Jak utworzyć i dostosować widok folderów w programie Outlook

Jeśli pracujesz w biurze, prawdopodobnie spędzasz dużo czasu zajmując się pocztą, prawdopodobnie w Microsoft Outlook. Warto poświęcić trochę czasu, aby Outlook wyświetlał potrzebne informacje. W przypadku poczty e-mail najlepszym sposobem na to jest widok folderów. Oto, jak działają.

Co to jest widok folderów?

Każde miejsce, w którym przechowujesz swoją pocztę w Outlooku - czy to w skrzynce odbiorczej, przesyłanych elementach, archiwach, usuniętych elementach, czy w innym miejscu - jest folderem. Każdy z tych folderów wygląda domyślnie tak samo, jak kolumny zawierające metadane dotyczące wiadomości e-mail, takie jak nadawca, temat, data i godzina otrzymania itd. Outlook grupuje wiadomości e-mail według daty (z najnowszą na górze), style nieprzeczytane wiadomości pogrubioną niebieską czcionką i wyświetla wiadomości przeczytane zwykłą czarną czcionką.

To jest domyślny widok folderów.

Ale możesz zmienić ten widok, jeśli chcesz. Możesz utworzyć inny widok dla każdego folderu lub utworzyć widok folderu, który Ci się podoba i zastosować go do każdego folderu. Outlook ma nawet kilka alternatywnych wbudowanych widoków, od których możesz zacząć.

Jak przejść do innego widoku wbudowanego

Na początek przejdźmy do jednego z innych wbudowanych widoków, klikając Widok> Zmień widok.

Widok kompaktowy jest domyślnym widokiem używanym w każdym folderze, ale można go zmienić na jeden z dwóch:

• Pojedynczy: Spowoduje to usunięcie grupy według daty i wyświetli wszystkie twoje wiadomości na prostej liście.
• Zapowiedź: To (nieco sprzeczne z intuicją) usuwa panel Podgląd.

Jak dostosować istniejący widok

Możesz dostosować widok bieżącego folderu, klikając Widok> Wyświetl ustawienia.

Spowoduje to otwarcie okna Ustawienia zaawansowanego widoku, w którym możesz zmienić wszystkie elementy widoku.

Zmienimy wyświetlane kolumny i ustawienia sortowania jako przykład. Kliknij "Kolumny", aby otworzyć okno Pokaż kolumny.

Wybierz "Wzmianka" w kolumnie po prawej stronie, kliknij przycisk "Usuń", a następnie kliknij "OK".

Wróć do okna Ustawienia zaawansowanego widoku i kliknij przycisk "Sortuj", aby otworzyć okno sortowania.

W menu "Sortuj elementy według" wybierz "Od", a następnie kliknij "OK".

Teraz kliknij "OK" w Ustawieniach zaawansowanego widoku. Widok folderów został zmieniony, aby kolumna "Wzmianka" była ukryta, a folder został posortowany przez osobę, która wysłała tę wiadomość.

To tylko dwa szybkie przykłady tego, co możesz zrobić. Możesz dodawać lub usuwać wiele różnych kolumn, grupować i sortować wiadomości na różne sposoby, a nawet zmieniać czcionki i style używane do wyświetlania wiadomości. Graj z różnymi opcjami, aby znaleźć to, co działa najlepiej.

Zastosuj widok do innych folderów

Po dostosowaniu widoku możesz zastosować ten sam widok do dowolnego innego folderu bez konieczności dostosowywania każdego z nich. Kliknij kolejno Widok> Wyświetl ustawienia, a następnie kliknij polecenie "Zastosuj bieżący widok do innych folderów".

Wybierz foldery, do których chcesz zastosować widok, a następnie kliknij "OK".

Możesz wybrać dowolną liczbę folderów (lub podfolderów), jak chcesz.

Zapisz widok niestandardowego folderu

Możesz również zachować swój dostosowany widok jako szablon, aby móc go zastosować w przyszłości do innych folderów. Kliknij kolejno Widok> Wyświetl ustawienia i wybierz polecenie "Zapisz bieżący widok jako nowy widok".

Spowoduje to otwarcie okna Kopiuj widok, w którym możesz nadać swojemu widokowi nazwę i wybrać, kto może zobaczyć widok. Kliknij "OK", gdy wszystko ustawisz.

Jeśli ponownie klikniesz polecenie Widok> Wyświetl ustawienia, program Outlook wyświetli nowy widok jako dostępną opcję. Kliknij "Zarządzaj widokami", aby zobaczyć wszystkie widoki, do których masz dostęp.

Okno Zarządzaj wszystkimi widokami umożliwia dodawanie, edytowanie i usuwanie widoków, a także wyświetlanie ustawień zastosowanych do każdego widoku.

Utwórz widok od zera

Jeśli chcesz utworzyć zupełnie nowy widok, kliknij przycisk "Nowy" w oknie Zarządzaj widokiem. Spowoduje to otwarcie okna Utwórz nowy widok.

Wybierz typ widoku podstawowego, od którego chcesz zacząć, i kliknij przycisk "OK". Otworzy się okno Ustawienia zaawansowanego widoku i możesz dostosować widok w wybrany przez siebie sposób. Kiedy skończysz, kliknij "OK", aż wrócisz do okna Zarządzaj wszystkimi widokami, a następnie kliknij "Zastosuj widok", aby zastosować widok do bieżącego folderu.

Po utworzeniu nowego widoku możesz zastosować go do dowolnego innego folderu, dostosować go dalej lub użyć go jako podstawy dla innego nowego widoku.

Usuń dostosowania z widoku

Po dostosowaniu istniejącego widoku możesz z łatwością powrócić do istniejącego widoku. Jest to dobry sposób na wypróbowanie rzeczy bez obawy o ich cofnięcie, jeśli zmiany nie będą dla ciebie skuteczne. Kliknij opcję Widok> Resetuj widok, aby usunąć niezapisane dostosowania z bieżącego folderu.

Dzięki tym narzędziom do przeglądania możesz sprawić, że foldery działają dokładnie tak, jak chcesz i zacząć poskramiać tę przepełnioną listę wiadomości.