Początkujący Jak tworzyć i zarządzać zadaniami w programie Outlook 2013
Jeśli jesteś jednym z tych ludzi, którzy mają tablicę lub notatnik z ciągle zmieniającą się listą rzeczy do zrobienia, lub twoje biurko i monitory są ozdobione Post-it® przypominając o ważnych wydarzeniach, to ten artykuł dla ciebie.
Program Outlook umożliwia tworzenie list zadań składających się z zadań, które można wykonywać na różne sposoby, na przykład ustawianie terminów, przypomnienia, kategorie i inne. Chodzi o to, aby stworzyć bardziej aktywny rodzaj listy zadań, z którymi możesz wchodzić w interakcje i będzie Cię szczery.
Praca w widoku zadań
Ostatnio omawialiśmy różne zawiłości programu Outlook 2013, więc jeśli nie masz na to ochoty, zalecamy przeczytanie naszego wstępu.
W przeciwnym razie otwórz Outlooka do widoku zadań i rozejrzyj się. Na pierwszy rzut oka zauważysz, że jest całkiem pusta i pusta. To dlatego, że musimy jeszcze wypełnić mnóstwo rzeczy, które musimy zrobić i załatwić sprawę.
Przejdźmy dalej i pokażmy, jak korzystać z Zadań jak profesjonalista i dalej organizować swoje życie w Outlooku. Mając niewiele czasu i pracy, będziesz mieć kompleksowy zestaw zadań, które możesz skonfigurować, aby przypomnieć Ci, kiedy będą należne, lub możesz nawet przypisać je innej osobie!
Dodawanie zadań
Na początek będziesz chciał dodać zadania. Zauważysz, że po lewej stronie jest znajome okienko folderów. Możesz dodawać nowe foldery do tego widoku, a następnie porządkować swoje zadania w kategorie. Można nawet utworzyć nową grupę folderów, aby w razie potrzeby móc ponownie rozdzielić zadania między życie zawodowe i osobiste.
Na początek zauważysz, że istnieje jedna grupa folderów o nazwie Moje zadania i dwa foldery zadań podrzędnych: Lista zadań i zadań. Jeśli klikniemy prawym przyciskiem myszy na najwyższym folderze, możemy utworzyć "nową grupę folderów", którą nazwiemy Zadaniami roboczymi.
Możesz dodać szybkie zadanie, klikając "Kliknij tutaj, aby dodać nowe zadanie" lub kliknij "Nowe zadanie" na wstążce Strona główna. Sprawdź następujące zadanie bez tytułu, do którego możesz zastosować wiele opcji, pokazać zadanie, jego szczegóły, a także zarządzać nim.
Wypełnij nieco nasze zadanie kilkoma podstawowymi szczegółami, a następnie kliknij "Zapisz i zamknij". Możesz wybrać datę rozpoczęcia, datę zakończenia (jeśli dotyczy), status, priorytet i procent ukończenia. Możesz także zaznaczyć pole "Przypomnienie" i pozwolić programowi Outlook poinformować, kiedy Twoje zadanie się zbliża.
Wyświetlanie, modyfikowanie i aktualizowanie zadań
Po utworzeniu kilku zadań możemy je wyświetlić w naszym widoku Zadania. Możesz dokonać podstawowych drobiazgów, takich jak zmiana terminu lub przypisanie kategorii, ale jeśli naprawdę chcesz zobaczyć i edytować, musisz dwukrotnie kliknąć, aby je otworzyć..
Oto nasze zadanie jeszcze raz. Możemy wprowadzić w nim zmiany, takie jak status lub priorytet, lub kliknąć przycisk "Szczegóły".
Jeśli z zadaniem związane są inne szczegóły, możesz je wypełnić tutaj. Chociaż może to nie być istotne dla większości ludzi, jeśli masz do czynienia z niezależnymi kontrahentami lub konsultantami, jest to świetne miejsce do śledzenia kosztów, które w przybliżeniu Cię kosztują.
Jest jeszcze kilka innych rzeczy, o których możemy wspomnieć, zanim przejdziemy do nawrotów. Podczas gdy włączysz interfejs zadań, poświęć chwilę, aby zauważyć, że możesz usunąć lub przekazać zadanie, jeśli uznasz, że nie warto tego robić, lub potrzebujesz danych od innej osoby na nim..
Możesz także zarządzać zadaniem, na przykład oznaczać je jako kompletne, przypisywać je i wysyłać raport o stanie. Wkrótce porozmawiamy o tym więcej. Na razie krótko sprawdźmy, jak skonfigurować powtarzające się zadania.
Praca z cyklicznymi zadaniami
Tworzenie powtarzającego się zadania jest takie samo jak tworzenie spotkania cyklicznego lub spotkania cyklicznego. Okno dialogowe, które zobaczysz po kliknięciu przycisku "Cykl", będzie prawdopodobnie wyglądać znajomo.
Oto nasze zadanie "porozmawiajmy o pracy", powtarzane co tydzień w środę, bez końca. Zauważ również, że nawet jeśli nie wykonasz zadania przed ponownym uruchomieniem zadania, zostanie wygenerowany inny.
Możesz to zmienić, wybierając opcję "zrestartuj nowe zadanie", która zamiast powtarzać się automatycznie w ciągu dnia, nie będzie ponownie generować zadania, dopóki bieżący nie zostanie oznaczony jako ukończony.
Przydzielanie zadania komuś innemu
Mamy już ustawione zadanie "rozmawiaj o pracy!", Teraz musimy go po prostu zastawić na kimś innym! Kliknij przycisk "Przypisz zadanie" w sekcji Zarządzaj zadaniem Wstążki.
