Jak automatycznie wypełnić sekwencyjne dane w Excelu za pomocą dźwigni napełniającej

Uchwyt Wypełnij w programie Excel pozwala automatycznie wypełnić listę danych (liczb lub tekstu) w wierszu lub kolumnie, po prostu przeciągając uchwyt. Dzięki temu możesz zaoszczędzić wiele czasu podczas wprowadzania danych sekwencyjnych w dużych arkuszach roboczych i zwiększyć produktywność.

Zamiast ręcznie wprowadzać liczby, czasy, a nawet dni tygodnia w kółko, możesz użyć funkcji autouzupełniania (uchwyt wypełniania lub polecenie wypełnienia na wstążce), aby wypełnić komórki, jeśli dane są zgodne ze wzorcem lub są oparte na dane w innych komórkach. Pokażemy Ci, jak wypełniać różne typy serii danych za pomocą funkcji autouzupełniania.

Wypełnij serię liniową w sąsiadujące komórki

Jednym ze sposobów użycia uchwytu wypełniania jest wprowadzenie serii danych liniowych do rzędu lub kolumny sąsiednich komórek. Seria liniowa składa się z liczb, gdzie następna liczba jest uzyskiwana przez dodanie "wartości kroku" do liczby przed nią. Najprostszym przykładem szeregu liniowego jest 1, 2, 3, 4, 5. Jednak seria liniowa może być także szeregiem liczb dziesiętnych (1,5, 2,5, 3,5 ...), zmniejszając liczby o dwa (100, 98, 96 ...), a nawet liczby ujemne (-1, -2, -3). W każdej serii liniowej dodajesz (lub odejmujesz) tę samą wartość kroku.

Załóżmy, że chcemy utworzyć kolumnę kolejnych liczb, zwiększającą się o jedną w każdej komórce. Możesz wpisać pierwszy numer, nacisnąć Enter, aby przejść do następnego wiersza w tej kolumnie i wprowadzić następny numer, i tak dalej. Bardzo żmudne i czasochłonne, szczególnie w przypadku dużych ilości danych. Oszczędzimy sobie trochę czasu (i nudy) za pomocą uchwytu wypełnienia, aby wypełnić kolumnę liniową serią liczb. Aby to zrobić, wpisz 1 w pierwszej komórce w kolumnie, a następnie wybierz tę komórkę. Zwróć uwagę na zielony kwadrat w prawym dolnym rogu wybranej komórki? To jest uchwyt wypełnienia.

Po przesunięciu wskaźnika myszy nad uchwyt wypełnienia zmienia się w czarny znak plus, jak pokazano poniżej.

Z czarnym znakiem plus nad uchwytem wypełnienia, kliknij i przeciągnij uchwyt w dół kolumny (lub w prawo wzdłuż rzędu), aż dojdziesz do liczby komórek, które chcesz wypełnić.

Po zwolnieniu przycisku myszy zauważysz, że wartość została skopiowana do komórek, przez które przeciągnięty został uchwyt wypełniania.

Dlaczego nie wypełniło serii liniowych (1, 2, 3, 4, 5 w naszym przykładzie)? Domyślnie po wprowadzeniu jednego numeru, a następnie użyciu uchwytu wypełnienia, ten numer jest kopiowany do sąsiednich komórek, a nie zwiększany.

UWAGA: Aby szybko skopiować zawartość komórki powyżej aktualnie wybranej komórki, naciśnij Ctrl + D lub, aby skopiować zawartość komórki po lewej stronie wybranej komórki, naciśnij Ctrl + R. Ostrzegam, że kopiowanie danych z sąsiedniej komórki zastępuje wszelkie dane znajdujące się aktualnie w wybranej komórce.

Aby zastąpić kopie serią liniową, kliknij przycisk "Opcje automatycznego wypełniania", który wyświetla się po zakończeniu przeciągania uchwytu wypełniania.

Pierwsza opcja, Copy Cells, jest domyślna. Dlatego otrzymaliśmy pięć 1s, a nie serię liniową 1-5. Aby wypełnić serię liniową, wybieramy "Wypełnij serię" z wyskakującego menu.

