Jak znaleźć i zamienić formatowanie w programie Microsoft Word
Funkcja Znajdź i zamień w programie Microsoft Word służy nie tylko do zastępowania tekstu. Możesz także użyć funkcji Znajdź i zamień, aby zlokalizować określone typy formatowania w całym dokumencie, a nawet zastąpić to formatowanie czymś innym.
Kiedy znalezienie i zamiana formatowania jest przydatne?
Istnieje wiele sposobów użycia funkcji Znajdź i zamień w celu formatowania, ale kiedy należy rozważyć użycie opcji Znajdź i zamień, zamiast stosować ręczne zmiany formatowania lub inne opcje, takie jak Malarz formatów?
Czasami sensowne jest ręczne wprowadzanie zmian formatowania. Na przykład, jeśli chcesz zmienić kolor całego tekstu lub usunąć wszystkie wystąpienia pogrubionego tekstu w dokumencie, możesz to zrobić, wybierając wszystkie (Ctrl + A), a następnie stosując żądaną zmianę. Jeśli chcesz kontrolować to, co się zmienia, a co nie, możesz lepiej przechodzić przez dokument i wprowadzać zmiany ręcznie.
Czasami funkcja Znajdź i zamień pozwala zaoszczędzić czas, stosując zmiany formatowania szybciej i łatwiej niż ręczne formatowanie. Możesz użyć funkcji Znajdź i zamień, aby wyszukać i zmienić formatowanie znaków i akapitów.
Oto kilka przykładów, które mogą być przydatne:
- Użyłeś jednego rodzaju formatowania znaków w całym dokumencie i chcesz go zmienić na inny typ formatowania. Załóżmy na przykład, że dla podkreślenia użyto kursywy, a teraz chcesz usunąć to formatowanie.
- Masz konkretne słowo lub frazę, do której chcesz zastosować (lub zmienić) formatowanie znaków. Załóżmy na przykład, że w całym dokumencie powtarzacie zwrot "Czerwony Kapturek", a teraz zdecydowaliście, że chcielibyście użyć tej samej czcionki i czerwonego tekstu.
- Użyłeś określonego formatowania akapitu (wyrównanie, wcięcie, odstępy itd.) I chcesz to zmienić. Na przykład powiedz, że ustawiasz określone akapity, które mają być wyrównane w lewo i mają określone wcięcie, a teraz chcesz usunąć wcięcie i wyśrodkować te akapity.
Teraz, z pewnym przewidy- waniem, można było ustawić style znaków i akapitów, a następnie rygorystycznie stosować je w całym dokumencie. To sprawi, że zmiana niektórych z tych rzeczy będzie łatwiejsza w zarządzaniu. Ale kiedy foresight stanie się krótkowzroczny, Find and Replace może pomóc ci w wykonaniu zadania.
Gotowy, aby zobaczyć to w akcji?
Używanie funkcji Znajdź i zamień w celu zmiany formatowania znaków
Jeśli chodzi o znajdowanie i zastępowanie formatowania, można utworzyć wyszukiwanie tylko określonych typów formatowania lub można to zrobić w połączeniu z wyszukiwaniem tekstu (można nawet wymyślać i łączyć ze znakami wieloznacznymi, aby jeszcze bardziej zawęzić wyszukiwanie).
Jeśli chcesz pracować tylko z formatowaniem znaków
Jeśli chcesz wyszukać formatowanie bez dołączonego tekstu, jest to łatwe. Weźmy przykład z wcześniejszego miejsca, w którym zdecydowaliśmy, że chcemy usunąć wystąpienia kursywy. Uruchom okno dialogowe Znajdź i zamień, wybierając opcję Strona główna> Zamień lub naciśnij Ctrl + H.
Na karcie Zamień kliknij, aby umieścić punkt wstawiania w polu "Znajdź". Następnie kliknij menu "Format" i wybierz opcję "Czcionka".
W oknie Znajdź czcionkę kliknij opcję "Kursywa" (lub dowolne formatowanie, które chcesz wyszukać), a następnie kliknij "OK".
