spamu będzie zakłócać pracę e-maili, ponieważ będziesz udostępniać swój osobisty e-mail do subskrypcji i tym podobne.
Jeśli jesteś entuzjastą mediów społecznościowych, identyfikator e-mail tylko dla kont społecznościowych też nie jest złym pomysłem.
20. Użyj więcej gadżetów, uzyskaj więcej miejsca
Jeśli przechowywanie offline piosenek, filmów, e-książek i zdjęć w telefonie jest ważne i często brakuje pamięci, dlaczego nie spróbować za pomocą oddzielnych gadżetów z różnych powodów?
Ta wskazówka prawdopodobnie nie jest odpowiednia dla osób, które nie lubią nosić dodatkowego bagażu. Jeśli jednak tak nie jest, może to być najlepsze rozwiązanie dla ciebie: a odtwarzacz muzyki, na e-czytelnik, za aparat fotograficzny, za mini odtwarzacz wideo, lub a hybryda niektórych z nich.
Możesz także przechowywać swoje pliki w zewnętrzne dyski twarde które współpracują z Twoim telefonem komórkowym (przez porty, adaptery lub WiFi), a następnie przechowują i wykorzystują pliki.
21. Brak plików na ekranie komputera
Rozumiem, że miejsce na pulpicie umożliwia szybki dostęp do plików pracujesz nad tym, a ja naprawdę nie mam nic przeciwko ekranowi pulpitu pokrytemu plikami i aplikacjami, tak długo, jak działa dla ciebie. Ale jeśli ekran pulpitu jest jedną z twoich problematycznych przestrzeni cyfrowych, to moja rada brzmi Nie chroniony byle co na pulpicie.
Tak samo jak w przypadku aplikacji mobilnych, nie zawracaj sobie głowy tworzeniem podfolderów ani układaniem ikon przez jakiś system. Istnieje ogromna widoczna różnica, gdy widzisz pliki na ekranie pulpitu i wewnątrz folderu. Na pulpicie jest zbyt wizualne i rozpraszające, podczas gdy w folderze jest mniej wizualne, bardziej oparte na tekście, a zatem nieco łatwiejsze do przetworzenia.
22. Spróbuj utworzyć nowe konto mediów społecznościowych
Polecam zwykłe wiertło niepowiązane konta, których już nie chcesz aby zobaczyć aktualizacje i zmienić konfigurację ustawień powiadomień, prywatności i reklam na kontach społecznościowych, aby je oswoić, ale dla niektórych łatwiej jest to powiedzieć niż zrobić.
Jeżeli twój media społecznościowe są niezwykle trudne do rozwiązania możesz rozpocząć od nowa; to praktyczne rozwiązanie. Możesz albo Stwórz nowe konto, zaprzyjaźnij się ze swoimi przyjaciółmi / obserwatorami ze starego konta krok po kroku, a kiedy będziesz zadowolony, usuń swoje stare konto.
Lub, najpierw usuń swoje konto, poczekaj, aż zostanie usunięty z serwera mediów społecznościowych i zarejestruj się przy użyciu tej samej nazwy użytkownika. Ale czy to nowe konto, czy stare, regularna konserwacja paszy jest ważne.
23. Usprawnij kontakty z telefonu
Nie pozwól, aby aplikacja kontaktowa Twojego telefonu była także Twoim archiwum kontaktów. Przechowuj kontakty na komputerze-idź naprzód i przechowuj tam tyle, ile chcesz, i przechowuj je tak długo, jak chcesz, i dodaj wszystkie szczegóły, które możesz im wymyślić.
Ale w twoim telefonie, zachowuj tylko odpowiednie, najnowsze i wymagane kontakty. Spowoduje to automatyczne usprawnienie kontaktów pojawiających się w aplikacjach mobilnych i Tobie nie otrzyma niepotrzebnych zaleceń dotyczących konta.