Pozostałe cztery są zastąpione 2-5, a nasza seria liniowa jest wypełniona.

Można to jednak zrobić bez konieczności wybierania opcji Wypełnij serie z menu Opcje automatycznego wypełniania. Zamiast wpisywania tylko jednego numeru, wprowadź pierwsze dwie liczby w pierwszych dwóch komórkach. Następnie wybierz te dwie komórki i przeciągnij uchwyt wypełniania, dopóki nie wybierzesz wszystkich komórek, które chcesz wypełnić.

Ponieważ dostarczyłeś mu dwie części danych, będzie znać wartość kroku, której chcesz użyć, i odpowiednio wypełnić pozostałe komórki.

Możesz także kliknąć i przeciągnąć uchwyt wypełniania za pomocą dobrze przycisk myszy zamiast lewego. Nadal musisz wybrać "Wypełnij serię" z menu podręcznego, ale to menu automatycznie wyświetli się po zatrzymaniu przeciągania i zwolnienia prawego przycisku myszy, więc może to być przydatny skrót.

Wypełnij serię liniową w sąsiednie komórki przy użyciu polecenia wypełnienia

Jeśli masz problemy z używaniem uchwytu do napełniania lub wolisz używać poleceń na wstążce, możesz użyć polecenia Wypełnij na karcie Strona główna, aby wypełnić serię w sąsiednich komórkach. Polecenie Wypełnij jest również użyteczne, jeśli wypełniasz dużą liczbę komórek, jak zobaczysz w troszeczkę.

Aby użyć polecenia Wypełnij na wstążce, wprowadź pierwszą wartość w komórce i zaznacz tę komórkę oraz wszystkie sąsiadujące komórki, które chcesz wypełnić (w dół lub w górę kolumny lub w lewo lub w prawo w rzędzie). Następnie kliknij przycisk "Wypełnij" w sekcji Edycja na karcie Strona główna.

Wybierz "Seria" z menu rozwijanego.

W oknie dialogowym Seria wybierz, czy chcesz serię w wierszach czy kolumnach. W polu Typ wybierz "Liniowy" na razie. Omówimy opcje wzrostu i daty później, a opcja Autouzupełnianie po prostu skopiuje wartość do innych wybranych komórek. Wprowadź "Wartość kroku" lub przyrost dla serii liniowej. Dla naszego przykładu zwiększamy liczby w naszej serii o 1. Kliknij "OK".

Serie liniowe są wypełniane w wybranych komórkach.

Jeśli masz naprawdę długą kolumnę lub wiersz, które chcesz wypełnić szeregiem liniowym, możesz użyć wartości Stop w oknie dialogowym Series. Aby to zrobić, wpisz pierwszą wartość w pierwszej komórce, której chcesz użyć dla serii w wierszu lub kolumnie, a następnie kliknij ponownie "Wypełnij" na karcie Strona główna. Oprócz opcji omówionych powyżej, wprowadź wartość w polu "Wartość zatrzymania", która ma być ostatnią wartością w serii. Następnie kliknij "OK".

W poniższym przykładzie umieszczamy 1 w pierwszej komórce pierwszej kolumny, a liczby od 2 do 20 będą automatycznie wprowadzane do kolejnych 19 komórek.

Wypełnij serię liniową podczas pomijania rzędów

Aby uczynić pełny arkusz roboczy bardziej czytelnym, czasami pomijamy wiersze, wstawiając puste wiersze między wierszami danych. Mimo że istnieją puste wiersze, nadal można użyć uchwytu wypełnienia, aby wypełnić serię liniową pustymi wierszami.

Aby pominąć wiersz podczas wypełniania serii liniowej, wprowadź pierwszy numer w pierwszej komórce, a następnie wybierz tę komórkę i jedną sąsiednią komórkę (na przykład następna komórka w dół w kolumnie).

Następnie przeciągnij uchwyt wypełniania w dół (lub w poprzek), aż wypełnisz żądaną liczbę komórek.

