Jak połączyć lub osadzić arkusz programu Excel w prezentacji PowerPoint
Czasami chcesz uwzględnić dane w arkuszu kalkulacyjnym Excel w prezentacji programu Microsoft PowerPoint. Można to zrobić na kilka sposobów, w zależności od tego, czy chcesz zachować połączenie ze źródłowym arkuszem Excel. Spójrzmy.
Jaka jest różnica między łączeniem i osadzaniem?
W rzeczywistości masz trzy możliwości włączenia arkusza kalkulacyjnego do prezentacji PowerPoint. Pierwszym jest po prostu skopiowanie tych danych z arkusza kalkulacyjnego, a następnie wklejenie go do dokumentu docelowego. To działa dobrze, ale wszystko, co naprawdę robi, to konwertowanie danych do prostej tabeli w programie PowerPoint. Możesz korzystać z podstawowych narzędzi do formatowania tabel w programie PowerPoint, ale po konwersji nie można używać żadnych funkcji programu Excel.
Chociaż może się to czasem przydać, pozostałe dwie opcje - łączenie i osadzanie - są o wiele potężniejsze i pokażemy, jak to zrobić w tym artykule. Oba są bardzo podobne, ponieważ kończy się wstawianie rzeczywistego arkusza kalkulacyjnego Excel w swojej prezentacji docelowej. Będzie wyglądać jak arkusz Excela i możesz użyć narzędzi Excela do manipulowania nim. Różnica dotyczy sposobu, w jaki te dwie opcje traktują połączenie z tym oryginalnym arkuszem kalkulacyjnym programu Excel:
- Jeśli ty połączyć Arkusz programu Excel w prezentacji, prezentacja docelowa i oryginalny arkusz Excel utrzymują połączenie. Jeśli zaktualizujesz plik Excel, aktualizacje zostaną automatycznie odzwierciedlone w prezentacji docelowej.
- Jeśli ty osadzać arkusz kalkulacyjny programu Excel w prezentacji, połączenie to jest zepsute. Aktualizacja oryginalnego arkusza programu Excel nie powoduje automatycznej aktualizacji danych w prezentacji docelowej.
Oczywiście oba sposoby mają swoje zalety. Zaletą łączenia dokumentu (poza utrzymywaniem połączenia) jest to, że utrzymuje on mniejszy rozmiar pliku prezentacji programu PowerPoint, ponieważ dane są w większości nadal przechowywane w arkuszu Excela i wyświetlane tylko w programie PowerPoint. Wadą jest to, że oryginalny plik arkusza kalkulacyjnego musi pozostać w tej samej lokalizacji. Jeśli nie, musisz połączyć to ponownie. A ponieważ opiera się na linku do oryginalnego arkusza kalkulacyjnego, nie jest tak przydatny, jeśli musisz rozpowszechniać prezentację osobom, które nie mają dostępu do tej lokalizacji.
Z drugiej strony osadzanie tych danych zwiększa rozmiar prezentacji, ponieważ wszystkie dane Excela są faktycznie osadzone w pliku PowerPoint. Istnieją jednak wyraźne zalety osadzania. Na przykład, jeśli rozpowszechniasz prezentację osobom, które mogą nie mieć dostępu do oryginalnego arkusza programu Excel lub jeśli prezentacja musi pokazywać arkusz programu Excel w określonym momencie (zamiast aktualizowania), osadzanie (i łamanie) połączenie z oryginalnym arkuszem) ma więcej sensu.
Mając to wszystko na uwadze, przyjrzyjmy się, jak połączyć i osadzić arkusz Excela w programie Microsoft PowerPoint.
Jak połączyć lub osadzić arkusz programu Excel w programie Microsoft PowerPoint
Łączenie lub osadzanie arkusza programu Excel w prezentacji programu PowerPoint jest w rzeczywistości dość proste, a proces robienia tego jest prawie identyczny. Rozpocznij od otwarcia zarówno arkusza programu Excel, jak i prezentacji programu PowerPoint, które chcesz edytować w tym samym czasie.
W programie Excel wybierz komórki, które chcesz połączyć lub osadzić. Jeśli chcesz połączyć lub osadzić cały arkusz, kliknij pole w punkcie połączenia wierszy i kolumn w lewym górnym rogu, aby wybrać cały arkusz.
Skopiuj te komórki, naciskając klawisze CTRL + C w systemie Windows lub Command + C w systemie MacOS. Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną zaznaczoną komórkę, a następnie wybrać opcję "Kopiuj" z menu kontekstowego.
Teraz przełącz się na prezentację PowerPoint i kliknij, aby umieścić punkt wstawiania w miejscu, w którym ma się znaleźć materiał połączony lub osadzony. Na karcie Strona główna Wstążki kliknij strzałkę w dół pod przyciskiem "Wklej", a następnie wybierz polecenie "Wklej specjalnie" z menu rozwijanego.
Spowoduje to otwarcie okna Wklej specjalnie. I tutaj znajdziesz jedyną funkcjonalność inną w procesach łączenia lub osadzania pliku.
Jeśli chcesz osadzać w arkuszu kalkulacyjnym, wybierz opcję "Wklej" powyżej po lewej stronie. Jeśli chcesz połączyć w arkuszu kalkulacyjnym, wybierz opcję "Wklej link". Poważnie, to wszystko. Ten proces jest poza tym identyczny.
Niezależnie od wybranej opcji, należy wybrać "Obiekt arkusza Microsoft Excel" w polu po prawej stronie, a następnie kliknąć przycisk "OK".
Zobaczysz arkusz Excela (lub wybrane komórki) w prezentacji PowerPoint.
Jeśli ty połączony dane programu Excel nie można edytować bezpośrednio w programie PowerPoint, ale można kliknąć dwukrotnie w dowolnym miejscu, aby otworzyć oryginalny plik arkusza kalkulacyjnego. Wszelkie aktualizacje wprowadzone w tym oryginalnym arkuszu kalkulacyjnym są następnie odzwierciedlane w prezentacji programu PowerPoint.
Jeśli ty osadzone dane programu Excel można edytować bezpośrednio w programie PowerPoint. Kliknij dwukrotnie w dowolnym miejscu arkusza kalkulacyjnego, aby pozostać w tym samym oknie programu PowerPoint, ale wstążka PowerPoint zostanie zastąpiona wstążką programu Excel i uzyskasz dostęp do wszystkich funkcji programu Excel. To jest fajne.
A jeśli chcesz przerwać edytowanie arkusza kalkulacyjnego i wrócić do formantów programu PowerPoint, po prostu kliknij w dowolnym miejscu poza arkuszem kalkulacyjnym.