24. Organizuj zdjęcia w porządku chronologicznym
jestem nie całkowicie przeciw pamięci zdjęć na urządzeniu. Jeśli często przeglądasz stare zdjęcia lub jesteś osobą, która zachowuje tapetę pokazu slajdów ze zdjęciami, powinieneś przechowywać swoje zdjęcia na swoim urządzeniu i usuwać pliki w innym miejscu.
Chociaż, niezależnie od tego, gdzie przechowujesz swoje zdjęcia, jest tylko jeden właściwy sposób ich organizacji, tylko jeden-chronologiczny.
Zdjęcia są powiązane ze wspomnieniami, które z kolei są powiązane z czasem, więc upewnij się, że tworzysz foldery dla wszystkich zdjęć z poszczególnych wydarzeń, następnie umieść wszystkie foldery zdarzeń w folderze nazwanym po miesiącu lub roku. Ostatni (najwyższy poziom) folder powinien być zawsze rokiem.
25. Pomyśl trzykrotnie przed instalacją czegokolwiek
Wiem, że jeśli masz zbyt wiele aplikacji, zawsze możesz “odinstalować” je i ja polecam za pomocą aplikacji do odinstalowywania czyści wszystkie pozostałe pliki z oprogramowania. Ale w większości przypadków, pliki będzie w lewo po odinstalowaniu. Nie ma się czym martwić, ale z czasem (to znaczy latami) oni też mogą się sumować.
Jeśli jesteś zaawansowany technicznie, przeglądaj pozostawione pliki i wyczyść je ręcznie (co jest lepsze niż to, co wiele aplikacji może zrobić IMO), ale jeśli nie czujesz się z tym komfortowo unikać niepotrzebnych instalacji przede wszystkim w telefonach komórkowych.
26. Najpierw wypróbuj wbudowane aplikacje
Chociaż powiedziałem, że dobry deinstalator byłby fajny, w większości przypadków powiedziałbym, że pierwsze aplikacje są już dostępny w twoim systemie operacyjnym.
Prawie wszystkie systemy operacyjne zawierają narzędzia do czyszczenia dysków i pamięci; użyj ich usuń pliki tymczasowe i pamięć podręczną. Ponadto wszystkie systemy operacyjne, w tym mobilne, mają aplikacje, które wyświetlają uruchomione usługi w urządzeniu, z których korzystają zatrzymać niechciane usługi w tle i zwolnij pamięć RAM.
27. Stonuj aplikacje produktywności
Oto moje setne zastrzeżenie; Nie twierdzę, że wszystkie aplikacje zwiększające wydajność są niepotrzebne, w rzeczywistości tak wiele opcji na rynku ułatwia nam znalezienie czegoś, co jest prawie wyłącznie na zamówienie dla nas.
Ale jeśli używasz za dużo aplikacje produktywności są raczej bycie produktywnym w dążeniu do produktywności niż bycie produktywnym.
Wystarczy jeden kalendarz i jedna lista rzeczy do zrobienia. Nie rób zarówno w trybie offline, jak i online (chyba że planowanie offline jest dla Ciebie terapeutyczne), użyj jednego z nich i trzymaj się go religijnie.
28. Uzyskaj pomoc
Jeśli przeczytasz tak daleko w tym poście, masz cierpliwość, aby dokonać udanego zamachu stanu.
Ktoś, kto jest trochę bardziej chaotyczny w swojej przestrzeni offline najprawdopodobniej będą takie same w swojej cyfrowej przestrzeni. W rzeczywistości, zarówno zorganizowani, jak i niezorganizowani ludzie żyją dziś szczęśliwie, więc szaleństwo organizacji cyfrowej nie jest jeszcze w każdym harmonogramie samozwańczej dezorganizacji.
Ale kiedy przekroczy się pewien próg dezorganizacji, może powodować stres, i ta dezorganizacja będzie zastanowić się nad każdym aspektem swojego życia, w tym cyfrowe.
Tak samo jak czasami prosisz o pomoc kogoś w rzeczywistej organizacji, zrób z kimś cyfrowe odtajnianie, zbyt. Jestem pewien, że niepokojące szaleństwo na Facebooku z twoimi przyjaciółmi z IRL będzie odświeżające.
