Jak tworzyć reguły po stronie serwera w programie Outlook

Reguły po stronie serwera działają na serwerze, a nie na kliencie Outlook, więc pozwalają na stosowanie reguł, zanim wiadomości kiedykolwiek trafią do twojego systemu. Oto, jak działają i co możesz z nimi zrobić.

Jakie są zasady po stronie serwera?

Po skonfigurowaniu normalnych reguł w programie Outlook działają one tylko wtedy, gdy aplikacja Outlook jest otwarta w systemie. Są to nazywane zasady po stronie klienta ponieważ działają one w aplikacji klienckiej Outlook. Doskonale nadają się do filtrowania wiadomości e-mail do różnych folderów, ponieważ reguły są uruchamiane po otwarciu programu Outlook lub gdy wiadomości trafiają do skrzynki odbiorczej.

Ale co zrobić, jeśli chcesz reguły, które uruchamiają się po zamknięciu Outlooka, takie jak przekazywanie wiadomości do współpracownika, gdy jesteś na wakacjach? Do tego potrzebujesz zasady po stronie serwera, które działają na serwerze, który obsługuje pocztę bez względu na to, czy Outlook jest otwarty na twoim komputerze. Program Outlook umożliwia również ich tworzenie, dlatego przejdźmy przez ten proces.

Zastrzeżenie: Reguły po stronie serwera działają, jeśli używasz programu Microsoft Exchange do obsługi serwera poczty e-mail (opartego na chmurze produktu O365 lub lokalnego serwera Exchange), ale nie, jeśli używasz programu Outlook do przetwarzania poczty od dostawcy takiego jak Gmail lub Yahoo !. Nadal możesz ustawić odpowiedź i reguły dotyczące nieobecności w firmie Microsoft, ale musisz pozostawić program Outlook włączony. Jeśli tego potrzebujesz, mamy dla ciebie instrukcje.

Jak skonfigurować reguły po stronie serwera

Tworzysz normalne (po stronie klienta) reguły w Menedżerze reguł, przechodząc do Strona główna> Zasady, ale my ich nie używamy. Zamiast tego przejdź do Plik> Opcje i kliknij przycisk "Automatyczne odpowiedzi".

Aby rozpocząć tworzenie reguły po stronie serwera, kliknij przycisk "Reguły".

Pojawi się panel reguł automatycznej odpowiedzi, a jak widzisz, niewiele możesz zrobić, z wyjątkiem kliknięcia przycisku "Dodaj regułę".

Otworzy się okno Edytuj regułę, w którym możesz utworzyć nową regułę po stronie serwera.

Zobaczysz, że opcje tych reguł są znacznie prostsze niż w Menedżerze reguł. Wynika to z tego, że ograniczasz się do działań, które może wykonywać serwer. Jeśli chcesz, aby program Outlook odtwarzał określony dźwięk, gdy nadejdzie wiadomość od twojego szefa, możesz to zrobić tylko z regułą po stronie klienta.

Powiedzmy, że jeden z członków zespołu jest nieobecny i chcą, aby jakakolwiek wiadomość o tym, jak to zrobić, została przeniesiona do określonego folderu i przekazana do konkretnej osoby. Najpierw wybierz opcję "Wyślij bezpośrednio do mnie". Następnie wpisali "How-To-Geek" w temacie. Następnie wybierz opcję "Kopiuj do" i wybierz folder. Na koniec sprawdzą opcję "Prześlij dalej", wybierz adresata z książki adresowej, a następnie kliknij "OK".

Reguła zostanie dodana do listy reguł po stronie serwera, a następnie zostanie uruchomiona niezależnie od tego, czy Outlook jest otwarty.

Możesz dodać tyle reguł, ile chcesz. I oczywiście możesz zrobić z nimi więcej niż prosty przykład, który tutaj pokazaliśmy. Możesz ich użyć do zmiany znaczenia wiadomości z określonych kontaktów lub zawierających określone słowa w temacie. Lub możesz mieć regułę po stronie serwera usuwać pewne typy wiadomości, zanim dotrą one do skrzynki odbiorczej.