Jak tworzyć i zarządzać kontaktami w programie Outlook 2013
Outlook nie jest zbyt przydatny, jeśli nie masz kontaktów. Oczywiście, możesz wprowadzać adresy e-mail, ale jest to czasochłonne i podatne na błędy. Lepiej mieć swoje kontakty już w Outlooku, więc możesz szybko wysłać wiadomość za pomocą kilku kliknięć.
W ostatnim artykule omówiliśmy, jak zacząć korzystać z Outlooka, a dziś chcemy rozszerzyć to o pracę z kontaktami. Twoje kontakty będą stanowiły centrum Twoich doświadczeń w programie Outlook, tych, z którymi korespondujesz i w jaki sposób korzystasz z aplikacji.
Jak można się spodziewać, można dużo zarządzać kontaktami w programie Outlook, a posiadanie książki adresowej skonfigurowanej przed rozpoczęciem korzystania z niej ma wiele sensu.
Tworzenie książki adresowej
Aby rozpocząć zarządzanie kontaktami, pierwszą rzeczą, którą chcesz zrobić, jest otwarcie trybu Ludzie, abyś mógł zacząć działać. Istnieje wiele sposobów dodawania kontaktów do książki adresowej. Na początku prawdopodobnie zaimportujesz książkę adresową z innego źródła, takiego jak poczta internetowa lub inny program poczty e-mail.
Pamiętaj, że dla każdego konta e-mail będziesz mieć książkę adresową. W tej konkretnej sytuacji mamy lokalną książkę adresową do naszego lokalnego pliku danych programu Outlook, a my mamy inną powiązaną z naszym kontem e-mail.
W każdym razie omówmy podstawy, aby nie importować książki adresowej, możesz ręcznie dodawać kontakty. Na poniższym zrzucie ekranu widzimy fragment naszej nowej książki adresowej, która jest na razie pusta.
Aby rozpocząć, po prostu kliknij przycisk "Nowy kontakt", a otworzy się nowe okno kontaktu. Pierwszą rzeczą, która może Cię wyskoczyć, jest to, jak bardzo jest zajęta, ale nie obawiaj się, jeśli przejrzysz wiele funkcji na Wstążce, zobaczysz, że jest to dość standardowy formularz kontaktowy..
Przejdźmy więc do pościgu i nawiązaj kontakt z How-To Geek, wypełniając odpowiednie wartości. Możesz także dodać obraz, który jest niepotrzebny, ale nadal jest miłym akcentem dla nijakiej, nudnej książki adresowej.
Po zakończeniu wprowadzania kontaktu lub kontaktów, kliknij "Zapisz i zamknij" lub kliknij "Zapisz i nowe", aby wygenerować kolejny kontakt. Zróbmy to. Mamy wybór pomiędzy stworzeniem zupełnie nowego kontaktu lub nowego kontaktu dla tej samej firmy.
W takim przypadku wybierzemy ten drugi, aby zaoszczędzić czas na pisanie, po czym klikniemy "Zapisz i zamknij", aby wyświetlić nasze nowe wpisy w książce adresowej.
Nieźle, mamy już dwa kontakty, które możemy wysłać e-mailem, ale, człowieku, jest to czasochłonne. Byłoby znacznie łatwiej, gdybyśmy mogli przenieść informacje kontaktowe z innego źródła do Outlooka.
Jeśli korzystasz z usługi poczty internetowej lub innej, najprawdopodobniej są tam twoje kontakty i trzeba je zaimportować do Outlooka. Jeśli chcesz wprowadzić każdy kontakt jeden po drugim, z pewnością możesz to zrobić, ale zalecamy zaimportowanie głównej listy kontaktów, niezależnie od tego, czy pochodzi z Thunderbirda, Gmaila czy innej usługi poczty e-mail..
Importowanie i eksportowanie rekordów kontaktów
Niezależnie od tego, czy korzystasz z Gmaila czy Yahoo Mail !, czy masz konto e-mail z 1997 r., Które starannie przechowywane i utrzymywane, kontakty i wszystkie, nieuchronnie, być może będziesz musiał umieścić kontakty w kontaktach Outlook masowo.
Aby to zrobić, możesz wyeksportować kontakty z innego źródła, a następnie zaimportować je do programu Outlook. Zwykle można to łatwo osiągnąć, po prostu uzyskując dostęp do ustawień lub opcji z konta e-mail lub klienta, a następnie wybierając opcję kontaktów eksportowych.
Zwykle wszystko, co musisz zrobić, to zaimportować je do Outlooka. Jest to dość prosty proces, który będzie podobny w większości aplikacji pocztowych. Zalecamy przeczytanie naszego artykułu wyjaśniającego, jak eksportować i importować kontakty do Outlooka i na odwrót.
vCard? Co to jest vCard?
