Idź bez papieru Drukowanie wszystkiego i ciesz się cyfrowym życiem

"Biuro bez papieru", które nam obiecano, nigdy nie wydaje się przybywać dla wielu ludzi. Rzeczywistość jest jednak taka, że biuro bez papieru jest dziś tutaj, jeśli chcesz z niego skorzystać.

Jeśli nadal jesteś osobą, która drukuje e-maile, strony internetowe i inne dokumenty, możesz teraz przestać. Istnieją lepsze sposoby na śledzenie twoich informacji i dostęp do nich szybciej - nie możesz szukać słów na fizycznych kawałkach papieru, w końcu.

Sprawa przeciwko drukowaniu

Drukowanie jest kosztowne i niewygodne, wymagające często drogich pojemników z tuszem, papieru do drukarki i nowych drukarek, gdy ta tania drukarka atramentowa nieuchronnie zawiedzie. Cały ten papier staje się bałaganem, który musi być odpowiednio zorganizowany, lub nigdy nie będziesz w stanie znaleźć tego, czego szukasz. Nie możesz uzyskać do niego dostępu, gdy jesteś z dala od biura, nie możesz go przeszukiwać, a masz tylko jedną kopię, więc masz kłopoty, jeśli coś się z tym stanie..

Drukowanie było konieczne, gdy komputery były ciężkimi cegłami, które były przymocowane do biurka. Teraz chodzimy z komputerami w kieszeniach, tabletami, które mogą przybliżać rozmiar kartki papieru, oraz usługami w chmurze, które mogą tworzyć kopie zapasowe i synchronizować wszystkie dokumenty na wszystkich urządzeniach. Możesz wyszukiwać dokumenty zapisane przez zawarte w nich słowa, dzięki czemu nie musisz konfigurować skomplikowanego systemu archiwizacji.

Jak nie drukować

My, geekowie, mogliśmy przestać drukować dawno temu, ale jest wielu ludzi, którzy nadal regularnie drukują e-maile i strony internetowe. Postaramy się przedstawić kilka wskazówek, które odciągną Cię od drukarki i w nowy sposób zapisywania i porządkowania informacji, które mają sens.

Utwórz cyfrową szafkę na pliki: Najpierw zdecyduj, gdzie będziesz zapisywać rzeczy zamiast je drukować. Pomaga mieć jedną spójną lokalizację, w której wszystko zapisujesz. Zalecamy jakąś usługę w chmurze, która synchronizuje się na wszystkich urządzeniach, dzięki czemu będziesz mieć do nich dostęp na smartfonach i tabletach, a także na komputerze. Wiele osób korzysta z Evernote jako swojego archiwum dla wszystkich swoich notatek i dokumentów, ale możesz również wybrać opcję zapisania w usłudze przechowywania danych w chmurze, takiej jak Dropbox, Dysk Google lub Microsoft OneDrive. Jeśli naprawdę wolisz pamięć lokalną, możesz zapisać swoje pliki w jednym folderze na komputerze - ale pamiętaj, aby utworzyć kopię zapasową. Będzie to mniej wygodne, ponieważ będziesz musiał ręcznie skopiować pliki na inne urządzenia, jeśli chcesz je zobaczyć w innym miejscu.
Drukuj do PDF: Wszystko, co chcesz wydrukować - niezależnie od tego, czy jest to paragon, dokument, e-mail lub strona internetowa - można wydrukować do pliku PDF. Najpierw zainstaluj drukarkę PDF na swoim komputerze z systemem Windows. Następnie można normalnie przejść proces drukowania, wybierając wirtualną drukarkę PDF. Dostaniesz plik, który możesz zapisać w Evernote lub Dropbox.