Po powrocie do okna Znajdź i zamień widać, że wybór formatowania jest teraz wyświetlany w polu "Znajdź to", aby ułatwić śledzenie tego, co szukasz.
Teraz umieść punkt wstawiania w polu "Zamień na", wróć do Formatowania> Czcionka, a tym razem wybierz opcję "Zwykły". Po zakończeniu zobaczysz, że formatowanie pojawi się w polu "Zamień na".
Zwróć uwagę, jak to brzmi "Nie pogrubiony" i "Nie kursywą". Nie możesz użyć tej techniki, aby zmienić formatowanie z jednego na inny - wystarczy dodać lub usunąć formatowanie.
W każdym razie, teraz jesteś gotowy do wyszukiwania. Kliknij przycisk "Znajdź następny", aby znaleźć słowo i zaznaczyć następne wystąpienie tego, czego szukasz. Tutaj znajduje się nasze następne kursywa. Kliknij przycisk "Zamień", aby wprowadzić zmiany. Naciśnij "Znajdź następny", aby znaleźć następne wystąpienie i powtórz. Jeśli czujesz się szczęśliwy, możesz także nacisnąć przycisk "Zamień wszystko", aby program Word mógł kontynuować i zastępować wszystkie znalezione elementy bez konieczności sprawdzania każdego z nich, ale zalecamy zrobienie tego przed zapisaniem lub zrobieniem kopii dokumentu..
Jeśli chcesz pracować z formatowaniem znaków i tekstem
Wystarczająco łatwe, ale co, jeśli chcesz pracować jednocześnie z formatowaniem i tekstem? Weźmy większy przykład.
Powiedzmy, że właśnie skończyłeś pisać i formatować raport, a dla nazwy firmy "Lorem Incorporated" zastosowałeś pogrubienie, kursywa i niebieski kolor czcionki, by podkreślić. Twój dokument wygląda mniej więcej tak:
Twój menadżer sprawdzi Twój raport i poprosi Cię o usunięcie niebieskiego koloru, pogrubienia i kursywy. Ponadto, musisz zmienić "Lorem Incorporated" na "Lorem Inc." Musisz szybko wprowadzić zmiany, a następnie wysłać e-mailem poprawiony raport do swojego menedżera tak szybko, jak to możliwe. Możesz to wszystko zrobić łatwo poprzez Znajdź i zamień.
Uruchom okno dialogowe Znajdź i zamień, wybierając opcję Strona główna> Zamień lub naciśnij Ctrl + H.
Wpisz "Lorem Incorporated" w polu "Find What". Kliknij przycisk "Więcej", aby rozwinąć opcje Znajdź i zamień, jeśli nie są jeszcze wyświetlane.
Następnie kliknij przycisk "Format" w lewym dolnym rogu, a następnie kliknij opcję "Czcionka".
W oknie Znajdź czcionkę kliknij styl czcionki "Pogrubiona kursywa". W menu rozwijanym "Kolor czcionki" wybierz niebieski kolor (który jest aktualnie stosowany do tekstu). Po zakończeniu kliknij przycisk "OK".
Zauważ, że wybrane formaty pojawiają się w polu "Znajdź".
Następnie wpisz "Lorem Inc." w polu "Zamień na". Kliknij ponownie przycisk "Formatuj", a następnie kliknij "Czcionka".
Wybierz styl czcionki "Zwykły" i z menu rozwijanego "Kolor czcionki", wybierz "Automatyczny" (domyślnie czarny). Po zakończeniu kliknij przycisk "OK".
Teraz możesz użyć przycisków "Znajdź następny" i "Zastąp", aby kolejno przejrzeć każde wystąpienie w dokumencie lub kliknąć przycisk "Zamień wszystko", aby zmienić wszystkie wystąpienia naraz. Jeśli używasz opcji "Zamień wszystko", zalecamy najpierw zapisać lub utworzyć kopię dokumentu.