Być może słyszałeś vCard (plik wirtualnej karty lub .VCF), może nawet otrzymałeś jeden lub użyłeś go. vCard, to standardowy elektroniczny format wizytówki, który można wymieniać z innymi, na przykład za pomocą podpisu lub załącznika do wiadomości e-mail.
Niezależnie od tego istnieje kilka sposobów obsługi vCard w Outlooku. Najbardziej prawdopodobny scenariusz to miejsce, w którym możesz zaimportować kontakt z lub wyeksportować do vCard. How-To Geek ma pełny opis tego procesu, który szybko przyspieszy to.
Czasami możesz mieć wiele kart vCard przechowywanych w jednym pliku vCard. Jeśli jednak spróbujesz przekonwertować ten plik, zostanie zaimportowana tylko pierwsza wizytówka vCard w pliku. Aby pokonać to ograniczenie, najpierw musisz przekonwertować plik .CSV, a następnie zaimportować go do Outlooka. Zalecamy przeczytanie tego artykułu w celu uzyskania pełnego opisu tego procesu.
Na koniec możesz wyeksportować wszystkie swoje kontakty do poszczególnych kart vCard lub jednej głównej wizytówki vCard, zgodnie z opisem w poprzednim akapicie. Po raz kolejny mamy świetny poradnik, jak to zrobić, więc powinieneś być na bieżąco z tym, jak dostać vCard do iz Outlooka z względną łatwością.
Twórz i zarządzaj grupami kontaktów
Porozmawiajmy teraz o grupach, ponieważ możliwość szybkiego przesłania wiadomości do wybranej grupy dusz zapewnia, że nie zapomnisz o nikim i zapisujesz każde imię w polu Do:.
Aby skonfigurować grupę kontaktów, kliknij "Nowa grupa kontaktów" na Wstążce.
Po otwarciu musisz najpierw zdecydować, co chcesz nazwać swoją grupą (tutaj nazywamy naszą "CES 2015"), a następnie kliknąć "Dodaj członków" i wybrać "Z kontaktów programu Outlook". Możesz także utworzyć nowy kontakt na stronie latać, lub wybrać inną książkę adresową, na przykład jeśli chcesz dołączyć ludzi z katalogu Twojej firmy.
Z listy wybieramy członków naszej grupy. Pamiętaj, że możesz wybrać członków, przytrzymując "CTRL" i klikając lewym przyciskiem każdy z członków. Niezależnie od tego, gdy chcesz dodać nowych członków, wybierz nazwę lub imiona i kliknij przycisk "Członkowie ->", który doda ich do grupy.
Kiedy skończysz, kliknij "OK".
Nastąpi powrót do ekranu zarządzania grupą, gdzie możesz przejrzeć członków nowej grupy i wprowadzić inne zmiany. Możesz na przykład przekazać tę grupę jako kontakt Vcard lub Outlook, dodać notatki o grupie, wysłać e-mail do całej grupy lub utworzyć spotkanie tylko z tymi członkami grupy.
W naszym przypadku po prostu klikniemy "Zapisz i zamknij", aby oficjalnie utworzyć grupę i powrócić do głównego okna Outlooka. Teraz widzimy naszą nową grupę na naszej liście kontaktów, oznaczoną ikoną grupy. Po prawej stronie widoczny jest członek grupy i ikony, na których można wykonywać akcje. W tym przykładzie dostępna jest tylko ikona wiadomości e-mail, a także przycisk "Edytuj".
Należy pamiętać, że najszybszym sposobem wysłania e-maila do grupy jest po prostu wpisanie jej nazwy w polu Do :, więc w tym przypadku możemy wpisać "CES 2015", a program Outlook będzie wiedział, aby wysłać wiadomość do wszystkich osób w tej grupie..
Opcje osób
Jeśli klikniesz "Plik -> Opcje", możesz skonfigurować Outlooka na kilka sposobów w kilku różnych kategoriach.
Oto opcje twoich ludzi. W przeciwieństwie do innych kategorii w opcjach Outlook, opcje Ludzie są nieliczne i łatwe do uporządkowania.
Opcje, które znajdziesz tutaj, pozwolą Ci zdecydować, w jaki sposób są rejestrowane nazwy, wyświetlać dodatkowy indeks oraz wyświetlać statusy i zdjęcia online.
Zarządzanie kontaktami programu Outlook jest dość proste, ale jak widać, możesz zrobić dla nich znacznie więcej, aby utrzymać je w należyty sposób. Zapewnia znacznie więcej możliwości dopełnienia Outlooka, jeśli masz więcej informacji w swoich kontaktach niż tylko imię i nazwisko oraz adres e-mail.
Mimo to, jeśli nadal nie możesz użyć Gmaila jako głównego dostawcy poczty e-mail, nadal możesz używać Outlooka do zarządzania kontaktami, zachowując synchronizację z kontem Gmail.