Drukowanie wiadomości e-mail: Wiadomości e-mail mogą być drukowane w formacie PDF w ten sam sposób. Możesz też spróbować je obsadzać gwiazdami (jeśli korzystasz z Gmaila) lub dodać je do specjalnego folderu lub etykiety, gdzie możesz się do nich odnieść później. Możesz uzyskać dostęp do tych wiadomości e-mail później z dowolnego urządzenia za pomocą klienta poczty e-mail - bez potrzeby drukowania.
Drukowanie stron internetowych: Jeśli drukujesz strony internetowe w celu późniejszego odniesienia, możesz wydrukować je w formacie PDF. Możesz także dodać je do zakładek, aby móc je później wyświetlić (zakładki mogą być synchronizowane na wszystkich urządzeniach). Jeśli chcesz przeczytać stronę później, użyj usługi takiej jak Pocket lub Instapaper, aby utworzyć listę rzeczy, które chcesz przeczytać. Usługi takie jak te pobierają stronę internetową, przekształcają ją w czytelny artykuł tekstowy, a nawet przechowują ją w trybie offline na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu można później czytać stronę internetową bez konieczności drukowania.
Drukowanie map: Nie musisz drukować map, jeśli masz smartfon z GPS. Jeśli korzystasz z Map Google, możesz zalogować się w aplikacji Mapy Google i wyświetlić listę wyszukiwań wykonanych w witrynie Mapy Google na komputerze. Oczywiście możesz również wydrukować mapę do pliku PDF.
Faksowanie dokumentów: Niektóre zwapnione stare firmy wciąż wymagają faksów. Możesz używać usługi takiej jak HelloFax do wysyłania faksów przez Internet. HelloFax oferuje pięć bezpłatnych faksów miesięcznie - to powinno wystarczyć dla użytkowników domowych, którzy tylko czasami potrzebują faksu.
Kiedy ktoś nalega na drukowane dokumenty: Niestety niektóre organizacje wciąż nalegają na drukowane dokumenty. Po prostu nie da się tego obejść. Jeśli nie będą pobierać plików PDF pocztą e-mail, konieczne może być wydrukowanie.
Co zrobić ze swoimi starymi papierowymi dokumentami: Łatwiej jest rozpocząć pracę w trybie elektronicznym, zamiast decydować o metodycznej konwersji wszystkich starych dokumentów papierowych na wersje cyfrowe - może to być dużo pracy. Niemniej jednak można skanować stare dokumenty do plików PDF za pomocą skanera.

Korzystanie z plików cyfrowych

Twoja cyfrowa przestrzeń robocza ma teraz wiele zalet, których nie ma papier:

Utworzyć kopię zapasową: Tworzone są kopie zapasowe twoich plików za pomocą usługi takiej jak Evernote, Dropbox, Dysk Google lub SkyDrive. Jeśli twój dom się spali, nie stracisz ważnych dokumentów.
Szukaj: Możesz łatwo przeszukiwać wszystkie dokumenty elektroniczne, aby znaleźć potrzebne dokumenty bez przeszukiwania gór papieru. Evernote, Dropbox, Dysk Google, SkyDrive, nawet Windows - wszystkie mają funkcje wyszukiwania pełnotekstowego.
Dostęp wszędzie: Twoje dokumenty są dostępne w dowolnym miejscu z komputera, smartfona lub tabletu. Jeśli nie masz ochoty szukać czegoś, możesz zrobić to ze swojego smartfona, zamiast iść do domu i przekopać się przez papiery.
Bez bałaganu: Nie musisz się martwić przechowywaniem, organizowaniem, robieniem miejsca i deklutowaniem dokumentów.
Brak kosztów drukowania: Jeśli nie musisz kupować drogiego atramentu, tanich drukarek i stosów papieru do drukarek, zaoszczędzisz pieniądze.

Oczywiście niektóre dokumenty mogą być zbyt wrażliwe, aby można je było przechowywać w Internecie. W takich sytuacjach zawsze możesz użyć szyfrowania - utwórz zaszyfrowany kontener i przechowuj go w usłudze, takiej jak Dropbox, Dysk Google lub SkyDrive. Ludzie będą potrzebować hasła, zanim będą mogli uzyskać dostęp do dokumentów.

Image Credit: Sarah Kolb-Williams na Flickr, cellanr na Flickr, jeremyfoo na Flickr