Jak tworzyć i zarządzać grupami kontaktów w programie Outlook 2010

Jeśli zauważysz, że wysyłasz e-maile do tych samych osób przez cały dzień w ciągu dnia, żmudnie wprowadzasz ich adresy osobno. Dzisiaj przyjrzymy się tworzeniu Grup Kontaktowych, aby proces był o wiele łatwiejszy.

Utwórz grupy kontaktów

Otwórz Outlooka i kliknij Nowe pozycje \ Więcej artykułów \ Grupa kontaktów.

Spowoduje to otwarcie okna Grupy kontraktów. Nadaj grupie nazwę, kliknij Dodaj członków, i wybierz osoby, które chcesz dodać z kontaktów programu Outlook, książki adresowej lub Utwórz nowe.

Jeśli wybierzesz z książki adresowej, możesz przewijać i dodawać kontakty, które chcesz. Jeśli masz dużą liczbę kontaktów, możesz je wyszukać lub użyć funkcji Szukanie zaawansowane.

Jeśli chcesz dodać nowy kontakt e-mail do swojej grupy, musisz wprowadzić jego wyświetlaną nazwę i adres e-mail, a następnie kliknąć OK. Jeśli chcesz, aby nowy członek został dodany do listy kontaktów, upewnij się Dodanie do kontaktów sprawdzone.

Po wybraniu kontaktów w grupie kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

Teraz podczas pisania wiadomości powinieneś móc wpisać nazwę utworzonej grupy kontaktów ...

Jeśli chcesz mieć wszystkich w grupie, kliknij ikonę plusa, aby rozwinąć kontakty. Pojawi się okno dialogowe z informacją, że członkowie grupy zostaną pokazani i nie można ponownie go zwinąć. Zaznacz pole, aby ponownie nie widzieć wiadomości, a następnie kliknij przycisk OK.

Następnie członkowie grupy pojawią się w polu Do. Oczywiście możesz również wprowadzić grupę kontaktów w polach CC lub Bcc.

Dodaj lub usuń członków do grupy kontaktów

Po rozwinięciu grupy możesz zauważyć, że niektóre kontakty nie są dołączone lub istnieje stary kontakt, którego nie chcesz już być w grupie. Kliknij przycisk Do ...

Kliknij prawym przyciskiem myszy grupę kontaktów i wybierz Właściwości.

Teraz możesz śmiało dodawać członków ...

Lub zaznacz członka i usuń je ... po zakończeniu kliknij Zapisz i zamknij.

Jeśli chcesz wysyłać wiadomości e-mail do kilku osób, tworzenie grup kontaktów to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu, ponieważ nie wprowadzasz ich pojedynczo. Jeśli pracujesz dla dużej firmy, tworzenie grup kontaktów według działu jest koniecznością!