Spowoduje to otwarcie zadania jako wiadomości e-mail, którą możesz następnie skierować do innych osób. W takim przypadku przydzielimy zadanie, aby rozmawiać o pracy z kimś innym, więc wyślemy do nich wiadomość e-mail.
Jeśli chcesz wpisać adres w polu "Do", możesz, lub możesz skubić szczęśliwe imię z książki adresowej. Nie masz skonfigurowanej książki adresowej? Przeczytaj, jak tworzyć kontakty i zarządzać nimi, w tym jak importować kontakty z Gmaila bezpośrednio do Outlooka.
Odbiorca otrzyma wtedy wiadomość e-mail z opcją "Zaakceptuj" lub "Odrzuć". Nie chcemy sprawić, by szef był zdenerwowany, więc po prostu wykonamy to zadanie. Poza tym rozmawianie o pracy nigdy nie jest złym pomysłem!
Na koniec, jeśli moce-które-chcą znać postęp (lub jego brak) na aktualnie przydzielonym zadaniu. Możesz wysłać im raport o stanie.
Ogólnie rzecz biorąc, przeciętny użytkownik Outlooka w domu jest bardziej skłonny do korzystania z zadań jako sposobu na załatwianie sprawunków lub tykanie prac domowych w domu, ale dobrze jest znać pełen zakres twoich umiejętności tworzenia zadań. Przejdźmy teraz do reszty wstęgi Home i porozmawiajmy o tym, co możesz zrobić, aby stamtąd zarządzać.
Zarządzanie zadaniami i sortowanie według widoku
W ciągu tygodnia niektóre zadania zostaną wykonane, a niektóre nie. Te, które ukończyłeś, możesz oznaczyć jako kompletne i zapomnieć o nich. Ale te, do których nie dotrzesz, będą musiały zostać jakoś zagospodarowane, albo będziesz mieć ciągle rosnącą listę wydmuchanych zadań.
Istnieje kilka sposobów na zarządzanie nimi. Spójrzmy na ten obszar Wstążki, a następnie pokażemy, jak najlepiej wykorzystać te narzędzia.
Kliknięcie przycisku "Usuń z listy" spowoduje oznaczenie go jako ukończone i usunięcie go z listy. Jeśli program Outlook napotka problem, na przykład jeśli zadanie się powtarza lub jest niekompletne, zapyta Cię, co chcesz z tym zrobić.
Możesz także pracować bezpośrednio z zadaniami, które widzisz na liście zadań. Sprawdź poniższy zrzut ekranu, aby uzyskać więcej informacji. Widzisz, że możesz po prostu kliknąć ikonę flagi, aby oznaczyć ją jako ukończoną, lub możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić opcje kontynuacji.
Na następnym zrzucie ekranu zobaczysz, że nasze zadanie "siedzieć wkoło oglądania piłki nożnej z nogami" ma być jutro, ale również zaznaczyliśmy to w przyszłym tygodniu. Tworzenie zadania uzupełniającego polega na jego powieleniu na czas, który najlepiej pasuje do możliwości jego uzupełnienia. W takim przypadku możemy oznaczyć jutrzejsze zadanie jako ukończone lub usunąć je, ale powielające zadanie będzie nadal wymagało w przyszłym tygodniu.
Uwaga: możesz wykonywać zadania z jednego z pięciu wstępnie ustawionych interwałów lub możesz utworzyć niestandardową obserwację.
Wreszcie zmiana widoku może pomóc w pokonywaniu ogromnej liczby zadań. Jeśli nie jest wyświetlany na Wstążce, możesz kliknąć przycisk "Zmień widok", a zobaczysz te opcje.
Oto jak może wyglądać prosta lista. Widok nie rozróżnia stanów ukończenia lub kategorii ani niczego innego. Przedstawia on wszystkie twoje przeszłe, obecne i przyszłe zadania w jednym prostym widoku.
Z drugiej strony, jeśli podzielimy nasz pogląd na aktywne zadania, widzimy, że wiele rzeczy jest dla nas zawężonych.
Zawsze pamiętaj, aby zmienić widok zadania, aby szybko go posortować lub ukryć, aby uzyskać maksymalny potencjał produktywności!
Opcje zadań
Na koniec zapoznajmy się z opcjami zadań lub ponownie się nimi zajmij. Opcje zadań umożliwiają zmianę ustawień oraz zmianę ich zachowania i wyglądu. Możesz do nich dotrzeć z menu Plik, klikając "Opcje -> Zadania."
Możesz ustawić opcje przypomnień o zadaniach z terminami, zaległych i ukończonych kolorach zadań, godzinach pracy i innych prostych zmianach. Teraz, jeśli chcesz, aby zaległe zadania były jasno niebieskie lub chcesz mieć domyślne przypomnienia na końcu dnia zamiast na początku, możesz wprowadzić zmiany tutaj.
Jak można się przekonać, Outlook okazuje się być bardzo dobrze zaokrągloną aplikacją, a jeszcze nie rozmawialiśmy jeszcze o kalendarze i notatkach! Mamy nadzieję, że będziesz w stanie używać zadań, aby podnieść swoje umiejętności organizacyjne o kilka stopni. Łatwo je ustawić i przypisać. Miło mieć te przypomnienia i obserwować, jak wszystkie rzeczy na liście są powoli odliczane.
Tymczasem chcemy się z Tobą skontaktować. Masz pytanie lub komentarz, który chcesz zostawić u nas? Wpadnij na nasze forum dyskusyjne i odpal.
