Jak utworzyć tabelę indeksów jak profesjonalista z Microsoft Word

Indeks daje czytelnikom możliwość łatwego znalezienia ważnych słów w naszym dokumencie, ale ręczne tworzenie indeksu jest bardzo żmudne i czasochłonne. Na szczęście możesz automatycznie utworzyć tabelę indeksu w programie Word.

Zdjęcie: Ifijay

Wspólnym podejściem do tworzenia tabeli indeksów w programie Word jest ręczne zaznaczanie każdego słowa, które chcemy indeksować, ale alternatywą jest użycie dokumentu zgodności w celu automatycznego indeksowania naszego dokumentu głównego, co omówimy w dzisiejszym artykule..

Generowanie indeksu

Zacznijmy od utworzenia tabeli z dwiema kolumnami w naszym pliku konkordancji. Napisz słowa, które chcesz zaznaczyć w indeksowaniu w lewej kolumnie. Napisz tekst, którego chcesz użyć w tabeli indeksu dokumentu głównego w prawej kolumnie.

Zamknij plik zgodności i otwórz kartę odniesienia dokumentu głównego, aby zindeksować nasz dokument główny.

Kliknij przycisk "AutoMark" i wybierz dokument zgodności, gdy program Word poprosi o podanie pliku AutoMark.

Zaraz po kliknięciu przycisku OK zobaczysz, że Word tworzy w naszym dokumencie pola indeksu.

Możemy ukryć te pola, klikając przycisk "Pokaż / ukryj akapit" na karcie głównej.

Przejdź do końca głównego dokumentu i kliknij ponownie przycisk "Wstaw indeks", a następnie kliknij przycisk OK tym razem, aby utworzyć indeks.

To wszystko, co mamy o tym, jak stworzyć tabelę indeksu z plikiem konkordancji. Przyjrzyjmy się bliżej, jak możemy dostosować styl indeksu.

Tworzenie odniesień krzyżowych w indeksie

Program Word pozwala nam tworzyć inny typ indeksu. Tutaj mamy indeks z podpunktem, który jest szczególnie przydatny, gdy chcemy pogrupować zestaw blisko powiązanych pojęć w naszym dokumencie.

Sztuczką w tworzeniu podpozycji jest oddzielenie tekstu w prawej kolumnie tabeli naszego dokumentu zgodności dwukropkiem (:). Program Word traktuje wszystkie wyrazy, które przychodzą po dwukropku jako podpunkt w indeksie.

Innym przydatnym rodzajem indeksu jest indeks odniesienia, który zwykle pojawia się w formie "Zobacz także ..."

Niestety nie możemy utworzyć odniesień w naszej tabeli indeksów przy użyciu pliku konkordancji, więc musimy ręcznie edytować pole indeksu, dodając "\ t" po indeksowanym słowie, po którym następuje słowo krzyżowe.

Utrzymanie indeksu

Jednym z wyzwań związanych z utrzymywaniem indeksu w programie Word jest to, że program Word nie udostępnia nam przycisku ani menu, które można po prostu kliknąć, aby wyczyścić pola indeksu, jeśli zdecydujemy się na ponowne wykonanie naszego pliku konkordancji.

Musimy użyć skryptu Visual Basic, aby wyczyścić pola indeksu w naszym dokumencie. Większość z was musi myśleć "Visual Basic Script, nie jestem programistą! Co to jest ?". Nie martw się, nie jest tak źle, jak się wydaje. Wystarczy skopiować i wkleić ten prosty skrypt napisany przez niesamowitych gości z TechRepublic do edytora Worda Visual Basic i uruchomić go, aby wyczyścić pola indeksu głównego dokumentu.

Sub DeleteIndexEntries ()
Wymaż dokument jako dokument
Dim Fld As Field
Ustaw doc = ActiveDocument
For Each fld In doc.Fields
fld.Select
Jeśli fld.Type = wdFieldIndexEntry Then
fld.Delete
Koniec, jeśli
Kolejny
Set fld = Nic
Ustaw doc = Nic
Napis końcowy


Otwórz edytor Visual Basic, naciskając Alt + F11 i umieść ten skrypt w edytorze. Wykonaj skrypt, klikając przycisk "uruchom", aby wyczyścić pola indeksu dokumentu głównego.

Twój główny dokument nie powinien już zawierać żadnych pól indeksu. Możemy teraz ponownie zindeksować główny dokument i odtworzyć tabelę indeksu za pomocą menu "Wstaw indeks".

Stosowanie różnych formatów tabel indeksu

Tak, indeks jest zdecydowanie przydatny dla twojego czytelnika, ale pewnie niektórzy z was myślą: "Dlaczego tabela indeksu wygląda tak nudno. Czy mogę zmienić sposób, w jaki wygląda, aby był bardziej atrakcyjny? ". Odpowiedź to tak, tabela indeksów nie musi wyglądać zwyczajnie.

Możemy dostosować styl tabeli indeksów, wybierając jeden z dostępnych formatów, aby dostosować wygląd i styl tabeli indeksu.

Oto przykład, w jaki sposób Klasyczny wygląda format indeksu.

Możemy nawet zastosować nasz własny styl do tabeli indeksów, wybierając "Z szablonu" i klikając przycisk "Modyfikuj".

Wybierz jeden z dostępnych stylów indeksu i kliknij przycisk "Modyfikuj", aby stworzyć własny styl.

Możemy dostosować styl czcionki tabeli indeksów.

Daje tabeli indeksu niektóre granice lub numerację;

... aby nadać tabelce indeksu określony wygląd i styl.

To wszystko, co mamy do stworzenia tabeli indeksów z Microsoft Word. Masz jeszcze więcej świetnych wskazówek dotyczących konstrukcji dokumentów? Podziel się swoją wiedzą w komentarzach.