Początkujący Jak tworzyć, zarządzać i udostępniać kalendarze w programie Outlook 2013
Jeśli nie żyjesz wolnym od obowiązków, słońce prawdopodobnie wzrośnie i osiągnie swój dzienny kalendarz. Jeśli nie wiesz, co dzieje się codziennie, możesz szybko zgubić się w labiryncie pominiętych terminów i niespodziewanych spotkań.
Porozmawiajmy o kalendarzach programu Outlook, ponieważ poza pocztą e-mail (czasami nawet bardziej) organizowanie i produktywność opiera się na możliwości zarządzania zdarzeniami i robieniu rzeczy. Jedną z rzeczy, którą program Outlook robi z wielką aplauzją, być może lepszą niż większość innych aplikacji, jest kalendarz. Funkcje kalendarza programu Outlook nie mają sobie równych w zakresie tworzenia, modyfikowania i udostępniania wydarzeń.
Ten artykuł skupi się przede wszystkim na prostych rzeczach. Pokażemy Ci, jak tworzyć kalendarze i nimi zarządzać, dodawać spotkania, spotkania, a także udostępniać je innym osobom w książce adresowej w celu ułatwienia współpracy. Do czasu, gdy skończymy, pokażemy, w jaki sposób, poza używaniem Outlooka do podstawowych informacji, takich jak poczta e-mail czy kontakty i książki adresowe, możesz włączyć kalendarz do swojego intensywnego życia i poprawić dom lub małe biuro.
Podstawy kalendarza
Za każdym razem, gdy używasz Outlooka, będziesz miał do dyspozycji swoje możliwości kalendarza. Nawet jeśli nie masz skonfigurowanego konta e-mail, nadal możesz korzystać z Outlooka dla pozostałych jego funkcji. Ten kalendarz działa najlepiej, jeśli możesz skorzystać z jego możliwości współpracy, więc korzystanie z konta e-mail zapewnia, że możesz wysyłać zaproszenia na spotkania i otrzymywać powiadomienia od uczestników.
Bez względu na to, masz tu swój podstawowy, codzienny kalendarz, czyli domyślny kalendarz powiązany z Twoim domyślnym profilem Outlooka. To jest widok miesięczny, ale możesz użyć funkcji na karcie Rozmieść, aby zmienić widok.
Na przykład poniżej widok tygodnia pracy (w porównaniu z widokiem całego tygodnia). To bardzo proste, z pogodą (możesz ustawić ją w swoim mieście) i polem wyszukiwania. Jeśli masz jakieś spotkania lub spotkania, zobaczysz je tutaj i możesz przejść do poprzedniego lub następnego tygodnia, klikając odpowiednio przyciski "Wcześniejsze spotkanie" lub "Następny termin", wzdłuż krawędzi kalendarza.
Poruszmy się trochę i skupmy się na tym, jak zmienić układ kalendarza, aby lepiej odpowiadał konkretnym lub konkretnym potrzebom.
Napinanie mięśnia kalendarza
Możesz zrobić sporo, aby zmienić aranżację i wygląd kalendarza. Jeśli zobaczysz kartę Widok poniżej, zobaczysz cały asortyment stylów, które możesz zastosować w kalendarzu, który odpowiada Twoim potrzebom organizacyjnym.
Sprawdź następujący kalendarz. Wprowadziliśmy niewielkie zmiany w jego wyglądzie. Po pierwsze, możesz zmienić kolor, który jest subtelnym, ale miłym w dotyku.
Karta Widok pozwala dodać kilka innych widoków, aby zaakcentować tryb, w którym się znajdujesz. Na przykład pasek zadań do wykonania umożliwia dodawanie kalendarzy, osób i zadań do kolumny po prawej stronie (patrz wyżej). Pasek zadań do wykonania można dostosować do trybu, w którym się znajdujesz, więc nawet jeśli masz włączoną obsługę zadań i kalendarza, jak na powyższym zrzucie ekranu, po przełączeniu się do skrzynki odbiorczej konieczne będzie ponowne włączenie opcji To -Do baru.