Używanie funkcji Znajdź i zamień do zmiany formatowania akapitów
Możesz także użyć funkcji Znajdź i zamień, aby pracować z formatowaniem na poziomie akapitu, i działa to w podobny sposób, jak praca z formatowaniem na poziomie znaku. Możesz nawet użyć go do znalezienia i zastąpienia formatowania znaków i akapitów w tym samym czasie, jeśli chcesz.
Ale przyjrzyjmy się prostszemu przykładowi, aby zobaczyć, jak to działa. Powiedzmy, że skopiowaliśmy i wkleiliśmy niektóre akapity z innego dokumentu Worda do wykorzystania w naszym dokumencie. W naszym dokumencie używamy standardowego odstępu między wierszami, w którym nie ma dodatkowej przestrzeni przed akapitami i odstępów 8pt po akapitach.
Z jakiegoś powodu dokument, z którego pobieramy akapity, jest skonfigurowany tak, aby używał wcześniej odstępu 18 punktów i po akapitach. Wklejamy tekst z formatowaniem, ponieważ chcemy zachować formatowanie na poziomie znaku, takie jak pogrubiony tekst.
Wyniki nie wyglądają wspaniale, ponieważ akapit, który skopiowaliśmy i wkleiliśmy ma o wiele więcej miejsca przed i po nim, niż robią to inne akapity.
Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu byłoby naciśnięcie Ctrl + A w celu wybrania całego dokumentu, a następnie ustawienie odstępów między wierszami dla wszystkich akapitów w dokumencie na wartości domyślne. Ale co by było, gdybyśmy mieli kilka akapitów, w których skorygowaliśmy odstępy między wierszami i chcieliśmy je zachować?
Zgadłeś - Znajdź i zamień na ratunek. Ponownie uruchom z Home> Zamień lub wciskając Ctrl + H.
Umieść punkt wstawiania w polu "Znajdź", otwórz menu rozwijane "Format" i wybierz opcję "Akapit".
W oknie Znajdź akapit wybierz formatowanie, dla którego chcesz wyszukać. W naszym przypadku szukamy akapitów, w których odstępy przed i po są równe 18 punktów. Po zakończeniu konfiguracji kliknij "OK".
Zobaczysz to formatowanie w polu "Znajdź to".
Teraz umieść punkt wstawiania w polu "Zamień na", otwórz ponownie menu "Format" i kliknij "Akapit".
Tym razem skonfiguruj formatowanie, którego chcesz użyć jako zamiennika. Idziemy z domyślnym brakiem odstępów w programie Word i po 8 punktach po tym samym, co w pozostałej części naszego dokumentu. Kliknij "OK", gdy już go skonfigurujesz.
Teraz jesteś gotowy do wyszukiwania. Kliknij przycisk "Znajdź następny", aby znaleźć słowo i zaznaczyć następne wystąpienie tego, czego szukasz. Tutaj znajduje się nasz dziwnie rozmieszczony akapit. Kliknij przycisk "Zamień", aby wprowadzić zmiany. Naciśnij "Znajdź następny", aby znaleźć następne wystąpienie i powtórz. Możesz także nacisnąć przycisk "Zamień wszystko", aby program Word mógł kontynuować i zastępować wszystkie znalezione elementy bez konieczności sprawdzania każdego z nich, ale zalecamy zrobienie tego przed zapisaniem lub wykonaniem kopii dokumentu..
A po wykonaniu naszego zamiennika mamy teraz odstęp między akapitami, podobnie jak inni.
Dzięki wyszukiwaniom możesz uzyskać o wiele bardziej wyrafinowane wyniki niż proste przykłady, które tutaj dostarczyliśmy. Możesz połączyć wiele różnych typów formatowania znaków i akapitów w jednym wyszukiwaniu. Możesz nawet używać symboli wieloznacznych i innych znaków specjalnych, aby uzyskać większą kreatywność dzięki znalezionemu tekstowi. Ale to powinno wystarczyć, aby zacząć!
