Jak elektronicznie podpisywać dokumenty PDF bez ich drukowania i skanowania

Wysłano Ci e-maila z dokumentem, musisz go podpisać i odesłać. Możesz wydrukować dokument, podpisać go, a następnie zeskanować z powrotem i wysłać e-mailem. Ale jest lepszy, szybszy sposób.

Pokażemy Ci, jak szybko dodać swój podpis do dowolnego dokumentu PDF, zapisując go jako standardowy plik PDF, który można odczytać w dowolnym miejscu. Możesz to zrobić na Windowsie, Macu, iPadzie, telefonie iPhone, Androidzie, systemie operacyjnym Chrome, Linuksie - niezależnie od preferowanej platformy.

Podpisy elektroniczne, a nie podpisy cyfrowe

1. Windows: Otwórz plik PDF w programie Adobe Reader i kliknij przycisk "Wypełnij i podpisz" w prawym okienku.
2. Prochowiec: Otwórz plik PDF w podglądzie, kliknij przycisk Przybornik, a następnie kliknij Podpisz
3. iPhone i iPad: Otwórz załącznik PDF w Mail, a następnie kliknij "Markup and Reply", aby podpisać.
4. iPhone i Android: Pobierz Adobe Fill & Sign, otwórz plik PDF i dotknij przycisku Podpis.
5. Chrom: Zainstaluj rozszerzenie HelloSign, prześlij plik PDF i kliknij przycisk Podpis.

Najpierw wyprostujmy jakąś terminologię. Ten artykuł dotyczy elektroniczny podpisy, nie cyfrowy podpisy, które są czymś zupełnie innym. Podpis cyfrowy jest kryptograficznie bezpieczny i sprawdza, czy ktoś z twoim prywatnym kluczem podpisu (innymi słowy, ty) widział dokument i autoryzował go. Jest bardzo bezpieczny, ale także skomplikowany.

Z drugiej strony, podpis elektroniczny jest jedynie obrazem twojego podpisu nałożonego na dokument PDF. Możesz to zrobić za pomocą różnych aplikacji i to właśnie większość ludzi będzie potrzebować, kiedy wyślą Ci dokument do podpisania. Wyślij im plik PDF z podpisem cyfrowym i nie będą wiedzieli, co z tym zrobić. Dla wielu firm po prostu akceptowanie podpisanych dokumentów e-mailem zamiast zmuszania ich do faksowania to ogromny skok technologiczny.

Tak więc, poniższe metody nie są całkowicie bezpieczne - ale nie są drukowane, nie są pisane piórem, a następnie skanowane ponownie. Przynajmniej to jest szybciej!

Windows: użyj Adobe Reader

Chociaż Adobe Reader nie jest najbardziej lekką przeglądarką plików PDF, jest jedną z najbardziej funkcjonalnych aplikacji i ma znakomitą obsługę podpisywania dokumentów PDF. Inne czytniki PDF innych firm mogą oferować tę funkcję, ale zazwyczaj wymagają zakupu płatnej wersji przed użyciem funkcji podpisu.

Aby podpisać dokument za pomocą programu Adobe Reader, najpierw otwórz dokument PDF w aplikacji Adobe Acrobat Reader DC. Kliknij przycisk "Wypełnij i podpisz" w prawym okienku.

Kliknij przycisk "Zaloguj" na pasku narzędzi i wybierz "Dodaj podpis", aby dodać swój podpis do Adobe Acrobat Reader DC.

Jeśli chcesz dodać inne informacje do dokumentu, możesz użyć innych przycisków na pasku narzędzi, aby to zrobić. Na przykład możesz wpisywać tekst lub dodawać znaczniki wyboru, aby wypełniać formularze za pomocą przycisków na pasku narzędzi Wypełnij i podpisz.

Możesz stworzyć podpis na jeden z trzech sposobów. Domyślnie Adobe Reader wybiera "Typ", abyś mógł wpisać swoje nazwisko i przekonwertować je na podpis. To nie będzie wyglądało jak twój prawdziwy podpis, więc prawdopodobnie nie jest idealny.

Zamiast tego prawdopodobnie wybierzesz opcję "Rysuj", a następnie narysuj podpis za pomocą myszy lub ekranu dotykowego. Możesz również wybrać "Obraz", jeśli chcesz podpisać kartkę papieru, skanować ją za pomocą skanera, a następnie dodać swój podpis do Adobe Reader. (Tak, wymaga to skanowania, ale musisz to zrobić tylko raz, po czym możesz użyć tego podpisu na dokumentach, które elektronicznie podpiszecie w przyszłości).

Po utworzeniu podpisu kliknij "Zastosuj", aby zastosować go do dokumentu. Pozostaw zaznaczone pole "Zapisz podpis" i możesz szybko dodać ten podpis w przyszłości.

Ustaw swój podpis tam, gdzie chcesz, za pomocą myszy i kliknij, aby go zastosować. Jeśli zdecydujesz się zapisać swój podpis, znajdziesz go łatwo dostępnego w menu "Zaloguj się" w przyszłości.