Dobrym pomysłem jest zabawa z kartą Widok w każdym trybie, ponieważ nie wszystkie będą dokładnie takie same. Na przykład okienko odczytu nie jest zbyt przydatne w widoku kalendarza, ale jest to z pewnością świetny dodatek do twojej skrzynki odbiorczej.
Podobnie, sprawdź dzienny widok kalendarza z włączonym dziennym widokiem zadań. Tutaj możesz zobaczyć dzienny kalendarz z należnymi zadaniami poniżej.
Będziemy mówić o wiele więcej na temat zadań w nadchodzącym artykule, ale skupmy się teraz na wszystkim, co chcielibyście wiedzieć o spotkaniach i spotkaniach.
Dodawanie terminów i spotkań
Przyjrzyjmy się konfigurowaniu spotkań i spotkań. W poniższym przykładzie organizujemy imprezę na pizzę. Przedmiotem jest oczywiście charakter spotkania i chociaż przyjęcie na pizzę niekoniecznie jest "spotkaniem", masz pomysł. Następnie możesz dodać inne szczegóły, takie jak miejsce imprezy z pizzą, oraz czas jej rozpoczęcia i zakończenia.
Jest dużo miejsca (technicznie nieograniczone), aby dodawać notatki, instrukcje lub wskazówki do wydarzenia. Oczywiście, nie jest to dużo imprezy, jeśli nie masz tam innych ludzi. Musimy więc zaprosić niektórych uczestników. Gdy zaprosisz ludzi, nie będzie to już uznawane za spotkanie. Zamiast tego program Outlook zmienia go na spotkanie. Na poniższym zrzucie ekranu widzimy, że spotkanie zostało zmienione na nowe.
Możesz wpisać nazwiska ręcznie lub kliknąć przycisk "Do", aby dodać uczestników z książki adresowej. Jeśli jeszcze nie masz książki adresowej, możemy powiedzieć Ci, jak dodawać i zarządzać kontaktami, a także importować kontakty z innych źródeł, takich jak Gmail.
Możesz od razu przejść do pościgu i po prostu kliknij "Nowe spotkanie" na karcie Strona główna wstążki. Gdy zapraszasz uczestników, możesz poprosić o dalsze opcje odpowiedzi.
Jeśli poprosisz o odpowiedź (zamiast po prostu wypowiadać i pozostawiając ją), wtedy zaproszeni będą mieli szansę na RSVP. Zauważ, że działa to wspaniale z produktem Microsoft, takim jak konto e-mail Outlook.com, gdzie masz opcje odpowiedzi bezpośrednio w wiadomości.
W Gmailu możesz zadziałać na zaproszenie w podobny sposób. Jednak zareagujesz, zostanie on wysłany do organizatora wydarzenia i automatycznie dodany do ich Outlooka.
Teraz, gdy mamy jasne terminy i spotkania, przejdziemy do ich modyfikacji i anulowania, ponieważ zmiana jest nieunikniona, a czasami nasze najlepsze plany.
Modyfikowanie lub anulowanie spotkań i śledzenie odpowiedzi
Coś się pojawiło i musimy przenieść naszą pizzę na sobotnią noc. Nie stanowi to dla nas problemu, ale co z naszymi uczestnikami? Cóż, ich plany zależą wyłącznie od nich, ale program Outlook przynajmniej ułatwia powiadamianie ich o zmianach.
Aby zmodyfikować spotkanie i powiadomić swoich uczestników, najpierw otwórz wydarzenie z kalendarza Outlook i wprowadź potrzebne zmiany. W tym przypadku po prostu przestawiamy spotkanie z powrotem pewnego dnia. Zauważ, że możesz kliknąć "Wyślij aktualizację", a Twoje zaproszone osoby zostaną zaktualizowane w związku ze zmianą.