Po zakończeniu przeciągania uchwytu wypełnienia zobaczysz, że seria liniowa wypełnia co drugi wiersz.

Jeśli chcesz pominąć więcej niż jeden wiersz, po prostu wybierz komórkę zawierającą pierwszą wartość, a następnie wybierz liczbę wierszy, które chcesz pominąć zaraz po tej komórce. Następnie przeciągnij uchwyt wypełniania na komórki, które chcesz wypełnić.

Możesz także pominąć kolumny podczas wypełniania między wierszami.

Wypełnij formuły w sąsiednich komórkach

Za pomocą uchwytu wypełnienia można również propagować formuły do ​​sąsiednich komórek. Po prostu wybierz komórkę zawierającą formułę, którą chcesz wypełnić sąsiednie komórki i przeciągnij uchwyt wypełniania w dół komórek w kolumnie lub przez komórki w wierszu, który chcesz wypełnić. Formuła jest kopiowana do innych komórek. Jeśli użyłeś względnych odwołań do komórek, zmienią się one odpowiednio do komórek w ich odpowiednich wierszach (lub kolumnach).

Możesz również wypełniać formuły za pomocą polecenia Wypełnij na wstążce. Po prostu wybierz komórkę zawierającą formułę i komórki, które chcesz wypełnić tą formułą. Następnie kliknij "Wypełnij" w sekcji Edycja na karcie Strona główna i wybierz W dół, W prawo, W górę lub W lewo, w zależności od kierunku, w którym chcesz wypełnić komórki.

UWAGA: skopiowane formuły nie zostaną ponownie obliczone, chyba że włączone jest automatyczne obliczanie skoroszytu.

Możesz również użyć skrótu klawiaturowego Ctrl + D i Ctrl + R, tak jak to omówiono wcześniej, aby skopiować formuły do ​​sąsiednich komórek.

Wypełnij serię liniową przez podwójne kliknięcie na uchwyt napełniania

Możesz szybko wypełnić liniową serię danych w kolumnie, klikając dwukrotnie uchwyt wypełniania. Podczas korzystania z tej metody program Excel wypełnia tylko komórki w kolumnie na podstawie najdłuższej sąsiedniej kolumny danych w arkuszu. Sąsiadującą kolumną w tym kontekście jest dowolna kolumna napotkana przez program Excel po prawej lub lewej stronie wypełnianej kolumny, dopóki nie zostanie osiągnięta pusta kolumna. Jeśli kolumny bezpośrednio po obu stronach wybranej kolumny są puste, nie można użyć metody podwójnego kliknięcia, aby wypełnić komórki w kolumnie. Domyślnie, jeśli niektóre komórki w zakresie komórek, które wypełniasz, mają już dane, wypełniane są tylko puste komórki nad pierwszą komórką zawierającą dane. Na przykład na obrazku poniżej znajduje się wartość w komórce G7, więc po dwukrotnym kliknięciu na uchwyt wypełnienia w komórce G2, formuła jest kopiowana tylko przez komórkę G6.

Wypełnij serię wzrostu (wzór geometryczny)

Do tej pory omawialiśmy wypełnianie serii liniowych, gdzie każdy numer w serii jest obliczany przez dodanie wartości kroku do poprzedniego numeru. W serii wzrostu lub wzorca geometrycznego następna liczba jest obliczana przez mnożenie poprzednia liczba według wartości kroku.

Istnieją dwa sposoby wypełnienia serii wzrostów, wpisując pierwsze dwie liczby i wpisując pierwszą liczbę i wartość kroku.

Metoda pierwsza: wprowadź pierwsze dwie liczby w serii wzrostu

Aby wypełnić serię wzrostu za pomocą pierwszych dwóch liczb, wprowadź dwie liczby do pierwszych dwóch komórek wiersza lub kolumny, które chcesz wypełnić. Kliknij prawym przyciskiem myszy i przeciągnij uchwyt wypełnienia na tyle komórek, ile chcesz wypełnić. Po zakończeniu przeciągania uchwytu wypełnienia na komórki, które chcesz wypełnić, wybierz "Trend wzrostu" z menu podręcznego, które automatycznie wyświetli.