Aby zapisać podpisany dokument PDF, kliknij Plik> Zapisz i wybierz lokalizację pliku.

Mac: użyj podglądu

Użytkownicy komputerów Mac mają więcej szczęścia niż użytkownicy systemu Windows. Aplikacja podglądu dołączona do systemu MacOS ma zintegrowane funkcje podpisywania dokumentów. Dzięki doskonałym trackpadom wbudowanym w MacBooki możesz narysować swój podpis na gładziku jednym palcem, aby wprowadzić go do podglądu. Na nowym MacBooku z gładzika "Force Touch" jest to nawet wrażliwe na nacisk, co pozwala na jeszcze dokładniejsze podpisy.

Możesz też po prostu podpisać kartkę papieru i "przeskanować" ją kamerą internetową, jeśli wolisz stworzyć swój podpis w staroświecki sposób (lub jeśli masz komputer iMac bez gładzika).

Aby podpisać dokument, otwórz dokument PDF w podglądzie (powinna to być domyślna aplikacja, która otwiera się po dwukrotnym kliknięciu pliku PDF, chyba że go zmieniłeś). Kliknij przycisk "Pokaż pasek narzędzi znacznika" w kształcie skrzynki na narzędzia, a następnie kliknij przycisk "Zarejestruj" na wyświetlonym pasku narzędzi.

Zostanie wyświetlony monit o utworzenie podpisu poprzez przeciągnięcie palcem po gładziku lub podpisanie kawałka papieru i zeskanowanie go za pomocą kamery internetowej. Uchwyć swój podpis raz, a Podgląd zapamięta go na przyszłość.

Po przechwyceniu podpisu możesz go wybrać w menu wyświetlanym po kliknięciu przycisku "Podpisz". Twój podpis jest stosowany jako obraz, który można przeciągać i zmieniać jego rozmiar, aby pasował do dokumentu.

Inne opcje na pasku narzędzi umożliwiają wpisywanie tekstu i rysowanie kształtów na dokumencie, co pozwala na wypełnianie formularzy, jeśli to konieczne.

Kiedy skończysz, kliknij Plik> Zapisz, aby zapisać plik PDF, stosując podpis do pliku. Możesz także kliknąć Plik> Duplikuj zamiast tworzyć kopię pliku PDF i zapisać zmiany w nowej kopii pliku bez modyfikowania oryginału.

Jeśli nie podoba Ci się podgląd z jakiegokolwiek powodu, możesz również użyć programu Adobe Reader DC na komputerze Mac. Będzie działać tak samo, jak podpisywanie dokumentu w systemie Windows, więc zobacz instrukcje w sekcji Windows, aby uzyskać informacje na ten temat.

iPhone i iPad: użyj Mail lub Adobe Fill & Sign

Na iPhonie lub iPadzie możesz podpisywać dokumenty, korzystając z funkcji znaczników w aplikacji poczty na iOS. Jeśli masz komputer Mac i korzystasz z funkcji podglądu do podpisywania dokumentów, twój podpis będzie faktycznie synchronizowany z komputera Mac na iPhone'a lub iPada, aby nie trzeba było go tworzyć po raz drugi.

Ta funkcja jest wygodna, ale działa tylko wtedy, gdy chcesz podpisywać dokumenty w aplikacji Poczta. Na przykład, możesz otrzymać wiadomość e-mail z dokumentem PDF i może być konieczne podpisanie jej i wysłanie e-maila z powrotem.

Aby to zrobić, musisz otrzymać wiadomość e-mail z dołączonym plikiem PDF, dotknij załącznika PDF i kliknij ikonę "Oznacz i pisz w kształcie skrzynki narzędziowej" w prawym dolnym rogu ekranu podczas przeglądania pliku PDF.

Następnie możesz dodać podpis, dotykając przycisku podpisu w prawym dolnym rogu ekranu. Możesz również wpisać tekst i narysować na dokumencie, jeśli chcesz.

Po dotknięciu "Gotowe" aplikacja Poczta automatycznie utworzy odpowiedź na e-mail z załączonym podpisanym dokumentem. Możesz wpisać wiadomość e-mail, a następnie wysłać podpisany dokument.

 

Jest to wygodne, ale działa tylko w aplikacji Poczta, więc jest bardzo ograniczone. Jeśli chcesz to zrobić z dowolnej innej aplikacji, potrzebujesz aplikacji do podpisywania innej firmy.

Jest tu sporo opcji, ale lubimy Adobe Adobe Fill & Sign app, która pozwala podpisać nieograniczoną liczbę dokumentów za darmo. Umożliwia nawet robienie zdjęć dokumentów papierowych za pomocą aparatu, dzięki czemu można tworzyć cyfrowe kopie papierowych formularzy. Możesz podpisać dokument, pisząc na ekranie dotykowym palcem lub rysikiem, a także umożliwia wpisywanie tekstu do dokumentów PDF w celu ich wypełnienia.