W tym momencie, jeśli uczestnicy wcześniej zaakceptowali Twoje zaproszenie, będą musieli je ponownie zaakceptować.
Teraz może być dobry czas, aby pokazać, jak śledzić postępy w spotkaniu. Kliknij przycisk "Śledzenie", a stamtąd możesz zobaczyć postęp swojego spotkania. W tej chwili tylko jedna z zaproszonych osób zgodziła się na przyjęcie, więc może ta sobota nie jest taka dobra.
Och, och, znowu coś właśnie pojawiło się i musimy anulować spotkanie. Wystarczy kliknąć przycisk "Anuluj spotkanie". Twoje zaproszenie zostanie teraz zmienione, a otrzymasz przycisk "Anuluj wysyłanie", aby kliknąć i wysłać złe wiadomości.
To tak proste, że twoi poprzedni zaproszeni otrzymają zaktualizowany e-mail, a wydarzenie zostanie usunięte z kalendarza Outlook.
Wydarzenia
Gdy Twoje spotkania - obrócone spotkania zostaną wprowadzone i zapisane, zobaczysz je w kalendarzu. Po najechaniu na niego zobaczysz stosowne szczegóły. W tym momencie, jeśli wszystko jest w porządku, możesz je opuścić i przejść do innych rzeczy.
Jeśli jednak chcesz go zmienić lub usunąć, możesz go otworzyć, klikając go dwukrotnie lub wykonując odpowiednią akcję na Wstążce, którą tutaj jest przycisk "Otwórz".
Można również uzyskać dostęp do wielu tych samych elementów sterujących wstążkami z menu kontekstowego z kliknięciem prawym przyciskiem myszy.
Gdy Twoje spotkanie lub spotkanie jest otwarte, zanotuj kartę Opcje, która pozwoli Ci wpłynąć na niektóre zmiany, takie jak zmiana statusu (Zajęty, Wstępny, Poza biurem itp.), Ustawienie przypomnienia, zmiana strefy czasowej i wreszcie ustawienie wydarzenie jako powtarzające się.
Powtarzające się wydarzenia są powszechne, takie jak cotygodniowe spotkanie lub kwartalne zarobki lub po prostu obiad z przyjacielem, więc dobrze jest wiedzieć, jak je ustawić. Jak widać na zrzucie ekranu, powinno to być łatwe do opanowania. Możesz ustawić czas spotkania, schemat i oczywiście zakres lub czas trwania nawrotu.
Na poniższym obrazie ustawiliśmy powtarzające się wydarzenie w każdy poniedziałek o 13:00, który będzie trwał przez cały czas.
Ważne jest, aby pamiętać, że podczas spotkań i spotkań ma kilka kluczowych różnic, nadal wyglądają i mogą być modyfikowane w ten sam sposób, więc wszystkie opcje spotkań będą takie same dla spotkań.
Dołączanie pliku lub dokumentu do pozycji kalendarza
Wyobraźmy sobie, że umówiliście się na spotkanie, na przykład na zabranie zwierzęcia do weterynarza, lub na wymianę oleju, aw każdym razie na dokumencie lub zdjęciu, który chcielibyście do niego dołączyć, abyście nie zapomnieli.
W poniższym przykładzie ostatecznie zmieniamy nasz olej i mamy kupon na to. Możesz wydrukować kupon i wcześniej go zapamiętać lub po prostu dołączyć go do spotkania, więc kiedy Outlook ci przypomni, kupon jest tam, więc możesz go wydrukować, gdy myślisz o tym.
Aby to zrobić, kliknij "Załącz plik", a następnie przejdź do lokalizacji, w której jest zapisany. Możesz wstawić plik bez zmian, wkleić go jako tekst lub wstawić położenie pliku jako hiperłącza. W tym przypadku po prostu dołączymy plik PDF w obecnej formie.