UWAGA: W przypadku tej metody należy wprowadzić dwie liczby. Jeśli tego nie zrobisz, opcja Trend wzrostu będzie wyszarzona.

Excel wie, że wartość kroku wynosi 2 z dwóch liczb wprowadzonych w pierwszych dwóch komórkach. Tak więc każda kolejna liczba jest obliczana przez pomnożenie poprzedniej liczby przez 2.

Co jeśli chcesz zacząć od numeru innego niż 1, używając tej metody? Na przykład, jeśli chcesz uruchomić powyższą serię o wartości 2, wpisz dwie wartości i 4 (ponieważ 2 × 2 = 4) w pierwszych dwóch komórkach. Excel zorientuje się, że wartość kroku wynosi 2 i kontynuuje serię przyrostów od 4 mnożąc każdą kolejną liczbę przez 2, aby uzyskać następną w kolejności.

Metoda druga: wpisz pierwszą liczbę w serii wzrostu i określ wartość kroku

Aby wypełnić serię wzrostu opartą na jednym numerze i wartości kroku, wprowadź pierwszą liczbę (nie musi to być 1) w pierwszej komórce i przeciągnij uchwyt wypełnienia nad komórkami, które chcesz wypełnić. Następnie wybierz "Serie" z menu podręcznego, które zostanie automatycznie wyświetlone.

W oknie dialogowym Series wybierz, czy chcesz wypełnić serię w wierszach lub kolumnach. W obszarze Typ wybierz: "Wzrost". W polu "Wartość kroku" wprowadź wartość, którą chcesz pomnożyć dla każdej liczby, aby uzyskać następną wartość. W naszym przykładzie chcemy pomnożyć każdą liczbę przez 3. Kliknij "OK".

Szeregi wzrostowe są wypełniane w wybranych komórkach, każda kolejna liczba jest trzy razy większa od poprzedniej.

Wypełnij serię za pomocą wbudowanych elementów

Do tej pory omawialiśmy, jak wypełnić serię liczb, zarówno liniową, jak i wzrostową. Możesz również wypełnić serię elementami takimi jak daty, dni tygodnia, dni tygodnia, miesiące lub lata, używając klamki do wypełniania. Excel ma kilka wbudowanych serii, które może automatycznie wypełnić.

Poniższy rysunek przedstawia niektóre z serii wbudowanych w program Excel, rozszerzonych w wierszach. Pozycje wyróżnione pogrubieniem i kolorem czerwonym to wartości początkowe, które wprowadziliśmy, a pozostałe pozycje w każdym wierszu są rozszerzonymi wartościami serii. Te wbudowane serie można wypełnić za pomocą uchwytu do wypełniania, tak jak wcześniej opisano w przypadku serii liniowej i wzrostu. Po prostu wprowadź wartości początkowe i wybierz je. Następnie przeciągnij uchwyt wypełniania na pożądane komórki, które chcesz wypełnić.

Wypełnij serię dat za pomocą polecenia wypełnienia

Podczas wypełniania serii dat można użyć polecenia Wypełnij na wstążce, aby określić przyrost użycia. Wpisz pierwszą datę w swojej serii w komórce i wybierz tę komórkę oraz komórki, które chcesz wypełnić. W sekcji Edycja na karcie Strona główna kliknij "Wypełnij", a następnie wybierz "Seria".

W oknie dialogowym Seria opcja Seria w jest wybierana automatycznie, aby dopasować zestaw wybranych komórek. Typ jest również automatycznie ustawiany na Date. Aby określić przyrost do wykorzystania przy wypełnianiu serii, wybierz jednostkę daty (dzień, dzień tygodnia, miesiąc lub rok). Określ wartość kroku. Chcemy wypełnić serię każdą datą dnia tygodnia, więc wpisujemy 1 jako wartość kroku. Kliknij OK".

Seria jest wypełniona datami, które są tylko dniami tygodnia.