Aby pobrać dokument PDF z innej aplikacji do Adobe Fill & Sign, znajdź plik PDF w innej aplikacji, kliknij przycisk "Udostępnij" i wybierz aplikację Adobe Fill & Sign. Następnie możesz dotknąć przycisku podpisu, aby łatwo podpisać dokument. Gdy skończysz, kliknij przycisk "Udostępnij" w Adobe Wypełnij i podpisz, aby wysłać podpisany dokument do innej aplikacji.

 

Jeśli jesteś firmą, która szuka bardziej w pełni funkcjonalnego narzędzia lub po prostu nie lubisz Adobe Sign & Fill, szczególnie podoba nam się SignNow. Działa bardzo dobrze i umożliwia podpisywanie dokumentów palcem. Możesz zarejestrować do pięciu dokumentów miesięcznie za darmo, ale potem wymaga miesięcznej opłaty za subskrypcję. To dobra alternatywa.

Android: używaj Adobe Fill & Sign

Android nie ma wbudowanej aplikacji, która może to zrobić. Zamiast tego musisz użyć aplikacji innej firmy. Podobnie jak na iPhonie i iPadzie, podoba nam się Adobe Fill & Sign, który pozwala na podpisanie nieograniczonej liczby dokumentów w miesiącu za darmo. Może również wykonywać zdjęcia dokumentów papierowych przy użyciu aparatu, dzięki czemu można je podpisywać elektronicznie.

Po zainstalowaniu aplikacji możesz otwierać dokumenty PDF w aplikacji i naciskać przycisk podpisu, aby je podpisać. Następnie możesz udostępnić podpisany dokument innej aplikacji, klikając przycisk "Udostępnij".

 

Podobnie jak w iOS, zalecamy również SignNow, jeśli chcesz czegoś bardziej funkcjonalnego i chcesz zapłacić (ponieważ oferuje tylko pięć podpisów miesięcznie za darmo).

Chromebook: użyj HelloSign

Na Chromebooku znajdziesz wiele usług podpisywania stron internetowych, które działają dla Ciebie. Lubimy HelloSign, który oferuje dobry interfejs WWW, a także aplikację Chrome integrującą się z Dyskiem Google. Pozwala na zapisanie do trzech dokumentów miesięcznie za darmo.

Podstawowy interfejs sieciowy HelloSign pozwala na łatwe przesyłanie dokumentów PDF i podpisywanie ich przez narysowanie podpisu lub przesłanie obrazu. Możesz następnie przesłać podpisany dokument bezpośrednio do kogoś lub pobrać dokument i zrobić, co chcesz z nim.

Jeśli nie lubisz HelloSign, DocuSign działa również na Chromebooku, oferując aplikację integrującą się z Dyskiem Google do podpisywania i rozszerzenie przeglądarki, które umożliwia podpisywanie dokumentów z Gmaila. Ale DocuSign nie oferuje żadnych bezpłatnych podpisów. SignNow oferuje również aplikację Chrome na Dysk Google i rozszerzenie do Gmaila, ale aplikacja i rozszerzenie nie są tak dobrze sprawdzane.

Linux: To skomplikowane

Jest to nieco trudniejsze w Linuksie, ponieważ oficjalna wersja programu Adobe Reader dla systemu Linux została przerwana. Nawet stare, nieaktualne wersje dostępne dla systemu Linux nie mają tej funkcjonalności, ani popularne zintegrowane przeglądarki PDF, takie jak Evince i Okular.

Możesz wypróbować takie internetowe narzędzie, jak HelloSign, omówione w sekcji Chromebook powyżej, aby ułatwić sobie korzystanie.

Jeśli chcesz korzystać z aplikacji komputerowej, Xournal jest prawdopodobnie najwygodniejszym narzędziem do podpisywania plików PDF w systemie Linux. Może dodawać adnotacje do plików PDF, dodając do nich obrazy. Najpierw musisz utworzyć obraz podpisu, podpisać kartkę papieru, przeskanować ją do systemu Linux i wyczyścić. Możesz również zrobić zdjęcie tego samego z kamerą internetową lub aparatem smartfonu. Możesz go zmodyfikować w GIMP, aby miał przezroczyste tło, lub po prostu upewnij się, że podpisujesz biały kawałek papieru i że tło jest całkowicie białe.

Zainstaluj Xournal z narzędzia instalacji oprogramowania dystrybucji Linuksa, otwórz plik PDF i kliknij menu Narzędzia> Obraz menu. Umożliwi to wstawienie obrazu podpisu, a także zmianę jego położenia i rozmiaru, tak aby pasował do pola podpisu.

Faktyczne skanowanie i tworzenie pliku obrazu jest trochę denerwujące, ale możesz użyć tej metody, aby szybko podpisywać dokumenty w przyszłości po uzyskaniu dobrego wizerunku Twojego podpisu.

Image Credit: Tim Pierce na Flickr