Oczywiście będzie to bardzo przydatna funkcja, jeśli chcesz udostępniać dokumenty na spotkanie biznesowe, wysyłać materiały do nauki dla studentów lub gdy sytuacja może wymagać dodatkowych informacji.
Zarządzanie i udostępnianie kalendarzy
Zarządzanie kalendarzami pozwoli Ci osiągnąć dwie rzeczy. Możesz otwierać kalendarze z różnych źródeł, a także tworzyć i zapisywać grupy kalendarzy.
Po kliknięciu przycisku "Otwórz kalendarz" możesz utworzyć kalendarz z kilku źródeł, w tym z Internetu, lub możesz utworzyć pusty kalendarz. Jedną z zalet tworzenia pustego kalendarza jest to, że jesteś w stanie oddzielić pracę od domu.
Na poniższym zrzucie ekranu zobaczysz kilka kalendarzy, a także stworzyliśmy specjalną grupę do pracy. W rzeczywistości możesz przeciągać wydarzenia z jednego kalendarza do drugiego; widzisz, jak mamy wpis dotyczący cotygodniowego spotkania w dwóch kalendarzach, które wybraliśmy.
Przeciąganie zdarzeń w kalendarzach oznacza, że jeśli poświęciłeś czas na dodanie spotkania lub spotkania, jeśli później zdecydujesz, że musi on być w innym kalendarzu, nie musisz odtwarzać wydarzeń.
Na koniec możesz udostępniać kalendarze, które powinny być dość oczywiste, ale pamiętaj, że możesz wysyłać pocztą e-mail kalendarze. Omówiliśmy to krótko w poprzednim artykule, jest to po prostu inny sposób, aby to osiągnąć. Na poniższym zrzucie ekranu zobaczysz, co się dzieje, gdy używasz tej opcji.
Możesz określić kalendarz, który udostępniasz, zakres dat (od jednego dnia do całego kalendarza), poziom szczegółów do udostępnienia (prosta dostępność, ograniczone i pełne szczegóły), a następnie możesz skorzystać z kilku zaawansowanych opcji.
Udostępnianie w ten sposób oznacza, że możesz szybko, łatwo i bezproblemowo rozpowszechniać informacje z kalendarza za pomocą innych użytkowników Outlooka, a także integrować kalendarze wysyłane do Ciebie.
Opcje kalendarza
Istnieje sporo opcji kalendarza do sortowania (choć nie aż tak dużo jak w przypadku e-maili). Większość tych opcji ma na celu skonfigurowanie kalendarza tak, aby działał bardziej efektywnie z Twoimi potrzebami zawodowymi i osobistymi.
Możesz na przykład zmienić godziny pracy i tydzień pracy, dodać święta, zmienić strefę czasową, ustawić domyślny kolor, a nawet wybrać między stopniami Fahrenheita i Celsjusza. Poruszaj się przez nie w wolnym czasie i wypróbuj to, co działa najlepiej dla Ciebie.
Funkcje kalendarza w Outlooku są na najwyższym poziomie, a jeśli pracujesz w organizacji z centralnym serwerem Exchange, prawdopodobnie wiesz, jak współpracować z udostępnianymi kalendarzami, wyświetlać wydarzenia i nie tylko. Wszystko to bezproblemowo działa w ramach twojej lokalnej instalacji Outlooka dla zwiększenia mocy i wygody.
W domu fajnie jest mieć kalendarz z wieloma funkcjami w tym samym programie. Nie musisz przełączać się z aplikacji do obsługi poczty elektronicznej do aplikacji kalendarza, możesz planować wydarzenia i szybko zapraszać uczestników za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką i wiele więcej.
Ale to wystarczy mówić od nas. Dlaczego teraz nie usłyszymy od ciebie? Daj nam znać swoje myśli lub pożyczyć swoje komentarze na naszym forum dyskusyjnym.