Wypełnij serię, używając elementów niestandardowych

Możesz także wypełnić serię własnymi niestandardowymi przedmiotami. Powiedz, że Twoja firma ma biura w sześciu różnych miastach i często używasz tych nazw miast w arkuszach programu Excel. Możesz dodać tę listę miast jako listę niestandardową, która pozwoli ci użyć uchwytu wypełnienia do wypełnienia serii po wprowadzeniu pierwszego elementu. Aby utworzyć niestandardową listę, kliknij kartę "Plik".

Na ekranie backstage kliknij "Opcje" na liście elementów po lewej stronie.

Kliknij "Zaawansowane" na liście elementów po lewej stronie okna dialogowego Opcje programu Excel.

W prawym panelu przewiń do sekcji Ogólne i kliknij przycisk "Edytuj listy niestandardowe".

Po wyświetleniu okna dialogowego Niestandardowe listy są dwa sposoby wypełnienia serii niestandardowych elementów. Serię można oprzeć na nowej liście elementów tworzonych bezpośrednio w oknie dialogowym Listy niestandardowe lub na istniejącej liście już w arkuszu kalkulacyjnym w bieżącym skoroszycie. Pokażemy Ci obie metody.

Metoda pierwsza: wypełnij niestandardową serię na podstawie nowej listy przedmiotów

W oknie dialogowym Listy niestandardowe upewnij się, że w polu Listy niestandardowe wybrana jest opcja NOWE LISTY. Kliknij pole "Lista wpisów" i wprowadź elementy na liście niestandardowej, jeden element do linii. Pamiętaj, aby wprowadzić elementy w kolejności, w jakiej chcesz je wypełnić komórkami. Następnie kliknij "Dodaj".

Lista niestandardowa jest dodawana do pola Listy niestandardowe, gdzie można ją wybrać, aby można było ją edytować, dodając lub usuwając elementy z pola Lista wpisów i ponownie klikając "Dodaj", lub można usunąć listę, klikając przycisk "Usuń". Kliknij OK".

Kliknij "OK" w oknie dialogowym Opcje programu Excel.

Teraz możesz wpisać pierwszy element na liście niestandardowej, wybrać komórkę zawierającą przedmiot i przeciągnąć uchwyt wypełnienia ponad komórkami, które chcesz wypełnić, listą. Twoja niestandardowa lista jest automatycznie wypełniana w komórkach.

Metoda druga: wypełnij serię niestandardową na podstawie istniejącej listy pozycji

Może przechowujesz swoją listę niestandardową w oddzielnym arkuszu roboczym w skoroszycie. Możesz zaimportować listę z arkusza roboczego do okna dialogowego Niestandardowe listy. Aby utworzyć niestandardową listę na podstawie istniejącej listy w arkuszu roboczym, otwórz okno dialogowe Listy niestandardowe i upewnij się, że w polu Listy niestandardowe wybrana jest opcja NOWE LISTA, tak jak w pierwszej metodzie. Jednak w przypadku tej metody kliknij przycisk zakresu komórek po prawej stronie pola "Importuj listę z komórek".

Wybierz kartę dla arkusza roboczego, który zawiera twoją niestandardową listę u dołu okna Excela. Następnie wybierz komórki zawierające elementy z listy. Nazwa arkusza roboczego i zakres komórek są automatycznie wprowadzane do pola edycji Listy niestandardowe. Kliknij ponownie przycisk zakresu komórek, aby powrócić do pełnego okna dialogowego.

Teraz kliknij "Importuj".

Lista niestandardowa jest dodawana do pola Listy niestandardowe i możesz ją wybrać i edytować listę w polu Lista wpisów, jeśli chcesz. Kliknij OK". Komórki można wypełniać niestandardową listą za pomocą uchwytu wypełnienia, tak jak w przypadku pierwszej metody powyżej.

Uchwyt wypełnienia w programie Excel to bardzo przydatna funkcja w przypadku tworzenia dużych arkuszy roboczych zawierających wiele danych sekwencyjnych. Możesz zaoszczędzić sobie dużo czasu i nudy. Happy Filling!